Guida ai programmi gestionali parte 2: gli step per scegliere il più adatto

Nella scorsa puntata (Te la sei persa? Recupera subito leggendola qui) abbiamo visto cos’è un software aziendale, quali sono i vantaggi per le aziende e le principali tipologie. I programmi gestionali sono infatti uno strumento di fondamentale importanza per le aziende e proprio per questo motivo negli ultimi anni si sono rapidamente evoluti e differenziati in diverse tipologie per assecondare le necessità di tutti i tipi di impresa. Ogni realtà aziendale ha infatti esigenze diverse, che dipendono in gran parte dalla dimensioni dell’impresa, dal settore in cui opera e dalle dinamiche interne. Disporre di un sistema ERP già predisposto a rispondere al meglio alle esigenze specifiche della propria attività consente di utilizzarlo in maniera migliore e più agevole e soprattutto di sfruttarne al meglio le potenzialità.

Sicuramente, tutti i programmi di gestione aziendale hanno in comune il fatto di supportare le aziende sotto diversi aspetti, così riconducibili:

• Supporto operativo: supporto a tutte le attività di carattere operativo: il software gestionale consente di controllare lo svolgimento di tutte le attività operative e di snellirne lo svolgimento grazie alla possibilità di rendere automatiche operazioni ripetitive e dallo scarso carattere strategico.
• Supporto direzionale: un buon software di gestione aziendale offre diverse funzionalità di supporto per le figure responsabili dei processi aziendali, facilitando loro il reperimento delle informazioni, il controllo del regolare funzionamento dei flussi di lavoro e l’ottimizzazione delle attività operative.
• Supporto strategico: altro ruolo chiave svolto dai programmi gestionali è quello di offrire alle figure direzionali degli strumenti per poter gestire al meglio i processi decisionali e strategici. Una funzionalità di fondamentale importanza è ad esempio quella dell’analisi dei dati, ricercabili secondo diversi criteri come ad esempio la ricerca libera o per gerarchia o altro ancora. Altra funzionalità importante per l’ambito strategico è quella dell’interpretazione delle informazioni attraverso grafici e report che consentono di studiare le informazioni in modo più chiaro ed immediato, ma soprattutto di fare previsioni per poter prendere decisioni strategiche in base a dati concreti.

Gli step per la scelta di un software gestionale ERP

Nel percorso di scelta di un nuovo sistema gestionale, ci sono molti aspetti da considerare per orientare la valutazione. Ecco i più cruciali:

• Individuare le peculiarità dell’attività aziendale: è importante individuare le peculiarità che caratterizzano la propria impresa, perchè da esse derivano le esigenze dell’azienda. Esistendo oggi sul mercato software specifici, è fondamentale scegliere quello che più si adatta alle esigenze aziendali. Nell’individuazione delle esigenze è importante anche tenere a mente eventuali peculiarità che caratterizzano le dinamiche interne.
• Identificare gli obiettivi: l’orientamento alla scelta del software ERP è condizionato sicuramente dagli obiettivi che l’impresa si pone di raggiungere. Attenzione: è importante valutare anche quelli a lungo termine, per poter valutare così un sistema gestionale aziendale che possa essere adatto anche in futuro. Valuta di scelierne uno modulare, che è sicuramente la tipologia di programma che meglio si adatta alla crescita evolutiva delle aziende.
• Fare i conti con il budget: il budget è un aspetto che sicuramente non è trascurabile. Ma oggi è possibile trovare la migliore soluzione al miglior prezzo: questo perchè non solo esistono programmi di gestione aziendale specifici, ma soprattutto perchè ne esistono di personalizzabili: ad esempio, sia i software a moduli che i software in Cloud consentono una riduzione dei costi di implementazione, garantendo comunque la possibilità di implementare funzionalità aggiuntive in un secondo momento.
• Valutare i requisiti di sistema: la valutazione preventiva dei requisiti di sistema è un aspetto da non sottovalutare e a cui è importante prestare attenzione per assicurarsi di avere internamente le risorse necessarie per gestire al meglio il sistema.
• Assicurarsi dell’affidabilità del partner tecnologico: anche l’affidabilità del partner che andrà a fornirci il nuovo software gestionale ERP è un aspetto molto importante: un partner serio, con esperienza e competenze di alto livello, che è in grado di fornire un servizio di assistenza efficiente e puntuale può fare davvero la differenza.