Ottimizzare le riunioni: piccola guida per gestirle meglio – parte 1

Il tema delle riunioni e della loro gestione è un aspetto che oggi è parecchio discusso.
Il modo di lavorare si sta infatti evolvendo, grazie anche alle nuove tecnologie digitali, ma le riunioni sono un elemento ancora pienamente in auge nella vita lavorativa. Ma nell’ottica dell’ottimizzazione delle abitudini lavorative per un miglior raggiungimento degli obiettivi, sicuramente le riunioni sono un elemento da rivedere.
Perchè? Immaginate di dover indire una riunione tra… mezz’ora: cosa succederebbe? Sicuramente scatenereste scompiglio tra le persone convocate a riunirsi! Questo perchè, generalmente, una riunione prevede un tempo di preparazione preliminare: materiale da presentare, redazione dell’elenco dei temi da affrontare all’ordine del giorno…
In definitiva, possiamo affermare che una riunione richieda più tempo rispetto alla durata della riunione stessa.

Ma andiamo con ordine. Questo non vuol dire che le riunioni siano da abolire. Anzi! E’ un momento importante perchè implica il confronto con i colleghi o con figure aziendali con cui non si lavora a stretto contatto.
E’ anche un’occasione per confrontare idee ed opinioni diverse per ampliare le proprie vedute ed è soprattutto un momento di collaborazione, dove discutere di progetti, trovare soluzioni per situazioni problematiche, individuare gli step per gli sviluppi futuri.

Ottimizzare le riunioni può essere però un’ottima strategia per rendere questo strumento di lavoro più produttivo, più efficiente.

Le nuove tecnologie

Le nuove tecnologie possono aiutarci a modificare le modalità di svolgimento delle riunioni.
Ad esempio, oggi più che mai sta diventando pratica comune quella delle riunione in forma di videoconferenza: questo offre in primis il grande vantaggio di potersi riunire anche con persone dislocate su sedi in diverse città senza impiegare del tempo per gli spostamenti fisici.
Non solo: rendono anche possibile partecipare alle riunioni attraverso dispositivi mobile, secondo una logica più smart del lavoro. Se strutturate in maniera efficace, le riunioni aiutano  a produrre in maniera più creativa grazie a un confronto costruttivo tra colleghi e possono rappresentare anche uno strumento efficace per migliorare le relazioni interpersonali e la motivazione.
In caso contrario, si trasformano in una perdita di tempo non indifferente.

Le ore impiegate

Il  problema delle riunioni oggi infatti è principalmente  un problema di produttività, sia che si tratti di riunioni fisiche che di conference call.
Spesso le riunioni includono troppe persone con il risultato che molte non riescono ad esprimere la propria opinione, o ancora gli argomenti da affrontare non sono ben definiti e il discorso affrontato finisce per non produrre risultati concreti in termini di decisioni.
Tutti questi aspetti vanno ad intaccare l’utilità della riunione stessa.
In termini di dispendio temporale, basti pensare che, oltre al tempo della durata della riunione stessa, bisognerebbe calcolare anche il tempo impiegato per ogni persona che vi partecipa.
Ad esempio, per una riunione di un’ora con otto partecipanti, dovremo calcolare un totale di un’ora più un’ora per ognuno degli otto partecipanti, quindi in totale 9 ore impiegate. Se la riunione non porta a nessuno degli obiettivi per cui è stata indetta, significa che sono state sprecate 9 ore di lavoro.

Come ottimizzare le riunioni – primo step

Il primo step per ottimizzare le riunioni è fare solo quelle che sono veramente necessarie.
A questo proposito, ridurre gli incontri non indispensabili ci consentirà anche di dedicare maggior cura e maggior tempo per le riunioni veramente utili.
Sì, ma come individuare gli incontri evitabili? Non è sempre semplice, ma lo possiamo fare ponendoci una serie di domande. Ecco quali:

• E’ necessario confrontarsi con altre persone per questo tema o progetto? Se la risposta è si, passiamo alla domanda 2:
• E’ necessaria una conversazione vocale per fare progressi per lo svolgimento del progetto? Se la risposta è no, è possibile affrontare la questione con i colleghi via mail. Se la risposta è si, possiamo porci un’altra domanda.
• E’ necessario riunirsi di persona per confrontarsi? Se la risposta è no, è possibile effettuare una telefonata oppure utilizzare strumenti come le live chat. Se le persone sono molteplici o se comunque un incontro personale è necessario, possiamo fissare la riunione, ma non senza aver chiarito per punti definiti i temi da affrontare.

Ma non è finita qui: vi sveleremo i prossimi step da seguire per ottimizzare le riunioni nella prossima puntata!

Stay tuned!