Piattaforma Software Gestione Documentale: perché adottarla

Una piattaforma Software Gestione Documentale non può essere definita banalmente come una soluzione utile solamente all’archiviazione dei documenti.
E’ molto di più, è uno strumento che si integra con il sistema aziendale per poter gestire tutti gli aspetti legati ai documenti del proprio business.
Sia gli aspetti organizzativi che legislativi.
In campo organizzativo, deve offrire soluzioni per la gestione di tutti i flussi documentali.
L’aspetto organizzativo si lega all’aspetto legislativo, poiché sono già tante le norme che regolamentano la gestione elettronica dei documenti e la conservazione digitale.
Stiamo infatti assistendo ad una rivoluzione digitale che è partita con l’obbligo della Fatturazione Elettronica tra privati e che continuerà con la gestione degli ordini e tutti gli altri flussi documentali.
Le normative non devono tuttavia essere viste solo come un elenco di obblighi vincolanti, ma devono fornire l’occasione di dotarsi di strumenti che, oltre che a permettere di ottemperare alle leggi inerenti la gestione elettronica dei documenti di interesse fiscale, siano utili al miglioramento della qualità e della sicurezza delle informazioni e ad ottimizzare l’organizzazione dei processi aziendali.

Quindi avvalersi già da oggi di una piattaforma per la Gestione Documentale di nuova generazione completa ed efficiente, significa arrivare preparati e con gradualità ad un’importante evoluzione che non deve limitarsi solamente agli obblighi normativi, ma deve rappresentare un punto di partenza per migliorare le performance e la sicurezza aziendale.

Riassumiamo di seguito quali sono le ragioni per le quali conviene prendere in considerazione la possibilità di dotarsi di una piattaforma Software Gestione Documentale e quali caratteristiche deve avere la soluzione scelta.

Dematerializzare e correlare i documenti della filiera attiva e passiva

Quando, in pratica, ci si trova a gestire una mole importante di documenti di varia natura:

cartacei
digitalizzati
nativi digitali

per i quali si rende necessaria una riorganizzazione archivistica e logistica.
L’adozione di una piattaforma di Gestione Documentale consente di archiviare i documenti i quali saranno sempre reperibili, consultabili e integri nel tempo.

Digitalizzare i processi

L’aspetto evolutivo della piattaforma Piattaforma Software Gestione Documentale si ottiene quando l’archiviazione statica dei documenti diventa digitalizzazione di processo e ne determina la efficace riprogettazione tramite i nuovi metodi che la piattaforma mette a disposizione.
Infatti, un errore che si commette frequentemente nell’analisi di progetti documentali, è quello di coinvolgere ristrette tipologie di documenti e valutare solo alcuni dei vantaggi che si possono ottenere, come, ad esempio: la risposta agli obblighi normativi e l’efficienza nella ricerca delle informazioni.
Invece, il passaggio necessario per garantirsi la corretta visione è quello di:

Analizzare il processo rappresentato dai documenti
Coinvolgere tutti i settori su cui il processo impatta

Occorre cioè procedere con la digitalizzazione dei processi che è la leva fondamentale che consente di trasformare profondamente il business aziendale per cogliere tutte le opportunità offerte dal digitale.

Riprendendo la domanda su quali siano i motivi determinanti per adottare una piattaforma per la Gestione Documentale, possiamo articolare la risposta dicendo che è l’occasione per ridisegnare i processi alla luce degli strumenti e metodi propri della digitalizzazione, con i relativi benefici:

Razionalizzazione e automazione di attività manuali e ripetitive di scarso valore aggiunto
Riduzione dei tempi di evasione delle pratiche
Riduzione dei tempi con cui documenti sono messi a disposizione degli utenti
Possibilità di monitorare, rendicontare e ottimizzare i processi nell’ottica del miglioramento continuo
Miglioramento della comunicazione verso l’esterno (clienti/fornitori)
Miglioramento della sicurezza (disaster recovery e business continuity)

Antonio Furneri
Responsabile Gestione Documentale e Workflow Management – smeup
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