Il Software di Gestionale Documentale

Cosa si intende con il termine “informazione” all’interno di un organizzazione?

• L’informazione è trasmessa da documenti
• L’informazione non è un oggetto, ma una relazione che nasce dall’incontro di un dato oggettivo con l’interpretazione di quel dato da parte di un soggetto (utente)
• Il governo dei documenti (Document Management) regola il flusso informativo di un’organizzazione
• La gestione dell’informazione necessita di consapevolezza dei processi oltre che dei prodotti

Flusso documentale

È il percorso che un documento deve seguire nel suo ciclo di vita.

Il governo del flusso consente di controllare tutte le fasi del ciclo, dalla sua creazione/acquisizione fino alla sua archiviazione finale, controllando tutto ciò che sta “nel mezzo”: validazione, approvazioni, visti, firme e includendo la possibilità di visualizzare lo stato degli avanzamenti, i ritardi e gli accessi.

Il flusso documentale digitale

• Riguarda l’intero ciclo di vita dei documenti
• Dal protocollo in arrivo a quello in partenza passando attraverso l’elaborazione dei documenti interni fino all’archiviazione delle pratiche
• La gestione analogica (documento cartaceo) è sostituita da quella digitale (documento elettronico)

Il documento Digitale

• Lo sono tutti i documenti elettronici perché possono essere modificati senza doverli riscrivere da capo
• Ogni modifica dev’essere registrata per sapere sempre quando è stata fatta, da chi e che cosa ha fatto
• Per questo è necessaria una piattaforma documentale che certifica, conserva e “muove” il documento dall’autore al destinatario
• Ogni sistema di protocollo “a norma” si appoggia su una piattaforma documentale

Dall’analogico al digitale

• Procedimenti e procedure fissate e stabili nel sistema documentale analogico devono permanere identiche anche in quello elettronico:
  • Perché è sempre l’elettronica che si deve adattare (per quanto possibile) alle regole esistenti
  • Perché il ricorso al digitale serve solo per migliorare l’efficacia, l’efficienza e la certezza (giuridica) del sistema
• Le regole non cambiano – cambia solo la modalità della loro esecuzione

Piattaforma documentale & workflow

• Il governo dei flussi è possibile solo utilizzando una piattaforma documentale o mediante il deposito di un documento elettronico in una base di dati alla quale si attinge secondo necessità, con diverse autorizzazioni di lettura/scrittura
• Ogni utente interno (back office) è registrato e riconosciuto; ogni utente esterno (front office) può essere registrato e riconosciuto
• Per il workflow è necessario che tutti gli utenti ne condividano e ne rispettino le procedure

La soluzione all’esigenza: il software gestionale documentale ARXivar

ARXivar è il software gestionale documentale che permette di archiviare, organizzare e gestire le informazioni aziendali sfruttando un potente motore di processi (workflow) definibili attraverso un modellatore grafico.

Troppe informazioni! Troppi documenti! Troppe mail! Gestire l’eccesso di informazioni che riceviamo e/o produciamo quotidianamente è diventato un grosso problema per tutti. ARXivar vi aiuta ad organizzarle, gestirle, proteggerle e condividerle.

ARXivar gestisce qualsiasi tipo di documento ed informazione, in totale sicurezza e rendendo immediato il loro reperimento, le informazioni sono organizzate, controllate e condivise.

Alvino Lancini
Responsabile Linea di Business Documentale – smeup
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