Software di gestione acquisti: quando Excel non basta più

Excel è stato per molto tempo – e in molti casi lo è ancora adesso – lo strumento più utilizzato dalle aziende, soprattutto di piccole dimensioni, per la gestione del processo di approvvigionamento.
Anzi, in alcuni casi potrebbe ancora essere la soluzione più semplice e facile da utilizzare per svolgere questo tipo di lavoro: quando il volume delle attività è basso, un foglio di calcolo è lo strumento più semplice e comodo per analizzare i dati e svolgere e automatizzare alcune formule. Per le aziende di piccole dimensioni, con un ristretto numero di partners, è facile tenere traccia di tutti i dati relativi in pochi fogli Excel.
Tuttavia, con il crescere del business e dell’impresa, questo sistema può trasformarsi rapidamente da strumento efficiente a fonte di inefficienza. Gestire male le informazioni relative agli approvvigionamenti significa perdere dati e di conseguenza perdere tempo e anche denaro, perché gli errori portano molto spesso a spese extra.
Quando emerge l’esigenza di gestire collaborazioni più complesse, amministrare un numero maggiore di ordini di diversa tipologia e di conseguenza archiviare una grande quantità di dati, molto probabilmente è il momento in cui Excel non è più sufficiente per una gestione corretta ed efficiente degli approvvigionamenti.
Quale strumento utilizzare allora? Un software di gestione acquisti è la risposta giusta.  

I vantaggi di un software di gestione acquisti

Oggi i software gestionali ERP consentono anche di amministrare gli approvvigionamenti. Esistono in particolare dei moduli dedicati a questa funzione: l’azienda può quindi scegliere se dotarsi di un nuovo software gestionale oppure se acquistare soltanto il modulo per la gestione degli acquisti. 

Vediamo i principali vantaggi che un software di gestione acquisti offre per l’amministrazione dei processi di approvvigionamento rispetto all’utilizzo di altri strumenti come appunto i fogli di calcolo: 

• Gestione di una grande quantità di dati: quando la mole di informazioni da trattare diventa importante, excel non è in grado di garantirne una gestione strutturata ed efficiente, comportando il rischio di errori e difficoltà di reperimento delle informazioni.
• Collaborazione di più utenti: un software di gestione acquisti garantisce la possibilità che più utenti collaborino all’inserimento delle informazioni e alla gestione del processo scongiurando il rischio di errori che si verifica invece se più persone maneggiano un documento, creando diverse versioni.
• Rilevazione di incoerenze nell’inserimento dei dati: il software di gestione acquisti è in grado di rilevare e segnalare eventuali incongruenze nell’inserimento dei dati a sistema, eliminando a monte il problema degli errori che si verificano invece con l’inserimento manuale delle informazioni.
• Automatizzazione delle attività: un software di gestione degli approvvigionamenti consente di svolgere in modo rapido o talvolta anche automatizzato alcune fasi del processo. Ad esempio, consente di approvare le richieste in un click.
• Informazioni sempre aggiornate: quando l’azienda cresce, diventa di fondamentale importanza disporre di informazioni sempre aggiornate, cosa che i fogli di calcolo non consentono di avere. Un software di gestione acquisti garantisce invece la fruizione di dati sempre aggiornati in tempo reale rendendo tutto il processo più efficiente.