Perchè il Software Documentale è importante per la tua azienda?

La rapida digitalizzazione del nostro mondo ha portato a una crescita esponenziale dei dati e dei contenuti aziendali. Ogni giorno la tua azienda crea e gestisce enormi quantità di documenti commerciali, contratti, proposte, piattaforme di vendita, materiale di marketing, post di blog, linee guida per le risorse umane, manuali di formazione, materiale di bordo, ecc.

Questi documenti sono spesso sparsi ovunque sui tuoi dispositivi digitali: potresti avere file Word, file archiviati in app cloud come Dropbox, Google Drive, OneDrive, Box, file archiviati sul desktop, allegati e-mail e così via. Cosa succede quando non riesci a trovare un file nel mezzo di una riunione? O quando il tuo manager ha bisogno immediatamente di quel documento importante, ma non riesci a ricordare dove lo hai archiviato?

L’organizzazione dei file digitali è sempre stata un aspetto spesso trascurato dell’organizzazione.

Il software documentale svolge un ruolo enorme nel rendere tutte le attività relative alla gestione della documentazione più semplici, veloci ed efficienti.

Ci sono molti motivi per cui un’organizzazione deve implementare un software documentale. Alcuni di questi includono:

1. Pulizia del disordine digitale

Abbiamo tutti i nostri documenti sparsi in laptop, PC, dispositivi mobili, cloud storage, allegati e-mail, cartelle desktop, ecc. Diventa estremamente difficile individuare un determinato file al momento del bisogno. Un sistema di gestione dei documenti ti consente di archiviare e cercare i tuoi documenti in una posizione centrale. Un ottimo software documentale ti aiuta anche a creare documenti digitali. Avere una soluzione all-in-one ti aiuta a creare un repository centrale di contenuti esistenti e collaborare a nuovi contenuti con il tuo team.

2. Ridurre la dipendenza dalla carta

Se la tua azienda utilizza ancora documenti cartacei, il passaggio a un sistema di gestione dei documenti può aiutare a ridurre la dipendenza dalla carta e risparmiare costi aggiuntivi per la stampa, la conservazione, la manutenzione, l’archiviazione, ecc. L’utilizzo della carta digitale ti aiuta anche a ridurre un’enorme quantità di rifiuti di carta dall’ambiente, aiutandoti a ridurre migliaia di fogli di carta ogni mese. Questo non solo ti aiuta a fare scelte sostenibili ed eticamente corrette, ma ti fornisce anche una missione sociale di cui entrambi i clienti, i dipendenti, i governi e i tuoi clienti vogliono far parte.

3. Migliorare l’efficienza complessiva dell’ufficio

Quando trascorri la maggior parte del tuo tempo a cercare i tuoi documenti digitali su varie piattaforme e dispositivi, ci vuole tempo per svolgere effettivamente il lavoro che sei stato assunto e contribuire in modo significativo ai profitti della tua azienda. Un buon modo per liberare l’orario di lavoro dei dipendenti è distribuire un software documentale per una facile creazione, archiviazione, modifiche, collaborazione in team e approvazione dei documenti.

4. Rendi l’accesso alle informazioni un gioco da ragazzi

Un grande vantaggio di avere un software documentale è la facilità di accesso alle informazioni. I sistemi di gestione dei documenti forniscono una posizione centrale per tutti i file, documenti, collegamenti Web e altri contenuti multimediali . Ciò rende estremamente facile per i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione, accedere rapidamente alle informazioni da qualsiasi dispositivo.

5. Sicuro e protetto

Il modo migliore per proteggere i tuoi documenti aziendali importanti è archiviarli digitalmente in un sistema di gestione dei documenti. In questo modo, non devi preoccuparti delle funzionalità di sicurezza di centinaia di app in cui risiedono i tuoi dati e non devi ricordare i dettagli di accesso a ciascuna app. Un software documentale viene fornito con funzionalità come controllo dell’accesso ai documenti, tracciamento dei documenti , protezione della password, controllo della versione, collaborazione in tempo reale, notifiche in tempo reale, ecc. La memorizzazione dei file nel cloud aiuta a garantire che i documenti dell’azienda non siano fuori luogo e sono di facile accesso dalla parte giusta.

6. Scalabilità

Man mano che la tua azienda cresce e diventa più efficace, aumenta anche il numero di documenti che produci nel tempo. Più documenti significano più disordine , più cartelle da sfogliare, più servizi di archiviazione cloud da cercare e più allegati e-mail da individuare! Un software documentale è molto importante in quanto è facilmente scalabile. Puoi sempre configurare o acquistare più funzionalità di archiviazione cloud e assicurarti che i flussi di lavoro non vengano disturbati a causa del successo della tua azienda.

7. Ricerca rapida

Se non disponi di un software documentale, cercare il documento giusto in quel momento diventa un sogno inverosimile. Trovare il giusto servizio cloud, la cartella desktop giusta o l’e-mail giusta può richiedere ore del tuo tempo. Un buon sistema di gestione dei documenti ha eccellenti capacità di ricerca e indicizzazione per trovare il file esatto, il titolo del documento e il contenuto all’interno del documento. Non importa quanto sia grande la tua directory dei documenti, il sistema di gestione dei documenti può sfornare il documento desiderato con la velocità della luce.

8. Offre un vantaggio competitivo

La società che utilizza un software documentale ha chiaramente un vantaggio competitivo su coloro che stanno ancora conservando i loro documenti importanti in cartelle desktop, dischi rigidi, spazi di archiviazione nel cloud e vari altri luoghi.

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