Smart working e videoconferenze: promosse o bocciate?

Con l’improvviso lockdown dovuto al Coronavirus e la necessità di attivare lo smart working, ecco che le videoconferenze sono tornate in auge, passando da strumento per vedere amici o parenti lontani a strumento di lavoro. Elemento caratteristico della vita lavorativa a cui eravamo abituati prima del lockdown erano infatti le riunioni. A dire la verità, forse ne facevamo anche troppe: spesso recentemente sono state infatti oggetto di video e post ironici sui social sulla frequenza e sulla scarsa redditività delle infinite riunioni a cui molti di noi erano chiamati a partecipare.  Ma se riunirsi troppo spesso è forse poco produttivo, resta vero il fatto che un momento di incontro, di confronto, è necessario e anzi molto importante in ambito lavorativo. Ecco quindi che le videoconferenze hanno preso il posto delle riunioni. Smart working e videoconferenze, in effetti, è diventato un po’ il tema cocente di questo periodo, anche in questo caso, come per le riunioni, protagonista di molti post ironici. 

Sì, perchè in molti casi abbiamo applicato alle conference call la stessa frequenza con cui organizzavamo le riunioni in ufficio. Abbiamo solo cambiato strumento. 

Ma siamo sicuri che siano così male? Siamo sicuri che una volta in ufficio non ne sentiremo la mancanza?  Facciamo un passo indietro. 

Lo smart working come ancora di salvezza

Ammettiamolo, tanto eravamo scettici prima dell’emergenza sull’efficacia dello smart working, che sembrava una modalità di lavoro un po’ aliena e lontana, tanto ci siamo resi conto che in questo frangente è stata un’ancora di salvezza per moltissime aziende. Senza lo smart working, non sarebbe stato possibile mantenere una continuità operativa per tante realtà imprenditoriali che invece sono riuscite ad attivare il lavoro da remoto in poco tempo, scongiurando così l’eventualità di doversi fermare del tutto. Bisogna inoltre riflettere sull’importanza dell’avanzamento tecnologico nelle aziende: molte imprese, infatti, disponevano già di tutti gli strumenti necessari per attivare il lavoro agile e hanno soltanto dovuto ridefinire le modalità organizzative del lavoro. Quelle che non disponevano della strumentazione necessaria sicuramente hanno avuto qualche difficoltà in più, ma un’altro vantaggio del lavoro da remoto è che i requisiti essenziali sono implementabili in tempi davvero brevi. 

Da soluzione surrogata a strumento smart

Le conference call sono uno strumento che stava lentamente prendendo piede nelle aziende, dove stavano iniziando a comparire le prime sale riunioni attrezzate con tutto il necessario, monitor, videocamera, microfoni e cuffie ad hoc, pannelli fonoassorbenti. Prima di questo momento, in ufficio smart working e videoconferenze erano considerate come un ripiego: “non riesco a venire in ufficio allora oggi lavoro da casa”, o ancora “ non riusciamo a incontrarci di persona allora organizziamo una videochiamata in attesa di trovar un momento per riunirci”. Nessuno li considerava invece per quelli che si sono rivelati essere in questo periodo, ovvero degli strumenti per evitare sprechi di tempo, costi evitabili, stress per il tempo passato nel traffico e ritardi. Anzi, a dirla tutta sono proprio strumenti per rendere il lavoro più efficiente, perché tutti gli inconvenienti appena elencati si andavamo inevitabilmente a ripercuotere sulla nostra capacità di concentrazione sul lavoro da svolgere. Le conference call hanno inoltre il pregio di accorciare le distanze, perché consentono di organizzare riunioni anche con colleghi di altre città, cosa che di persona è spesso difficile da organizzare e molto dispendioso appunto in termini di tempi e costi. 

Le videoconferenze scompariranno quando torneremo in ufficio?

Come potremmo abbandonare uno strumento che si è rivelato così valido? Smart working e videoconferenze non sono infatti soltanto uno strumento innovativo dal punto di vista tecnologico, ma anche e soprattutto culturale e sociale. il lavoro agile ci ha infatti insegnato a riorganizzare le nostre abitudini lavorative secondo un’ottica più efficiente, più produttiva. Abbiamo imparato a distinguere cosa è veramente essenziale e cosa invece è superfluo, o ancora cosa può essere svolto in una modalità diversa e più efficiente.
Quindi lo stesso principio vale per le conference call: è vero, forse in questo periodo, soprattutto all’inizio quando il fatto di lavorare all’interno delle nostre abitazioni ci lasciava un po’ spaesati, ne abbiamo abusato, organizzando numerosissime e lunghissime videoconferenze. Ma adesso abbiamo uno strumento in più, una nuova skill che lo smart working ci ha dato, ovvero la capacità di capire cosa è superfluo e cosa può essere svolto in una modalità più efficiente. Possiamo quindi essere in grado di abolire le conference call che non sono veramente utili e “portare in ufficio” quelle che invece ci rendono il lavoro più smart, consentendoci di confrontarci più spesso con colleghi lontani, risparmiando ore e ore imbottigliati nel traffico per dedicarci invece ad attività più produttive.