I sistemi gestionali ERP non sono tutti uguali: ecco le differenze

Oggi spesso parlando di software gestionali, si tende ad utilizzare il termine “sistemi gestionali ERP”.  È importante, tuttavia, fare una precisazione: software gestionali e sistemi ERP non sono la stessa cosa, anzi presentano molte differenze, pur essendo sempre dei gestionali.

Le differenze principali sono in termini di struttura dei due sistemi e di capacità di gestione dei processi. I software gestionali, che quando erano nati erano in grado di gestire un solo dipartimento aziendale, oggi sono in grado di gestire più di un’area aziendale, ma non sono in grado di farlo in maniera integrata. Anche il tipo di supporto ai processi conosce dei limiti: ogni processo può essere infatti gestito dal punto di vista operativo oppure strategico, senza però lasciare possibilità di variazione di queste modalità e soprattutto senza offrire una gestione globale dei processi aziendali.

I sistemi ERP sono invece in grado di garantire alle aziende una gestione integrata dei processi e una visione d’insieme di tutte le attività dell’organizzazione. I sistemi gestionali ERP, inoltre, sono oggi delle vere e proprie piattaforme componibili e customizzabili a seconda delle esigenze e della natura dei processi delle aziende.

Entrando nello specifico, i sistemi ERP si distinguono dai gestionali tradizionali per quattro aspetti fondamentali. Vediamo quali.

1. Gestione dei dati
   I software gestionali tradizionali, gestendo i differenti processi in maniera non integrata, si portano dietro il rischio della duplicazione dei dati: spesso infatti lo stesso dato può fare riferimento a più di un processo. Se il software gestisce i processi in modo separato, accadrà quindi che lo stesso dato verrà registrato in due punti diversi del sistema. Questo aumenta esponenzialmente la possibilità di discrepanze ed errori. I sistemi ERP, invece, gestiscono tutti i processi in maniera integrata e archiviano i dati inseriti in un unico database, garantendo così l’univocità del dato, che è sinonimo di efficienza ed affidabilità. Inoltre, il database è aggiornato in tempo reale, il che vuol dire che tutte le informazioni saranno sempre aggiornate ed affidabili. Questo permette una gestione dei processi ad un alto livello di precisione e consente di avere sempre sotto controllo la situazione reale dei flussi di lavoro.

2. Struttura a moduli
   I sistemi ERP, a differenza dei software gestionali tradizionali, sono composti da più applicativi e sono componibili attraverso dei moduli che consentono di gestire processi o flussi di lavoro specifici. Questo dona ai sistemi gestionali ERP il grande vantaggio di essere molto flessibili e altamente personalizzabili secondo le esigenze puntuali dell’azienda. Inoltre, garantiscono anche la crescita nel tempo, perché possono seguire l’evoluzione dell’azienda grazie alla possibilità di implementare dei moduli aggiuntivi anche a posteriori, per soddisfare nuove esigenze di business.

3. Gestione dei flussi di lavoro
   I software gestionali immagazzinano i dati al proprio interno per poi renderli consultabili in un secondo momento. I sistemi gestionali ERP sono invece in grado di elaborare ed aggiornare le informazioni in tempo reale, andando a modificare i dati all’interno dei flussi di lavoro dove necessario e agendo quindi direttamente sui workflow. Questo garantisce il tracciamento di tutte le attività degli utenti e consente una gestione altamente dettagliata dei flussi di lavoro. Ma non solo: i sistemi ERP permettono anche di rendere automatiche alcune attività ripetitive, rendendo i processi più snelli.

4. Data mining
   Grazie al database integrato e alla possibilità di elaborare i dati in tempo reale, i sistemi ERP consentono di sfruttare i dati per trarne informazioni utili al miglioramento del business. Questi permettono infatti di interrogare il database attraverso diverse modalità di consultazione, che si adattano a diversi scopi e a diversi ambiti aziendali, come ad esempio la ricerca libera o la consultazione per gerarchia e via discorrendo. Inoltre, è possibile interpretare le informazioni attraverso report e statistiche impostati secondo le necessità specifiche dell’azienda. In questo modo, l’azienda sarà in grado di prendere decisioni per il miglioramento dei propri processi grazie alle informazioni relative alle performance.