I vantaggi del Software Gestione Documentale

Ultimamente, e soprattutto negli ultimi mesi, si sono sentiti nominare la gestione documentale e lo scambio di informazioni, in maniera rapida e controllata. Sempre di più si è richiesto di raccogliere, ordinare, catalogare, conservare dati e documenti in grande quantità e sempre più velocemente. Avere un software per gestione documentale che aiuta e guida l’utente in tutto questo, risulta sicuramente essere una scelta vincente, rendendolo un elemento strategico per tutta l’azienda.

I software di gestione documentale sono delle piattaforme che permettono di organizzare con regole uguali per tutti, tutta la documentazione e gli altri contenuti aziendali, portando notevoli benefici sia in termini di tempo sia in termini di costi.

La gestione documentale (effettuata con sistemi informatici) e la digitalizzazione potrebbero portare guadagni stimati tra il 3% e il 5% del PIL, con un impatto complessivo sul Sistema-Italia stimabile tra 42 e 70 miliardi di Euro. Si calcola che in Italia sono circa 600 miliardi i fogli e 45 miliardi i “documenti di business” che potrebbero essere dematerializzati grazie all’utilizzo di software per la gestione documentale.
Fonte: Osservatorio sul documento digitale – Infocamere.

Il software per gestione documentale può aumentare realmente l’efficienza aziendale se riesce ad offrire una gestione totale, se include gestione dei documenti e delle Informazioni destrutturate, Workflow e business process management, fatturazione elettronica e conservazione a norma di legge;.

ARXivar offre tutto questo.

Ma quali sono i vantaggi del software per gestione documentale?

L’introduzione di un software documentale, configurato ad hoc sull’azienda, permette agli utenti di avere documenti e informazioni sempre disponibili, su qualsiasi dispositivo, per ricerca, consultazione, condivisione interna e trasmissione esterna in maniera controllata e in tempi brevissimi; tutto al suo interno è gestito in modo semplice su regole precise e uguali per tutti, permettendo un rapido smistamento tra tutti gli uffici e utenti coinvolti.

I processi di workflow intuitivi e user friendly permettono anche all’utente meno esperto di operare al suo interno, eseguendo le azioni richieste all’interno di un percorso predefinito con regole preimpostate, svolgendo le proprie attività in maniera collaborativa anche tra diversi uffici.

ARXivar mette a disposizioni svariate funzionalità consentendo la gestione di qualsiasi tipologia di documento e informazione, indipendentemente dalla fonte.

Permette infatti di:

• Archiviare qualsiasi tipologia di documento presente nelle aziende (carta, disegni, desktop, e-mail, PEC, etc.)
• Gestire gli stati e le versioni dei documenti
• Gestire Permessi e Autorizzazioni anche a livello di singolo documento
• Digitalizzare, indicizzare e archiviare anche in modalità automatica qualsiasi tipologia di documento
• Fascicolare e gestire le associazioni e le relazioni tra documenti
• Automatizzare la gestione dei flussi di lavorazione dei documenti
• Firmare i documenti tramite firma digitale o firma elettronica avanzata (es. firma grafometrica)
• Conservare i documenti in modalità digitale a norma di legge (conservazione sostitutiva)
• Condividere tutti i documenti aziendali sia all’interno che all’esterno in maniera controllata e sicura
• Gestire le interazioni con i sistemi informativi
• Pubblicare i documenti sul Web
• Gestire in digitale i processi aziendali tenendo traccia di tutte le operazioni effettuate (workflow and business process management)
• Etc.

Attuabile in tutte le aree applicative:

• ciclo attivo (clienti)
• ciclo passivo (fornitori)
• area commerciale
• corrispondenza in entrata e in uscita (con protocollazione se necessario)
• area HR
• documenti qualità’
• ufficio tecnico
• documenti produzione
• conservazione sostitutiva a norma
• etc.

Ma perché scegliere e usare un software per gestione documentale?

I documenti sono il mezzo principale per memorizzare, distribuire e condividere la conoscenza. Essi infatti contengono le informazioni in base alle quali quotidianamente vengono prese decisioni, pianificate strategie e definiti i processi.

Una gestione completamente manuale di queste informazioni comporta:

• Perdita documenti
• Archiviazioni sbagliate
• Duplicazione informazioni
• Tempi ricerca elevati
• La non condivisione delle informazioni man mano che vengono aggiornate

Ecco perché avere un software gestione documentale permette di gestire tali informazioni e documenti per creare un processo documentale aziendale condiviso, in grado di archiviare e rintracciare in tempo reale file, informazioni e documenti in formato digitale eliminando tutti i problemi riscontrati con una gestione tradizionale.

Gianna Ladu
Analyst Developer and ARXivar Certified Specialist – smeup
My LinkedIn Profile