Come scegliere un Software Gestionale HR?

Il capitale umano è la risorsa più importante di ogni azienda, per questo è fondamentale che la gestione, l’organizzazione e il controllo delle tue risorse umane sia impeccabile.
Affinché ciò sia possibile c’è bisogno di un sistema in continuo aggiornamento e un software gestionale HR di ultima generazione fa al caso tuo.
In commercio esistono diversi software, molto più convenienti rispetto al passato e alla portata di tutte le realtà aziendali, ma bisogna comunque porsi delle domande prima di procedere all’acquisto di uno o dell’altro software.

Prima di procedere con una serie di domande guida da porsi prima dell’acquisto, occorre fissare 3 caratteristiche fondamentali che non possono mancare nel tuo software gestionale HR:

1. Sicurezza: trattamento dei dati personali e garanzia di privacy
2. Aggiornamenti: frequenti e semplici per adattare il software alle esigenze future
3. Flessibilità: cresce insieme all’azienda

Cosa controllare prima di scegliere e acquistare?

Che tipo di contratto sto sottoscrivendo?

In passato i contratti più comuni erano multi-annuali ed era costoso rescinderli perché prevedevano il pagamento di una penale; oggi invece il mercato è molto più flessibile rispetto al passato e di conseguenza i contratti hanno una durata breve e solitamente non hanno vincoli.
Questo aspetto va sfruttato a tuo vantaggio non solo perché sarà possibile cambiare in caso di problemi ma anche perché essendo contratti brevi il fornitore cercherà in tutti i modi di non perdere il cliente offrendoti un servizio sempre migliore.

Con quale piattaforma tecnologica avrò a che fare?

L’introduzione del Cloud ha rivoluzionato i software gestionali HR, non è più necessario acquistare hardware e software aggiuntivi e i costi si sono ridotti drasticamente.
Tutto questo grazie al SaaS (Software as a Service) che consente ai fornitori di proporre soluzioni online e al vero e proprio progresso tecnologico dato dai sistemi multi-tenant.
Questi sistemi consentono un risparmio considerevole in quanto il server utilizzato è unico, come i costi di manutenzione, ma viene utilizzato da diversi proprietari che usufruiscono di un’esperienza personalizzata.

Posso accedere da qualunque dispositivo?

Più che una domanda è una caratteristica fondamentale, con l’evoluzione delle modalità di lavoro (smart working) è diventato essenziale potersi connettere agli account lavorativi anche da remoto con il proprio tablet o smartphone.
Potrebbe sembrare scontato come elemento ma molti software HR non sono ancora stati adattati per l’accesso da remoto su qualsiasi dispositivo.

Come e quando si aggiorna il sistema?

Solitamente gli aggiornamenti vengono programmati per il weekend, questo per non perdere tempo prezioso durante la settimana lavorativa.
Ma anche in questo caso non bisogna dar nulla per scontato, potrebbe essere previsto un aggiornamento durante la settimana e in questi casi bisogna valutare se l’interruzione causa troppi problemi alla tua attività; inoltre, tornando al punto del contratto, è buona abitudine controllare e in caso chiedere se gli aggiornamenti sono compresi o meno nel canone, così da evitare brutte sorprese.

Il sistema rispecchia le nostre esigenze presenti e future?

Il software che andrete a scegliere dovrà sicuramente rispecchiare le esigenze attuali della tua azienda, e fin qui è abbastanza semplice.
La parte complicata è trovare un software agile che possa crescere con l’azienda e assecondare anche le tue esigenze future come modificare la gerarchia aziendale, aggiungere nuovi utenti e processi, gestire le sedi, ecc…

Quali saranno i costi futuri?

Ultima domanda estremamente importante riguarda ovviamente i costi che potrebbero sorgere con il passare del tempo, potrebbero esserci costi aggiuntivi una volta raggiunta la soglia massima di utenti registrati o documenti caricati, la questione aggiornamenti già scritta in precedenza, senza dimenticare i costi di supporto iniziali e quelli per la formazione.
Inoltre è conveniente avere la possibilità di non pagare certe funzionalità se non vengono utilizzate, quindi di avere un canone mensile modificabile in base alle tue esigenze.

In conclusione non esiste un software adatto o inadatto a prescindere; qualsiasi sia il tuo business assicurati di avere ben chiare le tue esigenze e richieste particolari per poter scegliere un software gestionale HR adatto alla tua azienda.