Pianificare le ferie Natalizie: un task davvero impegnativo per i Digital HR

Gestire al meglio la pianificazione delle ferie Natalizie in ogni passaggio, dalla stesura del piano ferie fino alla comunicazione con i dipendenti eviterà confusione, tensioni e ferie di massa.

Quest’anno il lavoro dei Digital HR sarà più impegnativo del solito: sono molti i dipendenti che, non avendo potuto godere delle vacanze estive (vacanze, non ferie!), non sono rientrati al lavoro ritemprati da una splendida vacanza rigenerante e, in questo Natale, non vedono l’ora di avere qualche giorno libero.

Affinché la pianificazione delle ferie non si trasformi per i Digital HR, in un incubo alla Stephen King sarà indispensabile assicurarsi che la policy aziendale sia chiara e trasparente, che i dipendenti siano al corrente della procedura di richiesta dei giorni di ferie e che, naturalmente, la pianificazione soddisfi tutti pienamente.

Pianificare le ferie in anticipo per evitare conflitti

Una buona programmazione delle ferie, ancor prima che dai dipendenti, parte dall’amministrazione e dai Digital HR che dovranno raccogliere con largo anticipo la richiesta di ferie e presentare, in due momenti diversi, un piano ferie estive e un piano ferie invernale. 

Benché non sia semplice, equità e flessibilità sono le parole d’ordine quando si tratta di ferie e, affinché queste due parole non siano vane, i Digital HR dovranno tenere conto sia della situazione della produzione, segnalando ai dipendenti quali sono i giorni in cui è necessaria maggiore forza lavoro, sia di particolari esigenze dei lavoratori tenendo in considerazione quelli in grado di sopportare sovraccarichi di lavoro, quelli con più anzianità e quelli con maggiori necessità di ricongiungimento familiare.

Lato dipendenti, l’opzione più saggia è quella di inserire in agenda, con largo anticipo, la richiesta dei giorni di ferie in modo da non creare disequilibrio tra le loro esigenze e quelle dell’azienda, col rischio di ritrovarsi pochi dipendenti sovraccaricati di lavoro. 

Nonostante tra le priorità dei Digital HR ci siano, sì portare a termine tutti i tasks ma ci sia soprattutto soddisfare le esigenze di tutti i dipendenti, sarà utopico e altamente improbabile che ciò avvenga e che tutti ottengano i giorni di ferie sperati. Per questo è auspicabile che siano gli stessi colleghi ad accordarsi tra loro sulle giornate di ferie da prendere alternandosi le festività di anno in anno.

Digital HR: come possono snellire l’intero processo risparmiando tempo, risorse, denaro e soprattutto senza commettere errori? 

Come abbiamo detto, il periodo delle ferie è un momento delicato e impegnativo per i Digital HR, in particolar modo quelle Natalizie e in particolar modo quelle di un anno così atipico, con l’agenda piena di scadenze e con la pianificazione delle attività per l’anno successivo; un periodo in cui, per garantire a tutti un periodo di riposo per ricaricare le energie, la routine subisce variazioni e/o interruzioni.

In quest’ottica, una buona pianificazione e un controllo costante sono, per i Digital HR, fattori determinanti per una gestione delle ferie che non generi errori, malcontento, frustrazione o incomprensioni tra colleghi o tra dipendenti e datori di lavoro e che inciderebbero sulla produttività.

Pianificazione e controllo: perché non conviene una gestione tradizionale e obsoleta delle assenze?

Fino a pochi anni fa, per la gestione delle ferie, l’opzione più utilizzata erano i fogli Excel, ma la gestione di ferie e assenze attraverso l’uso di carta non è certo la soluzione migliore per un’azienda in espansione; i Digital HR, infatti, devono poter avere un quadro completo di presenze, assenze e necessità dei propri dipendenti e, allo stesso tempo, devono garantire a ogni reparto lo svolgimento dell’attività nonostante la forza lavoro non sia a regime. I dipendenti, dal canto loro, con la soluzione cartacea spenderebbero troppo tempo alla ricerca del numero di ferie maturate e godute. 

Ora, fortunatamente, la tecnologia è arrivata anche in soccorso dei Digital HR mettendo a loro disposizione software di gestione delle risorse umane in grado di mantenere tutto in ordine, di registrare in un’unica applicazione i giorni di ferie maturati e richiesti e tutte le informazioni riguardanti i dipendenti consentendo anche una gestione corretta e trasparente del flusso di informazioni che faccia risparmiare tempo ed eviti errori, malintesi e perdite di profitto.

Con il supporto di un software HR che gestisca correttamente tutte queste informazioni in un unico ambiente e che sia sicuro, di facile utilizzo e accessibile al personale interno tramite Login, all’azienda basterà stabilire e comunicare in maniera trasparente la policy aziendale per le ferie dopodichè la tecnologia farà il resto.

Il software HR permetterà ai dipendenti d inviare le richieste di ferie e, ai Digital HR, di monitorare la disponibilità del personale per ciascun reparto, di accettare o meno le loro richieste e, con l’aggiornamento automatico, la tracciabilità di dati, variazioni e comunicazioni in real-time, di pianificare l’attività produttiva con notevole risparmio di tempo.

Ricapitolando, attraverso un software HR per il piano ferie, i Digital HR garantiranno:

• la comunicazione trasparente della policy aziendale;
• la trasparenza e l’accesso alle informazioni personali: il calendario condiviso delle ferie con il riepilogo aggiornato in real-time sarà consultabile da ogni singolo dipendente;
• la comunicazione e condivisione interna delle informazioni;
• la personalizzazione, la flessibilità e lo snellimento dei processi in linea con la policy aziendale anche nel caso di variazioni normative sia a livello nazionale che aziendale;
• l’automatizzazione di operazioni semplici come l’invio della richiesta di ferie al proprio responsabile;
• il controllo da parte dei Digital HR dei dati di ciascun dipendente, della situazione complessiva delle assenze nei vari reparti e della situazione di produttività e costi;
• la segnalazione automatica di errori come il blocco automatico del sistema una volta terminati i giorni di ferie maturati.

Digital HR: i motivi per rendere efficace la gestione di ferie e permessi

Sebbene sia ormai noto che la gestione moderna ed efficiente di ferie e permessi dia vantaggi tangibili e non, questo processo HR è ancora molto spesso sottovalutato dalle aziende.
A dimostrazione di questa tesi, il fatto che l’adozione di software HR per la gestione di tutte le attività sia tuttora poco diffusa anche in aziende molto strutturate dove, ancora, ci si affida a e-mail, Excel e scambi di battute in corridoio che altro non fanno se non generare fatica, frustrazione e malcontento tra tutti gli stakeholder (dipendenti, manager e Digital HR).

Vediamo qui alcuni dei vantaggi che offre un software HR: 

• aumento dell’employer branding e della retention del personale: è evidente che il trend degli ultimi anni, soprattutto per i millennials, sia avere più tempo libero. Uno dei benefit maggiormente apprezzato è rappresentato infatti, dalla possibilità di avere permessi, ferie e giorni extra di riposto che, soprattutto in fase di ricerca e selezione del personale, si tramuta in strumento di employer branding, spesso determinante per attrarre i migliori talenti.
  Anche i dipendenti, dal canto loro, saranno ben contenti di lavorare e restare fedeli a un’azienda con questi valori;
• riduzione di possibili stop alla produttività: nonostante un buon piano ferie consenta ai dipendenti di godere di giornate di riposo senza che la produttività aziendale venga compromessa, ciò non implica che la sua organizzazione sia semplice, in particolare in periodi caldi come agosto per le vacanze estive e dicembre per le vacanze Natalizie.
  Una buona policy, l’evidenziare quali siano i periodi di chiusura aziendale, quali i periodi in cui sia sconsigliabile assentarsi e l’uso della giusta tecnologia, consentiranno una programmazione del calendario ferie di tutto il personale che mantenga alta l’efficienza dei processi e della produttività;
• agevolare la creazione di cedolini: per la corretta elaborazione dei cedolini, elementi cruciali sono il conteggio mensile di ferie e permessi.
  I software HR consentono la comunicazione automatica di tutte le informazioni necessarie all’elaborazione di buste paghe al consulente del lavoro o al software paghe interno, evitando così errori e liberando tempo e risorse da dedicare ad attività di maggior rilievo;
• employee welfare: per mantenere il benessere psico-fisico dei dipendenti e consentire loro una maggiore partecipazione alla vita famigliare e sociale, ferie, permessi e riposi rappresentano i benefits di cui più hanno bisogno. E’ perciò nell’interesse dell’azienda accertarsi che nessun collaboratore rinunci ad alcuni giorni di riposo extra per troppi mesi, pena un inevitabile calo della serenità e della produttività sul lavoro; il dipendente dovrà sempre essere messo nella condizione di avere la massima autonomia e flessibilità per gestire eventuali contingenze personali o familiari;
• ridurre il rischio di sanzioni: nei paesi industrializzati le ferie sono un diritto irrinunciabile sancito dalla costituzione; basilare perciò tracciare e certificare l’utilizzo di ferie e permessi dei propri dipendenti perché numerose sono le norme da rispettare e, i datori di lavoro che le infrangono, passibili di sanzioni amministrative; 
• segnalare possibili criticità: monitorare digitalmente presenze e assenze dei propri dipendenti consente di individuare tempestivamente trend e anomalie in real-time che, attraverso report e statistiche evidenzino problemi di assenteismo altrimenti non evidenti.
  Non è raro accorgersi, infatti, di dipendenti che, con scarso preavviso o addirittura senza, si assentano sistematicamente negli stessi giorni dell’anno creando in questo modo numerose difficoltà al resto del team.
  Le ferie risultano essere una delle maggiori cause di conflitto tra colleghi: stabilire una policy aziendale chiara e trasparente su modalità, tempi di richiesta, criteri di approvazione e prevedere l’installazione di un software HR che metta a disposizione di tutti gli stakeholder un calendario condiviso che tenga traccia delle richieste di ognuno, eviterà contrasti, frustrazioni e invidie dei dipendenti.
  Tutto questo li tranquillizzerà anche sugli sforzi fatti dall’azienda per accontentare tutti e per essere il più possibile imparziali consentendo oltretutto ai colleghi di coordinarsi più facilmente ed evitare l’invio di richieste destinate inevitabilmente a essere respinte;
• facilitare l’organizzazione del team: nella gestione del team, tra le responsabilità di un manager, c’è la programmazione delle loro ferie e dei loro permessi in modo da evitare che attività strategiche per la produttività rimangano scoperte non raggiungendo gli obiettivi di business prefissati. Accade frequentemente che dietro alla richiesta di ferie o permessi di un dipendente ci sia la necessità di prenotare un volo o di approfittare di sconti e promozioni sui viaggi; questo il motivo per cui è basilare offrire un supporto tecnologico a figure aziendali già molto impegnate, come manager o Digital HR, che alleggerisca il loro carico di lavoro e velocizzi i tempi di approvazione;
• evitare spese inutili e/o impreviste: in Italia è dal 2003 che per legge vige il divieto di monetizzazione dei giorni di ferie eliminando in questo modo quello che, per alcune aziende, era un serio problema economico.
  E’ bene, quindi, per evitare questo tipo di spese, accertarsi che tutti i dipendenti usufruiscano con regolarità dei permessi e delle ferie maturati.
  Due soli sono i casi in cui la legge consente la monetizzazione: in caso di contratto con durata inferiore a un anno e in caso di risoluzione del contratto. 

Questo Natale: chiave di volta la disconnessione digitale

Molte sono le aziende che offrono e raccomandano lo smart working, ormai ben tutelato e regolamentato legislativamente ma, nonostante la legislazione in materia obblighi le aziende a promuovere il diritto di poter conciliare lavoro e vita familiare, uno dei pericoli dello smart working è la mancanza di disconnessione digitale: in pratica la mancanza di separazione tra orario lavorativo e orario personale con conseguenti orari lavorativi massacranti e dipendenza da smartphone, tablet e pc.

E’ compito dell’azienda stabilirne le linee guida trasmettendole internamente attraverso l’uso del software HR evitando così l’invio di email che non tutti i dipendenti leggerebbero; linee guida che, soprattutto nei giorni festivi e ancor di più il giorno di Natale, garantiscano il rispetto del diritto (e dovere) al riposo dei dipendenti vietando riunioni al termine dell’orario lavorativo e promuovendo la disconnessione digitale di tutte le apparecchiature informatiche al termine dell’orario di lavoro o nei giorni non lavorativi.  

Ma, per disconnettersi davvero permettendo ai dipendenti di rientrare ricaricati, questo è ciò che i Digital HR potrebbero raccomandare:

• di coordinarsi con i colleghi per mettere in stand-by alcuni tasks o per terminarne altri;
• di lasciare il pc in azienda in modo da togliere qualsiasi tentazione di accedervi;
• di limitare la propria disponibilità; 
• di disinstallare dal proprio smartphone slack, trello o app similari che potrebbero distrarli non facendoli sentire in ferie; 
• di spegnere il telefono aziendale.

Promuovere il Work-life-balance

Tutti noi siamo consapevoli di quanto l’equilibrio tra lavoro e vita privata, in particolar modo durante le vacanze di Natale, sia molto importante; sappiamo però quanto sia complicato, in quest’anno atipico, trovare soluzioni di babysitting per i genitori con figli piccoli: i nonni sono fuori gioco perché a rischio e le baby-sitter sono fuori gioco perché appartenenti ad altro nucleo familiare; sarà quindi compito dell’azienda far sì che sia perlomeno semplice prendersi qualche giorno di ferie in questo periodo.

Altre misure utili a favorire il work life balance sono la riduzione dell’orario di lavoro, la promozione dell’orario continuato e destinare parte delle ferie annuali ai giorni di Natale.

Pianificare le ferie Natalizie: come bilanciarle e motivare i dipendenti?

La crisi sanitaria sta influenzando il benessere psicofisico dei lavoratori ed è proprio in questi momenti che il compito dei Digital HR diventa più rilevante per la creazione di strategie di pianificazione ferie Natalizie in grado di accontentare tutti e di mantenere alta la motivazione dei dipendenti.

Certo, bilanciare le vacanze di Natale di tutti i dipendenti è una vera sfida: si tratta di un’attività che deve essere fatta correttamente o l’azienda ne risentirà sia in termini di produttività che di soddisfazione dei dipendenti.

Se per esempio le ferie Natalizie non sono opportunamente gestite e molti dipendenti assenti, ci potrebbero essere picchi di lavoro incustoditi o l’azienda ritrovarsi alle prese con dipendenti demotivati non avendo accordato loro la richiesta di riconciliazione familiare; demotivazione che influenzerebbe negativamente la loro prestazione d’opera.

Come possono, quindi, i Digital HR bilanciare le ferie e motivare i dipendenti?

Organizzando un’assemblea generale e, mantenendo un atteggiamento positivo, approfittarne per pianificare il lavoro dell’anno successivo stabilendo obiettivi di business condivisi e facilmente raggiungibili ma che concedano ai dipendenti margini di manovra in termini di tempo e spazio.

Ma anche organizzando una serata informale online in sostituzione delle precedenti cene Natalizie per permettere ai dipendenti e direttivo aziendale di scambiarsi gli auguri di Natale.

Il Change Management per pianificare le ferie Natalizie

Una cultura aziendale che intossica l’ambiente lavorativo conduce, in taluni casi, al burnout non solo al rientro dalle vacanze ma anche nella quotidianità della vita lavorativa.
Alcuni degli errori tipici in azienda sono, ad esempio, elogiare, premiare e celebrare i dipendenti disponibili H24 e 7/7 giorni e che si prendono poco tempo libero oppure manager che si trattengono in ufficio anche al di fuori dell’orario di lavoro pretendendo che i collaboratori seguano il loro esempio.

È importante per l’azienda affrontare seriamente la questione cultura aziendale indicendo riunioni che coinvolgano il management e tutti i dipendenti per stabilire una prassi condivisa anche sulla gestione di permessi e ferie.

Non da ultimo è importante sottolineare che, al termine di una vacanza, i lavoratori spesso sperimentano quella che viene conosciuta come sindrome post ferie, che non è altro che quella “riluttanza” a riprendere a lavorare tipica nei primi giorni di rientro al lavoro e in contrasto con il totale relax assaporato durante la vacanza; con una nuova cultura manageriale e seguendo le linee guida fin qui trattate, si potrà favorire il benessere non solo dei singoli dipendenti ma dell’intera organizzazione, migliorando il clima aziendale e prevenendo il turnover.