Come funziona esattamente un sistema ERP? Vediamolo insieme

I sistemi ERP, ovvero Enterprise Resource Planning, sono i moderni software di pianificazione delle risorse aziendali, versione moderna dei vecchi programmi gestionali. Questi sistemi, che oggi sono delle vere e proprie piattaforme gestionali, non consentono soltanto la pianificazione delle risorse, ma sono in grado di consentire una gestione a 360 gradi di un’impresa. Ma come funziona esattamente un sistema ERP? Vediamolo insieme.

Come funziona un sistema ERP

I sistemi ERP funzionano con una logica basata sulla raccolta dei dati all’interno di un unico database centralizzato. I dati che vi confluiscono, in particolare, provengono dai diversi workflow appartenenti a tutti i dipartimenti dell’azienda. Il database viene quindi popolato ed aggiornato costantemente, in tempo reale.

I dati sono inseriti all’interno del sistema da molteplici utenti che collaborano alla compilazione dello stesso.

I gestionali ERP sono basati su un’architettura client-server in cui è presente una rete attraverso la quale tutti i client possono far confluire i dati all’interno di un unico server.

Questi programmi hanno inoltre una struttura modulare che li rende delle vere e proprie piattaforme, componibili appunto attraverso moduli che rappresentano funzioni specifiche.

Uno dei tratti distintivi di un sistema ERP rispetto a un normale software gestionale è quello dell’integrazione tra i processi. I programmi gestionali tradizionali infatti offrono funzionalità ridotte, mentre con un sistema ERP tutti i dipartimenti aziendali vengono gestiti in maniera sinergica e interconnessa.

Le funzioni

Quali funzionalità supporta un sistema ERP? Tutte quelle utili! Spieghiamoci meglio… Grazie alla struttura a moduli, i gestionali ERP possono essere composti con tutte le funzionalità specifiche di cui l’azienda necessita, escludendo quelle che non sono necessarie e andrebbero solo ad appesantire il sistema.

I flussi di lavoro sono generalmente organizzati sulla base di 4 cicli principali:

Ciclo attivo: concerne attività legate all’ambito commerciale dell’azienda come la definizione dei listini, la gestione degli ordini, il monitoraggio e la pianificazione delle vendite
Ciclo passivo: è relativo a tutte le attività di gestione degli approvvigionamenti, come ad esempio il controllo del magazzino, la gestione degli acquisti, la pianificazione dei materiali necessari, la gestione dei rapporti con i fornitori
Ciclo amministrativo: comprende tutte le attività di contabilità e controllo amministrativo dell’azienda e include attività come azioni d i contabilità generale e analitica, tesoreria, gestione di clienti e fornitori, analisi di bilancio, gestione del credito
Ciclo di gestione delle risorse: concerne le attività legate alle risorse interne all’azienda e in particolare delle risorse umane, con pianificazione dei fabbisogni, di gestione di presenze e assenze, d gestione di progetti interni e procedure

Le principali aree di competenza

Oggi, come abbiamo detto, i sistemi gestionali ERP sono componibili attraverso differenti moduli relativi alle diverse funzionalità, rendendo questi sistemi gestionali altamente personalizzati. Inoltre, i moduli che vengono realizzati sono sempre più specifici, per consentire un livello di adattabilità dei sistemi sempre più alto. Ce ne sono alcuni, tuttavia, che sono comuni alla maggior parte delle imprese perché sono quelli essenziali per una buona gestione dell’organizzazione: