Spesa indiretta, costi poco visibili da non sottovalutare

Ogni azienda ha tra gli obiettivi quello di tenere sotto controllo la voce relativa ai costi sostenuti. Tuttavia questo non è sempre possibile, infatti, esiste una categoria di spesa che molto spesso non è visibile ma non per questo va considerata irrilevante: stiamo parlando della spesa indiretta.

Cos’è la spesa indiretta

In questa categoria di costi sono comprese tutte quelle spese che non concorrono a formare il valore di un prodotto o servizio offerto, questo perché non lo riguardano direttamente.
Un esempio molto semplice è quello delle forniture per l’ufficio o le apparecchiature informatiche. Questi acquisti indiretti non riguardano un prodotto o servizio venduto e di conseguenza, per la maggior parte dei casi, non vengono gestiti e controllati con la giusta attenzione.

Perché è importante gestirla

La gestione e il controllo di questa macro-categoria di spese è una questione di flusso di cassa; una mancata considerazione dei costi indiretti renderà vani tutti i tentativi di guadagno attraverso delle ottime trattative di vendita.
La spesa indiretta, infatti, può:

• riguardare numerosi fornitori diversi; non trattandosi tendenzialmente di acquisti all’ingrosso o periodici sono più difficili da individuare;
• avere una spesa media ridotta; perché sono acquisti variegati che non appartengono ad una sola categoria;
• rappresentare un numero elevato di acquisti ma con quantità ridotte; la conseguenza del fatto che non si tratti di acquisti all’ingrosso è esattamente questa: sono acquisti frequenti che riguardano quantità ridotte di prodotto;
• rappresentare spese di tipo “Maverick”; questa tipologia di spesa infrange le regole stabilite dalle procedure aziendali;
• non essere considerata strategica; essendo acquisti occasionali non rientrano nella strategia aziendale di costo.

Quindi per evitare di azzerare il risultato dei nostri sforzi ecco qualche strategia utile per controllare e ridurre la spesa indiretta:

Individuazione dei fornitori chiave
Individuando i fornitori più importanti eviterai di acquistare da più fornitori diversi abbassando il valore delle spese Maverick; inoltre, un numero ridotto di fornitori aumenterà il tuo potere contrattuale.

Automazione della gestione dei processi d’acquisto
Essendo un’area molto vasta è ideale per l’introduzione di uno strumento di e-Procurement, questo strumento permette, tra le altre cose, di avere una maggiore visibilità sulle spese.

Focalizzazione sulle figure aziendali chiave
Si collega al punto precedente, grazie alla raccolta dei dati sulla spesa indiretta sarà possibile stabilire le priorità in base alle categorie di spesa più elevate

Individuazione ed impostazione dei KPI
Grazie ai KPI (indicatori chiave di prestazione), utilizzati anche per gli acquisti diretti, è possibile ricavare diverse informazioni importanti come: soddisfazione del cliente, competitività dei costi.

In conclusione…

Non focalizzarti sulla spesa indiretta solo nei momenti di difficoltà, quando viene naturale andare ad analizzare tutti i costi per cercare un modo per ridurli; bensì stabilisci una percentuale di spesa minima da tenere sotto controllo per avere una maggior efficienza e poterti concentrare sulle scelte aziendali più rilevanti.