Per molti il payroll equivale all’elaborazione delle buste paga ma in realtà questo processo comprende al suo interno diverse operazioni, anche complesse, che se svolte da una o più persone incaricate può essere soggetta a errori o ritardi.
È per questo che negli ultimi anni sono subentrati servizi di payroll in Cloud, una soluzione che ti farà risparmiare tempo e denaro, e che ti permetterà di concentrare i tuoi sforzi su mansioni più strategiche.

Cos’è un servizio di payroll in Cloud?

Come detto in precedenza, il payroll è un insieme di mansioni collegate ma diverse tra loro.

La prima fase consiste nell’assunzione e nella creazione dell’anagrafica del dipendente; questo step permette di ricevere e registrare tutti i dati dell’utente in modo da creare una scheda anagrafica contenente non solo dati anagrafici, ma anche altre informazioni importanti come il ruolo che ricopre all’interno dell’organizzazione e le sue competenze.
In generale in questa fase si raccolgono tutte le informazioni necessarie alla compilazione e calcolo del cedolino.

Successivamente si passa alla rilevazione delle presenze per tutto l’arco del mese, questo aspetto è estremamente importante e avere un sistema efficace e in continuo aggiornamento permette di azzerare gli errori in fase di elaborazione dei cedolini.
Ovviamente è necessario anche un controllo “umano” per assicurarsi che gli eventuali straordinari o doppi/turni siano registrati nel modo corretto.

Infine, eccoci arrivati alla fase di elaborazione delle buste paga, conosciuta come payroll, anche se abbiamo visto che è solo una parte di tutto il processo.
Prima dell’accredito degli stipendi è necessario un controllo come per la fase di rilevazione presenze; anche se viene richiesto un controllo, tutto il percorso che porta al cedolino finale è molto più veloce ed efficiente rispetto a quello “manuale” e porta con sé numerosi vantaggi.

Vantaggi di un payroll in Cloud

Andiamo insieme ad analizzare qualche vantaggio dell’adozione di un servizio di payroll in Cloud:

Dati in tempo reale

Il primo vantaggio riguarda la possibilità di avere tutti i dati in un luogo, ordinati e a completa disposizione di chi li richiede.
Inoltre, le eventuali modifiche da apportare vengono aggiornate in tempo reale e, grazie all’accesso in Cloud, può essere lo stesso dipendente ad aggiornare le sue informazioni personali come il cambio di domicilio o di conto corrente bancario.
In questo modo non sarà il responsabile HR a dover controllare e modificare di continuo i dati di lavoratori diversi, diminuendo il rischio di errori o ritardi.

Valore per i dipendenti

Come accennato nel punto precedente, il dipendente può modificare i suoi dati e non solo; infatti, tramite accesso online al suo profilo, potrà consultare i suoi cedolini in maniera autonoma controllando le informazioni e in caso di errore aggiornare il suo profilo.
Un bel risparmio di tempo sia per l’HR che per il lavoratore!

Salvaguardia dei costi

Un servizio payroll in Cloud è conveniente sotto diversi punti di vista:

• essendo tutto digitalizzato si evitano le spese per l’elaborazione cartacea;
• il risparmio di tempo porta benefici sia al dipendente, che si sentirà autonomo e non chiederà informazioni di continuo, sia per l’HR, che potrà dedicarsi ad attività più rilevanti;
• gli aggiornamenti di sistema, come vedremo in seguito, sono parte del servizio e quindi gratuiti;
• infine, i costi fissi per il personale HR o per le infrastrutture IT diminuiscono.

Privacy e sicurezza

Tema di estrema importanza quando si parla di servizi Cloud, accessibili ovunque da qualsiasi dispositivo è un’affermazione che può spaventare ma in realtà avrai a che fare con un’architettura multilivello con un sistema di sicurezza testato e affidabile.
Sicuramente molto più sicuro di uno scambio di mail o peggio ancora di modelli cartacei.

Aggiornamenti automatici

Arrivando alla questione aggiornamenti, il servizio di payroll in Cloud è vantaggioso in quanto tutti i problemi di aggiornamento sono di competenza del fornitore, di conseguenza non ti dovrai preoccupare di niente.
Una soluzione di payroll in Cloud ti permetterà anche di ridurre i rischi di sanzioni o di danni alla tua reputazione aziendale, infatti può succedere che un errore porti ad una sanzione.

Con un servizio payroll in Cloud questi rischi si riducono grazie al continuo aggiornamento dei dati anagrafici e di tutte le informazioni utili di un dipendente e soprattutto grazie all’esperienza e competenza del fornitore del servizio che, tenendo aggiornato il sistema, non ti farà perdere neanche una funzionalità chiave.