Amministrazione e Finanza

Amministrare l’azienda con gli strumenti giusti.

Non un numero fuori posto!

Il software amministrazione finanza di smeup è dedicato alla gestione delle attività di amministrazione e finanza aziendale. Assicura le gestione completa e flessibile degli eventi amministrativi, gestionali e finanziari.

L’esperienza di smeup sui temi di Amministrazione e Finanza garantisce alle aziende di avere a disposizione un software continuamente aggiornato rispetto alle novità e agli obblighi più recenti e un continuo supporto da parte di consulenti competenti.

I segreti per un’amministrazione efficiente. Molto più di semplici funzionalità.

  • Righe automatiche: Il software amministrazione finanza prevede tutta una serie di righe automatiche che possono partire da dati certi già imputati. Si citano come esempi: ritenute da versare, enasarco, iva in reverse charge, storno iva indetraibile, differenze cambio.

  • Registrazioni automatiche: Il sistema prevede una serie di registrazioni automatiche che possono essere costruite a partire da dati certi. Si citano come esempi: gli insoluti, le registrazioni corrispondenti a presentazioni di distinta in banca, le registrazioni di fatture da ricevere, le registrazioni degli ammortamenti.

  • Aiuti alla compilazione: per tutto ciò che non può essere derivato, vengono proposti degli automatismi che si manifestano durante la compilazione manuale delle registrazioni a partire da fonti interne o esterne. Per fonti interne si intende la possibilità di poter predisporre dei modelli di registrazione completi o semi-completi, richiamabili al momento della compilazione delle registrazioni; per fonti esterne, ci si riferisce a tutti quei dati che possono essere derivati dall’integrazione con la Fatturazione Elettronica passiva, dai tracciati standard forniti dagli istituti bancari, e i dati EDI e i documenti del modulo commerciale.

Automatizzare la registrazione dei dati

Uno degli obiettivi che ci si pone con il software amministrazione finanza è quello di rendere più semplice ed automatica l’imputazione dei dati contabili, per tale motivo possono essere messi in atto. Lo scopo è quello di poter fornire la situazione di tutti gli eventi contabili e non che sia il più aggiornata e completa possibile.

Tesoreria

Il software amministrazione finanza si integra con tutte le informazioni che possono essere inviate o ricevute dagli istituti bancari.
Questa integrazione si pone i seguenti obiettivi:

■ Ottenere una situazione finanziaria aggiornata completa sia degli elementi contabili che del sistema bancario
■ Indirizzare la dinamica finanziaria
■ Gestire il «fornitore» banca
■ Definire le modalità di incassi e pagamenti
■ Monitorare il rischio di liquidità

I flussi in uscita constano di tutti i flussi dispositivi tramite i quali viene ordinato alla banca di eseguire una certa azione (tipicamente un pagamento o un incasso). In associazione a tale disposizione viene automatizzata la relativa movimentazione contabile futura.

I flussi in entrata constano di flussi di varia natura. Si citano in particolare: l’esito effetti che permette di registrare gli esiti negativi o consolidare quelli positivi, la movimentazione dei conti bancari che può consolidare le registrazioni già esistenti integrandole con informazioni aggiuntive o crearne di nuove (sfruttando tutte le informazioni contenute nel flusso) e le riba passive che permettono di costruire le disposizioni di pagamento aventi questa natura.

Sulla base dei flussi in entrata relativi alla movimentazione dei conti bancari è possibile strutturare la riconciliazione bancaria, fondata sull’uso delle informazioni presenti nel sistema bancario e contabile ed atta ed evidenziare la perfetta corrispondenza fra i due sistemi o le ragioni di tale mancata corrispondenza.

È possibile gestire l’anagrafica delle condizioni applicate dalle banche e verificarne poi l’applicazione.

È prevista nel software amministrazione finanza la gestione dei finanziamenti e del loro piano di rimborso.

È prevista la gestione dell’anagrafica delle fideiussioni.

Sono previste varie forme di controllo della situazione situazione finanziaria che tengono conto degli elementi tipici del mondo bancario che non fanno parte del modo contabile (es. fidi, data operazione bancaria, data valuta bancaria, castello, copertura in conto unico).

Nelle interrogazioni pertinenti possono inoltre essere inclusi anche quegli elementi contabili che non sono ancora entrati in contatto con il mondo bancario ma su cui possono essere applicate delle previsioni (tipicamente gli incassi ed i pagamenti che non sono ancora stati presentati in banca).

Sistema multi-contabile

Il sistema di amministrazione e finanza permette la coesistenza di situazioni contabili differenti atte a supplire a differenti scopi.
Le due situazioni più tipiche solo la situazione fiscale e quella gestionale (atta ad indirizzare le scelte aziendali infra-annuali).

È possibile tramite il concetto di pertinenza indirizzare una registrazione verso uno o più sistemi contabili. Questo permette di rendere significativa una registrazione per tutti o anche solo per alcuni sistemi contabili.

È possibile attribuire il concetto di condizione ad una registrazione in modo che questa possa essere considerata definitiva o solo provvisoria in attesa di divenire definitiva.

È possibile interrogare le situazioni con vari schemi già predisposti o personalizzabili dagli utenti, nonché di riclassificare i saldi contabili secondo diversi sistemi di riclassificazione.

Contabilità analitica e divisionale

Il sistema amministrativo prevedere anche la possibilità di dettagliare, all’interno in una contabilità analitica da attribuire a molteplici entità, quali sono quelle che permettono di definire margini, obiettivi e criticità. Alla contabilità analitica si affianca inoltre una contabilità divisionale atta a produrre delle analisi specificamente mirate all’entità divisione.

  • Multi-entità: Entità che si vogliono trattare possono essere estese ad entità che vanno anche al di fuori dei tipici centro di costo, voce di spesa e commessa.
  • Automazione: Sulla contabilità analitica esiste una forte possibilità di parametrizzazione atta ad automatizzare l’imputazione del dato riprendendolo da fonti esterne o secondo logiche di calcolo.
  • Ribaltamenti: esiste la possibilità di applicare la reversione di entità di analitica verso altre entità secondo specifici driver di riproporzione.
  • Analisi: Presenza di varie modalità di interrogazione sia di situazioni globali, con possibilità di riclassificazione, che per singola entità.

Gestione del credito

La gestione del credito fornisce una serie di strumenti atti a tenere sotto controllo l’incasso dei crediti.

Vengono proposte varie forme di analisi, dall’ageing, alla situazione dettagliata della scadenze fino ad un’analisi per indici dell’affidabilità del cliente.

È prevista una struttura di sollecitazione dei clienti con ritardi di pagamento.

È possibile bloccare manualmente le ordinazioni/spedizioni tramite un’informazione presente nell’anagrafica cliente.

È possibile classificare i clienti in base alla loro affidabilità in modo da poterli inquadrare in modo immediato.

Esistono funzionalità atte a verificare i costi di incasso e ritardo, nonché il costo di addebito degli interessi sui ritardi.

Gestione del debito

La gestione del debito fornisce una serie di strumenti atti a tenere sotto controllo il pagamento dei debiti.

Analisi: Sono esattamente le stesse funzionalità di interrogazione previste per il credito e cioè gli utenti hanno a disposizione diverse tipologie di analisi, ad esempio ageing, situazione relativa alle scadenze, ecc.
Controllo non conformità: È gestito il processo di risoluzione dei casi in cui si presentano non conformità fra la fattura e il suo contenuto atteso (es. differimento di prezzi o quantità). Tale processo può puoi tipicamente concludersi in un nulla di fatto o in una nota di accredito o un blocco pagamento
Blocco pagamento: È possibile bloccare per singola fattura e per tutte le fatture del fornitore la disposizione dei pagamenti nei suoi confronti.

Controllo bolle e fatture

Il controllo bolle fatture del software amministrazione finanza permette di gestire tutto quel processo di verifica fra le fatture ricevute e le informazioni attese.

  • Integrazioni ordini e bolle: Le informazioni attese vengono a coincidere tipicamente con i dati che risultano dalle bolle e dagli ordini.

  • Integrazioni Dati Fatturazione Elettronica: L’integrazione dei dati della Fatturazione Elettronica è in continua evoluzione.

  • Integrazioni Dati EDI: In presenza di flussi EDI è possibile gestire l’integrazione con i dati in essi contenuti.

  • Controllo non conformità: È gestito il processo di risoluzione dei casi in cui si presentano non conformità fra la fattura e il suo contenuto atteso (es. differimento di prezzi o quantità). Tale processo può puoi tipicamente concludersi in un nulla di fatto o in una nota di accredito o un blocco pagamento

  • Fatture da ricevere: Le informazioni del controllo bolle fatture sono ciò che permette poi di determinare e calcolare gli importi attribuibili alle fatture da ricevere, sia a fine esercizio che nel corso dell’esercizio.

Disponibilità finanziaria

Il modulo della disponibilità finanziaria del software amministrazione finanza si pone come estensione della funzione di tesoreria. Rispetto ad essa si focalizza sul controllo della situazione finanziaria dell’azienda su uno spettro temporale più ampio rispetto a quello che può essere fornito considerando i soli elementi di contabilità. Tramite il modulo della disponibilità finanziaria è infatti possibile andare ad includere elementi extra-contabili.

Esistono fonti previste dal sistema ERP che possono essere nativamente integrate, fra queste possiamo citare senza dubbio tutto ciò che ha a che fare con il sistema del ciclo attivo e passivo (ordini e bolle)

Esiste la possibilità di includere nei calcoli fonti che possono essere determinate secondo proprie logiche proprietarie

È possibile ottenere differenti scenari finanziari a seconda delle fonti che si decide includere in una particolare interrogazione

Un effetto per così dire “collaterale” della disponibilità finanziaria è dato anche dalla possibilità di poter impostare il controllo del fido sui clienti

Consolidato

Nel software amministrazione finanza sono previste una serie di funzionalità atte alla produzione dei dati contabili per il bilancio consolidato.

Traduzione in valuta: Gestire di contabilità a 3 valute (di conto, estera e di gruppo) con applicazione dei meccanismi tipici per l’adeguamento dei saldi alla valuta di gruppo.
Import saldi: funzionalità per importare i saldi delle aziende di cui è costituito il consolidato, che siano gestite nel sistema o meno, che utilizzino il medesimo piano dei conti o meno.
Rettifiche pluriennali: Possibilità di iscrivere rettifiche con valenza pluriennale.
Funzioni di elisione: Di partecipazioni e quote di terzi.
Riconciliazione ed elisione intercompany: Funzioni di riconciliazione manuali o automatiche attuabili al fine di elidere i saldi intercompany.

Cespiti

Sono previste tutte le funzionalità atte a sostenere gli obblighi di legge (super, iper ammortamento e credito di imposta compresi). Ad esse si affiancano varie funzionalità che permettono di semplificare il collegamento con contabilità e la gestione dei dati.

I movimenti sono multidata: sono previste le date di registrazione, di interconnessione e di documento. Sulla base di queste indicazioni temporali è possibile trattare nel modo opportuno il registro, il calcolo degli ammortamenti e l’iperammortamento.

È possibile gestire contemporaneamente più criteri di calcolo che confluiscono in differenti “linee” di gestione. Per queste linee è possibile non solo prevedere criteri di calcolo differenti ma anche effettuare operazioni differenti.

Vengono intercettati e trasferiti i dati che riguardano i due sistemi (dalla coge verso i cespiti e da cespiti verso la coge), in modalità automatica dove possibile o semiautomatica dove non lo è (es. ad un movimento di acquisto si devono attribuire il cespite o i cespiti di riferimento). È inoltre possibile impostare con una certa flessibilità il setup di causali e conti contabili da impiegare in questo tipo di elaborazioni.

Sono presenti funzionalità che permettono di verificare la quadratura fra i due sistemi e di evidenziare le eventuali differenze.

È possibile calcolare gli importi con un dettaglio che arriva fino al mese e di settare il fatto che i calcoli vengono effettuati tenendo conto degli eventi giornalieri.

È previsto il relativo prospetto e tramite l’utilizzo di date e linee è possibile gestire la sfasatura temporale prevista per l’ambito civilistico e fiscale.

È previsto il prospetto che ne evidenzia il calcolo.

Provvigioni

Nel software amministrazione finanza è gestito tutto il processo di calcolo e liquidazione spettanti agli agenti.

Criteri di liquidazione: sono gestiti criteri di calcolo basati sull’incassato, sul saldato o sul fatturato.
Calcolo dei contributi: è gestito il calcolo di enasarco, firr e isc.
Fatture proforma: è gestita la possibilità di creare le fatture proforma.
Controllo quadratura con coge: sono predisposte funzioni di controllo con la coge.

Adempimenti normativi

Sono gestiti tutti i principali adempimenti normativi e la loro continua evoluzione normativa. Alcuni di questi sono: IVA, dichiarazioni di intento, ritenute d’acconto, intrastat…

Internazionalizzazione

smeup si propone di poter seguire il cliente nelle sue esigenze specifiche atte soprattutto alla gestione amministrativa delle sedi estere e, dove possibile, anche normativa.
A questa disposizione si affiancano alcune funzionalità tecniche del software amministrazione finanza che sono conditio sine qua non per raggiungere questi obiettivi.

È gestito il supporto multilingua dei dati.

È gestita con tutti i suoi processi di gestione e normalizzazione, la valuta di gruppo (in aggiunta alla valuta nazionale ed estera). La gestione comprende anche il numero di decimali previsto dalle varie nazioni.

Sono gestiti i separatori di data e numeri previsti secondo gli standard delle varie nazioni.

I professionisti e i consulenti smeup negli anni hanno maturato varie esperienze all’estero, fra le principali si citano: Francia, Spagna, Germania, Cina, Brasile, Polonia, Romania, Stati Uniti.

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