Software di analisi dei costi: tutti i vantaggi di adottarne uno

Per qualsiasi azienda, tutti gli sforzi messi in atto per raggiungere un’alta produttività rischiano di essere vanificati in poco tempo se a ogni lavoro (che sia su commissione o meno) non coincide anche un’analisi dei costi dettagliata e costante. Alcune aziende sfruttano ancora carta e penna, con il rischio che gli appunti volanti vadano persi. Altre ancora i fogli Excel, supporto utile laddove i costi da tenere sotto controllo non siano molti. La soluzione migliore in casi leggermente più complessi, dunque, è quella rappresentata dai software che si occupano di tenere traccia di tutti i dati in un’unica piattaforma. Ma come funzionano i software di analisi dei costi ? E come possono andare incontro alla necessità di analisi dei costi? Scopriamolo assieme!

Conoscere tutte le spese di un periodo

Una buona analisi di questi importanti dati parte dall’identificazione precisa di tutte le spese sostenute durante un certo lasso di tempo. Che si tratti di un mese, di un anno o di un biennio, è importante avere sempre sotto controllo queste cifre per raggiungere una panoramica il più chiara possibile dell’andamento economico dell’azienda. Naturalmente non tutti i costi sono uguali: un software analisi dei costi permette dunque di distinguere, in un periodo di tempo, i costi di gestione (che coinvolgono, tra gli altri, la produzione, il marketing, lo sviluppo) dai costi fissi e dai costi sui quali è possibile risparmiare (per esempio quelli di contratti e affitti).

Stabilire degli obiettivi

Forti di questi dati, dunque, un’azienda potrà accedere allo step successivo: quello di stabilire degli obiettivi nel medio e lungo termine. Un software aiuta ad avere una visione di insieme e, quindi, a realizzare progetti mirati per ogni singolo comparto della società. Come? Mettendo a sistema le deadline di raggiungimento degli obiettivi, controllando quali settori sono più o meno redditizi e realizzando attività specifiche per ciascuna produzione. Non solo: l’uso di un software di analisi dei costi permette anche di condividere questi dati con tutte le parti interessate, in modo che la linea possa essere conosciuta sia all’interno della direzione sia, a scendere, tra tutti i responsabili di settore e i singoli collaboratori. In questo modo si potrà agire verso una direzione comune e del tutto armonica.

Confrontare dati consuntivi e budget

Ultimo ma non per questo meno importante punto da considerare quando si opera un’analisi dei costi è la valutazione delle spese sostenute a consuntivo rispetto a quelle del budget iniziale. Un’attività importante per valutare se, nel corso del lavoro, ci siano stati costi o, al contrario, utili. Per farlo è importante avere traccia di tutti i costi che il lavoro svolto (specie se su commissione) ha comportato: consulenze esterne, acquisto di materiali, costi di collaboratori. E chi, meglio di un software, può avere memoria di tutti questi dati? Se compilato correttamente e con metodicità, infatti, un sistema di questo tipo permette di recuperare in qualsiasi momento lo storico di un lavoro per tirarne le somme alla sua conclusione.

Peraltro il supporto fornito da un software di analisi dei costi consente di tenere memoria di ciascuna delle case history che si potranno ripresentare nel futuro. Affrontarle, anche dal punto di vista economico, sarà più facile: non solo si eviterà di incappare negli stessi errori di valutazione del passato ma sarà anche più rapido raggiungere migliori profitti.