Come i sistemi gestionali consentono di ottimizzare i processi aziendali

Qual è la chiave del successo di un’azienda? I fattori sono tanti e variano molto a seconda della tipologia dell’impresa e dalla sua attività. Ma uno dei principi fondamentali per un’impresa è sicuramente quello di un’organizzazione tale da consentire il raggiungimento di tutti gli obiettivi che l’azienda si è prefissata. Certo, a parole è facile a dirsi, ma poi nella realtà questo è un aspetto tutt’altro che scontato. 

Come fare allora per portare a termine tutti gli obiettivi? Il primo step è quello dell’efficienza: un’azienda che opera in maniera efficiente avrà molti meno ostacoli sul proprio percorso. Per essere efficiente, un’azienda dovrebbe organizzare i propri processi in maniera ottimale. I processi infatti, non solo quelli produttivi ma anche quelli strategici, sono la linfa che ogni giorno anima ogni azienda. Se organizzati non correttamente, possono portare confusione, ritardi ed inefficienze; se strutturati in maniera organizzata e ottimale, possono conferire all’impresa un grande vantaggio competitivo, consentendo di ridurre gli sprechi e i costi e massimizzare i risultati. 

“In economia aziendale, il processo aziendale (o business process) è un insieme di attività interrelate, svolte all’interno dell’azienda nell’ambito della gestione operativa delle sue funzioni aziendali, che creano valore trasformando delle risorse (input del processo) in un prodotto finale (output del processo) a valore aggiunto, destinato ad un soggetto interno o esterno all’azienda (cliente).” (fonte: Wikipedia)

I processi interni a un’azienda si possono ricondurre a tre grandi categorie:

• Processi operativi, ad esempio il processo di produzione o la creazione di servizi 
• Processi di supporto, volti a rendere più efficienti i processi operativi, come i processi di manutenzione degli impianti o la gestione dei sistemi informativi 
• Processi strategici, volti alla definizione degli obiettivi e alla strutturazione di azioni e strategie per perseguirli

Come ottimizzare i processi? 

I processi aziendali possono essere ottimizzati in diversi modi. Uno di questi è farlo utilizzando i sistemi gestionali aziendali. I software gestionali sono strumenti che ad oggi sono diventati comuni alla maggior parte delle aziende, in diverse forme. Questo perchè offrono alle imprese moltissimi vantaggi, primo tra tutti proprio quello dell’ottimizzazione dei processi aziendali. Generalmente, i sistemi gestionali consentono di strutturare i processi attraverso diagrammi di flusso, che ne consentono una comprensione più immediata e una migliore riorganizzazione se necessario. Ecco quindi il punto da cui partire:

• Mappatura dei processi: mappare tutti i processi è i primo passo per poterli gestire e per poterne verificare l’efficienza. I sistemi gestionali consentono appunto di mappare tutti i diversi processi interni all’organizzazione attraverso workflow che possono poi essere analizzati, migliorati, aggiornati. E’ importante che i processi siano strutturati in maniera ordinata e tangibile, in modo da ricostruire nel dettaglio tutti i passaggi, le azioni e le procedure che lo costituiscono.
• Condivisione delle informazioni : All’interno del diagramma di flusso, i sistemi gestionali consentono di inserire tutti i dettagli che strutturano l’ordinario svolgersi del workflow, compresi dettagli relativi ad indicatori di costo e di performance, riferimenti a documenti riportanti normative o modulistica o ancora riferimenti degli owner di processo. La condivisione delle informazioni è importante perchè consente a tutti gli utenti che prendono parte al processo stesso di lavorare in maniera più efficiente, avendo una conoscenza condivisa e approfondita di tutti i dati utili allo svolgimento del workflow.
• Misurazione delle performance: dopo aver ricostruito il processo secondo una mappatura dettagliata ed attendibile, sarà possibile anche misurarne le performance in termini di efficienza. I sistemi gestionali registrano al proprio interno tutte le informazioni derivanti dalle attività che fanno parte di un determinato workflow, aggiornandone costantemente i dati. Sarà quindi possibile analizzare il processo in termini di efficienza, ad esempio confrontando tempi di esecuzione o altri valori con gli indicatori di performance. La maggior parte dei sistemi gestionali consente di effettuare analisi delle performance attraverso report e grafici ad hoc per una migliore lettura delle informazioni.
• Riprogettazione: alla luce delle performance misurate, sarà possibile andare a migliorare quei processi che non si sono rivelati ottimali a causa di inefficienze di varia natura. Molti sistemi ERP consentono, prima di apportare modifiche ai flussi di processo, di andare a confrontare tra loro diversi possibili scenari, in modo da simulare le performance di un possibile nuovo workflow prima di ufficializzarne l’operatività.