Le fasi della scelta di un nuovo applicativo gestionale

ll mondo dei software gestionali negli ultimi anni ha realizzato una rapida evoluzione oggi quelli che un tempo erano programmi per la gestione di singoli dipartimenti aziendali si sono trasformati in piattaforme gestionali complete ed integrate. Oggi un applicativo gestionale di ultima generazione consente la gestione di tutti i processi di un’azienda, dalla pianificazione alla gestione della produzione e del magazzino, dalla logistica alla contabilità. 

Alcune aziende non dispongono ancora di un sistema software gestionale, altre sono dotate di un sistema che oggi potrebbe risultare obsoleto, come appunto i vecchi programmi dipartimentali, per cui potrebbero valutare l’adozione di un nuovo sistema gestionale. 

Vediamo quali sono le fasi che compongono il processo di scelta di un nuovo applicativo gestionale. 

–        Definire gli obiettivi: è importante descrivere il profilo aziendale, specificando obiettivi e processi ad alto livello. Questa fase è fondamentale perché consente di capire la complessità della copertura applicativa che l’azienda necessita.

–        Analizzare l’offerta degli applicativi gestionali: il mercato dei software gestionali, come abbiamo detto, è in continua e rapida trasformazione trasformazione e presenta diversi modelli di offerta.
In questo contesto può essere utile considerare l’opzione di farsi affiancare da una figura di consulenza per farsi guidare meglio nella fase di scelta degli applicativi da considerare all’interno del vasto bacino di offerta del mercato. In questa fase andranno considerati anche i system integrator, ovvero gli attori anche andranno a svolgere l’implementazione del software. Questo perché l’adozione di un pacchetto erp non è solo installazione di un software, ma una vera trasformazione dell’impresa. Sarà poi necessaria anche una fase di parametrizzazione del sistema, personalizzazione e adattamento del software alle necessità dell’impresa. È importante quindi che il system integrator sia un’azienda che ha un’esperienza specifica e abbia già esperienze pregresse nello stesso settore industriale e aziende delle stesse dimensioni.

–        Definire un bacino di software e system integrator che possano rispondere alle esigenze aziendali ed analizzarli nello specifico per giungere alla scelta attraverso incontri e sessioni di demo.

–        Stesura dei criteri di scelta: è bene andare a definire preventivamente quali saranno gli aspetti discriminanti della scelta prima di procedere all’analisi delle offerte

–        Analisi e accettazione dell’offerta: verranno analizzate le offerte presentate dai system integrator per l’implementazione del nuovo sistema gestionale, che verrà scelto attraverso i criteri di scelta precedentemente definiti, accettandone quindi l’offerta.

–      Strutturare il progetto di implementazione del nuovo software: una volta scelto il nuovo applicativo gestionale e il system integrator,è importante definire come organizzare il progetto di implementazione, soprattutto perchè l’implementazione di un nuovo applicativo gestionale non è soltanto l’installazione di un software, ma implica anche una trasformazione dei processi aziendali e quindi nuove regole organizzative.