Soluzione per la Gestione Documentale

Documenti e Informazioni

Diciamo per prima cosa che è restrittivo parlare di “documenti” ed è più corretto estendere il concetto e parlare di “informazioni”. Infatti, i documenti contengono informazioni aziendali, ma in forma destrutturata quindi difficilmente trattabile da sistemi automatici. Dal momento che le informazioni sono il fulcro attorno al quale girano tutte le attività di un’azienda, oltre a quelle strutturate, registrate nei database dei Sistemi Informativi, occorre prendere in considerazione anche quelle destrutturate che si trovano nei documenti.

Per questo è auspicabile che un’azienda si doti di un software di archiviazione documentale utile a concentrare tutte le informazioni in un unico sistema centralizzato e renderle immediatamente fruibili da tutti e ovunque.

Software di Archiviazione Documentale

Possiamo sinteticamente definire un software di archiviazione documentale come un strumento che facilita la creazione, la condivisione e la conservazione dei documenti, raccogliendone e organizzandone le informazioni contenute perché siano sempre reperibili e fruibili, anche da utenti mobili.

Deve inoltre permettere di integrare le informazioni strutturate che si trovano nei database dei Sistemi Informativi.

A livello funzionale, le caratteristiche che una soluzione di Gestione Documentale deve avere per essere considerata completa ed efficiente sono le seguenti:

• Archiviare documenti elettronici di qualsiasi tipo provenienti dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza
• Eseguire ricerche in modo strutturato e/o destrutturato per ritrovare sempre l’informazione ricercata
• Organizzare e collegare i documenti in modo manuale o automatico tramite fascicoli, pratiche, relazioni
• Garantire la riservatezza e l’integrità delle informazioni archiviate
• Ottemperare agli obblighi di legge riguardo la conservazione dei documenti di interesse fiscale e legale

Il vantaggio è che molte di queste attività vengono automatizzate, rendendo l’intero processo più semplice, più veloce e, di conseguenza, molto più efficiente.

Il Workflow Management nella Gestione Documentale

Sintetizzando, quindi, un documento viene creato, scambiato, reso disponibile e infine conservato.

Tutto questo, per essere gestito nella maniera corretta, deve prevedere procedure che siano in grado di gestire il ciclo di vita dei singoli documenti, cioè i flussi documentali tra diversi uffici governati generalmente da processi aziendali.

Un processo aziendale è un modo razionale di rappresentare e organizzare l’attività dell’azienda e indica l’insieme di attività correlate tese al raggiungimento di un obiettivo specifico definito dal Management.

Gestire i flussi documentali non è sempre semplice.

Servono cultura e un buon software di Workflow Management.

Un workflow è un processo automatizzato che connette differenti attività attraverso un flusso definito da regole e task. Dato che il patrimonio informativo aziendale è generalmente fortemente destrutturato, le aziende faticano a introdurre gli automatismi nei processi. Inoltre, la mancanza di comunicazione tra un ufficio e l’altro e la difficoltà nei passaggi di attività tra le varie funzioni aziendali, rende complicata la gestione dei processi di tipo collaborativo. In questo contesto il Workflow Management può risultare di vitale importanza, perché non solo definisce il flusso di lavoro, ma può automatizzarlo attraverso strumenti e software specifici, per poter guidare e controllare l’avanzamento delle attività. L’automatismo può essere di supporto alle operazioni manuali oppure sostituirle completamente.

I workflow documentali organizzano il lavoro e possono essere impostati secondo procedure specifiche che definiscono, ad esempio, la scadenza e l’archiviazione di un documento, l’assegnazione di un task, l’approvazione di attività.

Il Workflow Management è quindi il cuore pulsante della Gestione Documentale: garantisce ai documenti aziendali il corretto ciclo di vita, dalla creazione alla loro archiviazione.

Per questo una soluzione per la Gestione Documentale deve essere integrata con un buon Workflow Management.

Antonio Furneri
Specialista Gestione Documentale e Workflow Management – smeup
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