Scelta del software gestionale: come selezionare quello più adatto

Il mondo delle aziende è molto complesso. Per far funzionare al meglio la propria impresa, infatti, bisogna tenere traccia di tutti i processi interni: anche un solo errore potrebbe bloccare l’intero business.

Non è necessario essere una multinazionale per trovarsi di fronte all’esigenza di monitorare tutto quello che avviene a livello aziendale; si tratta, anzi, di un problema che appartiene anche alle piccole e medie imprese (PMI).

Nell’epoca dell’industria 4.0, poter gestire tutti i flussi senza l’ausilio di un qualche strumento tecnologico è impensabile. Per questo motivo, nel corso degli anni, sono stati sviluppati una serie di software per aiutare gli imprenditori nella gestione dei processi interni. Quello dei programmi gestionali è un mercato in espansione che negli ultimi anni sta vivendo un periodo piuttosto florido grazie al crescente numero di software house che operano in questo settore.

Data la grande varietà di prodotti in commercio, tuttavia, la scelta del software gestionale si rivela sempre più difficile per le PMI italiane,  intente a capire quale software sia il più adatto alle loro esigenze.  Facciamo allora un po’ di chiarezza!

Ad ogni processo un software

All’interno di un’azienda sono molti i processi di cui tener conto. Esistono dei software altamente specializzati per il monitoraggio dei singoli elementi. In particolare esistono programmi per la gestione di:

• Contabilità;
• Magazzino;
• Produzione;
• Budgeting;
• Analisi finanziaria.

Alcune funzionalità dei software per la contabilità sono, ad esempio, la gestione di registri e delle liquidazioni IVA, scritture in prima nota, partite e scadenze.Per quanto riguarda il fondamentale aspetto della produzione, i programmi permettono il monitoraggio della distinta base (ovvero la lista dei materiali e delle lavorazioni di un prodotto) e del lancio dei prodotti; inoltre si occupano anche della raccolta di dati.

Per quelle aziende che vogliono tenere traccia dei processi in maniera autonoma, questi software sono la soluzione ideale data l’alta specializzazione dei programmi. Ogni reparto potrà essere formato sull’ utilizzo del singolo gestionale, in modo tale da avere settori autonomi nel monitoraggio e nell’ organizzazione dei processi di loro competenza.

Software gestionali ERP

La tecnologia nel settore aziendale ha fatto passi da gigante dalla nascita dei primi software gestionali negli anni ‘70. La vera novità in questo campo è stata l’introduzione del sistema ERP (Enterprise Resource Planning) nelle PMI italiane. Di che cosa si tratta?

Un software ERP è un sistema informatico gestionale che permette di integrare tutti i processi fondamentali all’interno di un’azienda. Il vero vantaggio di questa soluzione è che permette di monitorare le attività di business più importanti attraverso l’utilizzo di un’unica piattaforma.

L’ERP è certamente tra i software gestionali più usati dalle PMI italiane, anche poiché permette di ottimizzare i tempi di formazionedei propri dipendenti, i quali dovranno imparare ad utilizzare solamente un programma. Tutti, in qualsiasi momento, potranno avere accesso alla situazione aziendale e coordinare meglio il lavoro tra i vari reparti.

Si può dire che i software ERP siano dei programmi per favorire il supporto operativo, ovvero l’insieme di scambi d’informazione orizzontale tra uno o più settori all’ interno del processo produttivo. Possono essere considerati anche come soluzioni per il supporto direzionale: favoriscono un passaggio di informazioni verticale permettendo il controllo delle performance aziendali da parte del comparto management.

SOA ed ERP: l’ultima frontiera dei software gestionali

L’informatica è un settore in continua espansione e che cerca sempre il miglioramento dei propri prodotti. È il caso dei software ERP: sebbene siano già completi ed efficaci, è stato fatto un ulteriore passo in avanti. Ed ecco che nasce l’ERP integrato con l’architettura SOA(Service-Oriented Architecture).

Che cosa cambia rispetto ad un ERP? L’interoperabilità tra i diversi sistemi e l’implementazione dei servizi Web. L’architettura SOA permette di beneficiare da un lato dei vantaggi dei software integrati, ovvero avere tutti i processi monitorati da un’unica piattaforma; dall’altro assorbe anche le specificità dei singoli programmi gestionali permettendo di utilizzare singolarmente le applicazioni per monitorare contabilità, produzione, vendite, budget.