Quali sono i principali moduli di un sistema gestionale?

Di sistemi gestionali oggi ne esistono molte varianti, per rispondere alle necessità di diverse tipologie di aziende. Ognuno di questi però, dovrebbe essere in grado di fornire all’azienda il controllo di alcuni processi indispensabili da gestire in maniera strutturata, a prescindere dalla natura dell’azienda e dal tipo di sistema gestionale in questione. Un buon software gestionale deve garantire facilità di utilizzo, completezza di funzioni relativamente alle necessità aziendali e affidabilità, in modo da consentire una gestione agile dei processi, un andamento fluido dei flussi di lavoro e la massima riduzione degli errori. 

Vediamo quindi le principali aree che un sistema gestionale consente di gestire ed ottimizzare attraverso appositi moduli. 

Amministrazione, finanza e controllo

L’area di amministrazione e contabilità include diverse attività, che possono essere snellite e rese più veloci e soprattutto più efficienti grazie alla riduzione degli errori e all’automatizzazione di alcune azioni ripetitive. Un modulo di AFC completo comprende diversi strumenti di gestione delle attività contabili e di bilancio, come note integrative, analisi di bilancio, gestione dei cespiti e così via, ma anche strumenti di budgeting e controllo di gestione. Questo ambito comprende attività come il controllo di raggiungimento del budget ed eventuali scostamenti, con analisi periodiche e dati aggiornati in tempo reale per consentire  di effettuare eventuali azioni correttive nel caso fosse necessario. Altre attività che un modulo di amministrazione, finanza e controllo del sistema gestionale permette di eseguire sono le analisi per centro di costo, controllo delle movimentazioni, delle spese e dei ricavi, attività di contabilità fiscale come i budget contabili e le riclassificazioni di bilancio. 

Vendite e Acquisti

Un modulo dedicato alla gestione delle vendite e degli acquisti consente di tracciare tutte le azioni dei processi, dai preventivi, alle offerte, agli ordini fino alle fatture. Generalmente, un modulo di questo tipo consente anche la gestione di documenti multimediali come fogli Excel e documenti in formato pdf e rende possibile anche l’inserimento di dati e informazioni da fonti esterne, come ad esempio da fogli di calcolo. Ma non solo: un buon sistema gestionale è in grado di offrire all’azienda la possibilità di essere consultabile da mobile, per permettere agli agenti commerciali di consultare listini, inserire ordini e altri dati utili anche quando si trovano fuori sede, presso un cliente. Un modulo di questo tipo permette anche di gestire in maniera strutturata anche tutti i fornitori, tenendo traccia di tutte le richieste di acquisto, dei preventivi ricevuti, fino al ricevimento della merce ordinata e al controllo delle relative fatture. 

Magazzino e Logistica

La gestione del magazzino e della logistica rappresenta un aspetto molto importante per un’azienda, poiché si tratta di aree che comprendono diversi processi anche complessi. Il grande vantaggio che un sistema gestionale può offrire parte sicuramente dall’unicità del dato: se i dati sono univoci, quindi affidabili, gli errori si riducono drasticamente e i processi subiranno minori intoppi, spesso dovuti per l’appunto a incongruenze dei dati che si ripercuotono immediatamente sul corretto funzionamento dei flussi di lavoro. Nel concreto, un modulo di gestione magazzino e logistica di un buon sistema gestionale consentirà di tenere traccia delle movimentazioni dei materiali, calcolare i livelli di riordino secondo gli indici di rotazione, gestire le giacenze di magazzino, regolamentare il processo di confezionamento, stampa delle etichette e spedizione dei colli. I sistemi gestionali più avanzati consentono anche di automatizzare gran parte delle azioni di questi processi e di utilizzare strumenti di supporto come i lettori di codici a barre.  Tenendo traccia di tutti i dati relativi ad ogni fase del processo, questo non potrà concludersi se il sistema troverà delle incongruenze, che potranno quindi essere gestite e risolte prima del verificarsi di eventuali inefficienze.