Gestione Documentale – Cos’è e a cosa serve

Facciamo chiarezza sul termine software archiviazione e gestione documentale

Occorre spiegare bene il termine “Gestione Documentale”, come descritto dal Codice di Amministrazione Digitale AGID all’art.41 comma 2.bis, il termine è riferito alla “disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e comunque rispettano i criteri dell’interoperabilità e dell’integrazione”.

La “gestione documentale”, quindi, è riassumibile in tre semplici concetti legati a tutti quei documenti cartacei o digitali: creare, condividere, conservare.

È bene anche dire che il sistema di conservazione dei documenti informatici deve assicurare, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.

Sistema per la gestione Documentale

Un sistema per la gestione documentale strutturato e completo, si avvale di diverse risorse per rendere molte attività automatizzate, rendendo l’intero processo più semplice, più veloce e, di conseguenza, molto più efficiente.

Un sistema che svolge questo compito, come detto in precedenza, utilizza diverse risorse, da quelle hardware, come le stampanti multifunzione per l’acquisizione di documenti cartacei, a quelle software per la vera e propria gestione della condivisione e conservazione del dato.

Software archiviazione e gestione documentale

Uno dei software presenti sul mercato è ARXivar, software distribuito da Able Tech e di cui smeup ne è Business Partner. Tale software permette di gestire ogni informazione e documento presente nella propria azienda: documenti cartacei, fax, emails, fatture, sms, dati da ERP, CRM e IoT.

ARXivar consente la gestione del dato in maniera semplificata e centralizzata rendendo la ricerca dei documenti disponibili in ogni momento e da qualsiasi piattaforma IT si stia utilizzando:(web, tablet o smartphone), rendendo l’organizzazione dei flussi operativi più fluidi e ottimizzati.

ARXivar consente una gestione completa del dato, dalla creazione fino alla conservazione, che in alcuni casi può avvenire secondo i termini di legge (conservazione sostitutiva a norma).

Stefano Iotti
Sistemista Consulente Applicativo – smeup
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