Le caratteristiche che il Software Documentale deve avere

Punti di forza del miglior Software Gestione Documentale

Il software documentale è un prodotto importante per l’azienda perché permette di organizzare i documenti e mettere in sicurezza gli accessi. Come abbiamo già detto in altri interventi la vera “svolta” nell’utilizzo del software documentale è l’introduzione in azienda dei workflow, in cui partendo dal documento andiamo a informatizzare anche il flusso e i nuovi documenti legati ad esso che nasceranno.

La domanda che si fanno in tanti è : qual è il miglior software gestione documentale? O meglio, quali caratteristiche deve avere un software di gestione documentale per essere migliore?

Io credo che la risposta non sia unica, ma sia un elenco di caratteristiche che valorizzano il software documentale:

Riservatezza

Centralizziamo i documenti, li organizziamo in fascicoli o li relazioniamo uno con l’altro, ma le riservatezze sono gestite? Se un documento cambia di stato, possiamo variare le regole di visibilità? Uno specifico documento può avere delle riservatezze tutte sue? Queste sono a mio parere le domande che occorre farsi valutando un software documentale.

Con ARXivar possiamo garantire l’integrità e la riservatezza dei documenti archiviati, in linea con i requisiti dello standard ISO/IEC 27001.

Ogni documento archiviato non è più liberamente modificabile: lo storico di tutte le revisioni e modifiche, è sempre disponibile. Tutte le operazioni effettuate su un documento sono tracciate nel log della scheda documentale.

ARXivar permette inoltre di gestire le riservatezze, definendo i permessi di accesso sia a livello di classe documentale che di singolo documento.

Usabilità

Abbiamo i documenti organizzati! Bel lavoro! Li archiviamo da fonti diverse e abbiamo creato finalmente lo strumento che raccoglie le informazioni strutturare e quelle destrutturate in azienda.

Ma cosa ci serve per poter accedere ai documenti? Dobbiamo installare un software? Il direttore ha solo uno smartphone e non so di che marca sia, posso installarlo? Stiamo esponendo l’azienda aprendo delle porte non idonee riguardo la sicurezza?

ARXivar è cresciuto e si basa sugli ultimi standard di sicurezza e autenticazione, permettendo così l’accesso sicuro e da ogni dispositivo.

Integrabilità

Basta software isolati, smettiamo di creare barricate tra procedure aziendali e smettiamo di imputare gli stessi dati su svariati portali diversi: le aziende moderne vogliono integrare i loro software creando una vera piattaforma informatica composta si da software di diversa tipologia e tecnologia, ma che condividono dati e funzionalità in modo trasparente all’utente.

Per poter far parte di questa piattaforma il software deve essere integrabile ed integrante, una gestione documentale a mio avviso deve integrare ad esempio le anagrafiche fornite dall’ERP e a sua volta deve rendere disponibili documenti o fascicoli di documenti ad altri software.

ARXivar espone tramite il canale WCF e le nuovissime Web API tutti i metodi delle proprie funzioni, dalla popolazione delle rubriche al checkout di un documento, alla produzione di un’etichetta barcode per l’acquisizione automatica via scanner di documenti cartacei.

Le WebApi versione 2 sono auto-documentate via Swagger e permettono l’auto generazione di un client in più di 40 linguaggi.

Flessibilità

Un software documentale deve essere flessibile: ogni area dell’azienda ha i propri documenti e ogni documento ha dei metadati diversi. Posso prevederli tutti? Posso creare un elenco finito di documenti con metadati già prestabiliti? Secondo me no, non è possibile.

Andando un poco più lontano dai documenti che tutti conosciamo di un’azienda, ovvero documenti derivanti da normative e legati alla Fattura (Ordine,DDT,..) che sebbene variano da un azienda all’altra, ma potrebbero essere standardizzati, ci sono molti altri documenti che hanno i dati più disparati da un ambiente all’altro e il più delle volte questi dati hanno significato solo in quello specifico reparto.

Credo sia vincente il software che non mi vincola per il numero dei metadati e per la loro natura, che mi permetta di leggere dati da tabelle via SQL su fonti dati diverse oppure da WebService, siano essi REST o SOAP.

ARXivar ha tutte queste caratteristiche e può conformarsi in aziende da piccole dimensioni a multinazionali nei settori più diversi.

Concludo e affermo che a mio parere la flessibilità di ARXivar è la sua forza più grande e lo rende il miglior software gestione documentale!

Daniele Ferrero
ARXivar Certified Specialist – smeup
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