La conservazione elettronica dei documenti digitali è un processo che attraverso apposite soluzioni informatiche è in grado di garantire il mantenimento a lungo termine della valenza giuridica dei documenti, assicurandoti anche integrità ed autenticità, ma anche l’accesso e la leggibilità ai documenti informatici.

La conservazione digitale ti consente di informatizzare i documenti cartacei, preservandoli, e di garantire la valenza legale di quelli nativamente digitali.

Il processo di conservazione comprende:

• la firma digitale, apposta sui documenti digitali con valenza di una firma autografa
• la marca temporale, che comprende data e orario per ogni attività specifica

L’unione di firma digitale e marca temporale consente di mantenere invariati nel tempo l’autenticità e l’integrità dei documenti conservati.

Conservazione a norma non vuol dire soltanto preservare la validità e l’integrità dei documenti. La soluzione documentale di smeup ti consente di integrare la funzionalità di conservazione in un sistema più ampio di gestione e ottimizzazione di tutto il workflow documentale, in un unico ambiente.
Potrai quindi rendere più efficiente la gestione dei documenti dalla creazione, alla modifica, all’archiviazione, fino alla conservazione a norma.

Un notevole vantaggio l’azienda, non solo dal punto di vista dei costi ma anche da quello dell’efficienza, grazie all’ottimizzazione delle risorse e alla facilitazione dell’accesso alle informazioni da parte degli utenti coinvolti.

Il modello di gestione documentale ti consente di gestire nei minimi dettagli tutte le attività relative a documenti cartacei e digitali ed è integrabile con le fonti di produzione dei documenti da conservare.