Processi aziendali e sistemi informativi: combo strategica per le aziende

Le informazioni, soprattutto al giorno d’oggi, sono una risorsa preziosa in qualsiasi ambito. Oggi infatti con ogni nostra azione produciamo una quantità incredibile di dati. Questo è vero anche e soprattutto per le aziende. Le informazioni infatti possono rappresentare un vantaggio oppure una minaccia, a seconda di come vengono gestite. Se non vengono governate, possono creare caos; se vengono organizzate e sfruttate correttamente, rappresentano una risorsa. Ecco quindi che per un’impresa processi aziendali e sistemi informativi sono due elementi che vanno di pari passo. 

L’ICT è infatti in grado di fornire alle aziende gli strumenti adatti per governare le informazioni in maniera adeguata per rendere i processi aziendali più efficienti. Attraverso appositi sistemi di gestione aziendale come ad esempio i sistemi ERP, infatti, è possibile immagazzinare i dati in maniera ordinata e strutturata e utilizzarli per gestire in maniera migliore i flussi di lavoro dei processi. 

Un primo grande vantaggio dell’utilizzo di un sistema di questo tipo è il fatto di non perdere nessuna informazione, contrariamente a quanto avveniva quando i dati erano gestiti in modo cartaceo, con i famosi faldoni. Inoltre, un programma ERP permette la consultazione e la gestione delle informazioni in simultanea da parte di più utenti interni all’azienda. Nei moderni sistemi ERP, le informazioni sono archiviate all’interno di un unico database integrato, che scongiura il rischio della duplicazione del dato, ovvero dell’immagazzinamento dello stesso dato in punti diversi. 

Altro vantaggio dell’intersezione tra processi aziendali e sistemi informativi è quello dell’ottimizzazione dei processi. Grazie anche alla gestione ottimale delle informazioni, è possibile organizzare o riorganizzare i flussi di lavoro secondo procedure strutturate e volte ad uno svolgimento agile dei processi. I software ERP consentono infatti un reperimento più semplice e più rapido delle informazioni, permettono a più utenti di collaborare allo svolgimento delle azioni operative e forniscono la possibilità di stabilire best practice su cui basare i flussi di lavoro. 

I sistemi gestionali ERP permettono inoltre di automatizzare alcune attività ripetitive, consentendo di dedicare maggior tempo e risorse ad attività decisionali e strategiche. Uno dei più grandi benefici dell’intersezione tra processi aziendali e sistemi informativi nasce dalla messa a fattor comune tra standardizzazione e personalizzazione. Come possono coesistere concetti così distanti tra loro? La standardizzazione è un elemento che è ormai indispensabile per la maggior parte delle aziende, perchè consente di sopportare maggiori volumi di produzione, di gestire processi anche molto complessi e di rendere appunto automatiche azioni ripetitive dal basso peso strategico. La personalizzazione è un’esigenza che nasce dall’obiettivo delle aziende di fornire ai propri clienti prodotti e servizi su misura, per cui le aziende stesse necessitano di poter declinare alcuni processi interni. la simbiosi tra questi due concetti diventa possibile attraverso la modularità dei sistemi. Infatti i moderni sistemi gestionali ERP hanno una struttura a moduli, che consente di avere si un software che porta la standardizzazione dei processi, ma personalizzabile grazie alla possibilità di comporlo con i moduli che più si adattano alle necessità specifiche dell’azienda e meglio rispettano la sua particolare struttura interna. 

Disporre di un buon sistema gestionale e saperlo sfruttare al meglio per ottimizzare i processi aziendali può garantire alle aziende un grande vantaggio competitivo. Ecco perchè processi aziendali e sistemi informativi, se fatti dialogare bene, possono essere una combo strategica.