Il Software di Gestione Documentale: caratteristiche

Le caratteristiche del software di gestione documentale

Tra le caratteristiche principali di un software gestione documentale, troviamo sicuramente le modalità (sia manuali che automatiche) di facile utilizzo con cui vengono archiviati e catalogati i vari documenti aziendali.

A questo si aggiunge la semplicità e l’uniformità delle regole nella gestione di questi documenti, sia interni che esterni all’azienda, con una notevole diminuzione dei tempi di ricerca e ricostruzione di tutto l’iter aziendale che li ha generati.

Una volta avviato il popolamento del software documentale, la gestione dello stesso avviene con le medesime regole per tutti. Questo permette un netto aumento dell’efficienza aziendale basata su modelli condivisi che determinano un miglioramento continuo delle competenze interne aziendali.

Il software gestione documentale ARXivar non ha nessun limite sui tipi di file che possono essere archiviati al suo interno, dal semplice word, email a progetti e disegno di programmi specifici.

Ogni documento viene archiviato seguendo una specifica classificazione delle informazioni dell’ufficio, tipologia documentale, chiavi di ricerca, stati documenti. Tale classificazione permette poi di creare dei veri e propri file system virtuali tramite cartelle e relazioni, con corretta gestione del versioning e senza duplicazione delle informazioni, a meno che non sia realmente voluto.

Con ARXivar però si va oltre la semplice archiviazione documentale. Il software gestione documentale, tramite processi di workflow, aiuta e guida l’utente nell’iter aziendale in maniera controllata, condividendo le informazioni in sicurezza fuori e dentro l’azienda.

La piattaforma permette di concentrare in un unico punto tutte le informazioni di un’azienda o di un reparto per poterle gestire in sicurezza in modo facile. Integra in un’unica piattaforma tutte le funzioni per la gestione documentale, conservazione a norma e gestione dei processi aziendali tramite workflow, per far lavorare le aziende in vero smartworking.

Inoltre grazie alla nuova interfaccia Responsive, configurabile e compatibile, ARXivar permette di creare interamente l’interfaccia di lavoro di ogni utente/gruppo di utenti, compatibile con tutti i principali Sistemi Operativi, browser e device.

E’ possibile infatti personalizzare totalmente menù, desktop e comandi, definendo per quali dispositivi ed utenti/gruppi uno specifico layout dovrà funzionare, evitando confusioni e comandi inutili.

Per maggiori informazioni, visita la pagina dedicata alle nostre soluzioni documentali.

Gianna Ladu
Analyst Developer and ARXivar Certified Specialist – smeup
My LinkedIn Profile