Tutte le aziende hanno bisogno di un programma ERP

Oggi l’incremento della complessità dei mercati e il sempre maggiore utilizzo delle nuove tecnologie all’interno delle aziende sta cambiando anche i modi di operare all’interno delle imprese, che necessitano di prendere decisioni ottimali a velocità sempre maggiori. La gestione dei processi diventa quindi un elemento centrale per le imprese: ottimizzare i processi significa ridurre gli sprechi, trovare migliori modalità per operare ed essere quindi più competitive sul mercato. Lo strumento per eccellenza per la gestione dei processi è un programma ERP gestionale. 

Cos’è un programma ERP

I software ERP sono programmi gestionali che svolgono la funzione di migliorare il controllo e la gestione dei processi all’interno delle aziende e di automatizzare alcuni flussi di lavoro. Oggi in particolare, le soluzioni ERP sono dei veri e propri sistemi integrati, che consentono di amministrare tutti i diversi reparti aziendali e processi interni ad un’ organizzazione.

Se prima nell’ immaginario comune i sistemi gestionali ERP erano programmi di cui solo le grandi aziende necessitavano l’utilizzo, oggi è evidente invece che tutte le tipologie di imprese possono trarne grandi vantaggi e soprattutto possono trovare il programma più adatto al proprio business. Infatti, sul mercato sono stati introdotti software ERP appositamente studiati per realtà di business specifiche come le piccole aziende, le PMI o ancora le aziende di produzione su commessa. Questo permette a tutte le aziende di poter beneficiare dei vantaggi di un programma ERP. 

I vantaggi dei sistemi ERP

I principali benefici che tutte le tipologie di aziende possono trarre sono:

• Sicurezza dei dati: tutti i dati aziendali vengono salvati all’interno del programma ERP : questo implica sicuramente una decisa riduzione del cartaceo, ma soprattutto l’univocità del dato. Le informazioni vengono infatti archiviate all’interno di una banca dati unica, che rende facile il reperimento dei dati necessari e riduce drasticamente la possibilità di errori dovuta a informazioni mancanti o presenti in più punti. 
• Riduzione di tempi e costi: la facilità di reperimento delle informazioni rende più semplice e più veloce lo svolgimento di tutte le attività. Inoltre, un sistema ERP consente la collaborazione di più utenti, per cui i flussi di lavoro si svolgeranno in maniera più rapida e attraverso informazioni condivise, consentendo di utilizzare meglio il tempo a disposizione, che potrà essere impiegato per attività di carattere strategico anziché per azioni operative. 
• Ottimizzazione e automatizzazione dei processi: un programma ERP consente di individuare best practices per rendere i processi più efficienti e di strutturare i flussi di lavoro secondo tali linee guida. Inoltre consente di automatizzare alcune attività ripetitive di carattere operativo, consentendo di velocizzare i workflow e ridurre al minimo gli errori. I sistemi ERP di ultima generazione consentono anche l’utilizzo da mobile, per una gestione del lavoro libera da ogni vincolo. 
• Analisi dei dati: i programmi ERP permettono di sfruttare i dati per estrarre informazioni relative all’attività dell’azienda, che possono essere utili per analizzare le performance dell’impresa e andare a correggere eventuali inefficienze riscontrate oppure consolidare best practices. Questo consente alle imprese di rendere i proprio processi realmente ottimali ed essere più competitive sul mercato. 

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I principali moduli dei sistemi gestionali ERP

Un tempo, i software gestionali erano dipartimentali, ovvero consentivano la gestione di un solo dipartimento aziendale, come ad esempio quello della contabilità, o del magazzino. Oggi invece i sistemi ERP sono completamente integrati e permettono di gestire tutti i dipartimenti di un’impresa in maniera coerente. Oggi questi sistemi sono strutturati a moduli, che rispecchiano i diversi dipartimenti, per permettere alle aziende di comporre il proprio programma ERP con le funzionalità di cui necessita, escludendo quelle non utili. Vediamo quindi i principali moduli di cui sono composti i programmi ERP: 

• Modulo per Amministrazione, finanza e controllo: include al proprio interno tutte le funzionalità necessarie al dipartimento di contabilità, amministrazione aziendale e analisi finanziaria, come gestione dei conti, operazioni di budgeting, flussi di cassa, analisi del rischio di credito e molto altro. 
• Modulo di gestione del magazzino: permette di gestire  tutti i movimenti di magazzino e aggiornare di conseguenza gli ordini e le giacenze.
• Modulo di gestione della logistica: consente di tenere sotto controllo tutti i codici identificativi dei prodotti, i materiali, i cataloghi, la movimentazione delle merci, le spedizioni e le consegne. 
• Modulo per la produzione: garantisce la gestione del flusso di lavoro della catena produttiva in tutti i suoi dettagli, assicurando la massima capillarità di monitoraggio e consentendo di massimizzane l’efficienza.
• Modulo di gestione di Acquisti e di gestione Vendite: consente di monitorare tutte le attività relative ai processi di vendita e acquisto, di gestire gli approvvigionamenti, di amministrare i fornitori e via discorrendo.
• Modulo di Customer Relationship Management: consente di gestire tutte le informazioni relative alle relazioni con i clienti e pianificare e implementare azioni strategiche per incrementare i contatti con nuovi possibili clienti, fidelizzare quelli già presenti e individuare best practices per ottimizzare le azioni di vendita.