“Ladri di tempo” come riconoscerli e gestirli

Ti è mai successo di non riuscire a completare le attività giornaliere nonostante avessi programmato la tua giornata lavorativa?
Succede spesso e la domanda che sorge spontanea è: perché nonostante il tempo a disposizione non ho portato a termine le attività previste?
I colpevoli sono i “ladri di tempo”!

Cosa sono i “ladri di tempo”?

Non stiamo parlando di persone ma di fattori comuni che rallentano il lavoro, attività o abitudini che ti fanno perdere tempo senza che te ne renda conto.
È fondamentale saperli riconoscere e gestire, in particolar modo quelli prevedibili, esistono infatti alcuni “ladri di tempo” che non sono gestibili come il traffico stradale che non ti permette di arrivare in orario al lavoro (parliamo ovviamente di incidenti che provocano un grosso ritardo).

Come riconoscerli e gestirli

Per chiarire meglio quanto sono diffusi e quanto compromettono il rendimento lavorativo ecco alcuni esempi di “ladri di tempo” e come gestirli al meglio:

Le interruzioni; spesso, come vedremo anche nei prossimi punti, non ci accorgiamo nemmeno di queste perdite di tempo ma le interruzioni sono i “ladri di tempo” per eccellenza, sia perché fermano il lavoro che stavi facendo, sia perché riprendere il ritmo dopo l’interruzione non è così immediato.
In questa categoria rientrano telefonate, mail, social network; naturalmente si parla di utilizzo del telefono per lavoro ma comunque sia è necessario porre dei limiti al suo utilizzo.

Per risolvere questi problemi è consigliabile gestire le telefonate in arrivo, se non sono urgenti e meglio non rispondere; dedicare dei momenti precisi per il controllo di social network ed email (se l’email è urgente ovviamente bisogna leggerla); ridurre le riunioni del team e valutare bene se un meeting o una conferenza è veramente utile o meno; pianificare delle brevi pause durante la giornata per evitare cali di attenzione. 

Abitudine a rimandare; c’è sempre un’attività più piacevole di un’altra e solitamente è quella che viene svolta per prima, sperando che duri in eterno senza considerare che potrebbe essere quella meno urgente da fare.
Oppure, consapevole che devi iniziare un’attività importante, cominci a prenderti una pausa caffè dopo 5/10 minuti di lavoro.

La soluzione si chiama pianificazione; è necessario stabilire una lista di attività da svolgere assolutamente entro la giornata e di attività che invece possono essere rimandate ad altri giorni, inoltre molte persone sono più produttive in determinati momenti della giornata quindi è consigliabile programmare le attività impegnative per quel momento in modo da sfruttare al massimo le tue capacità.

Definizione delle priorità; si collega al punto precedente in quanto per organizzare la propria giornata lavorativa bisogna aver ben chiare le attività da svolgere e le relative priorità; l’incapacità di distinguere le varie urgenze ti farà lavorare sempre di corsa e mai a tempo con le scadenze.

È chiaro che per gestire questo “ladro di tempo” il primo passo da compiere sia quello di stabilire una priorità per ogni attività assegnata (puoi aiutarti con un semaforo oppure semplicemente riordinando le scadenze); in ogni caso far ordine in agenda ti aiuterà a risolvere come prime le priorità più vicine alla scadenza e di seguito tutte le altre.

Dire di “no”; potrà sembrarti scortese ma non puoi prendere in consegna tutte le attività che ti vengono richieste dai colleghi come aiuto, se hai ben chiari in mente i tuoi obiettivi e l’ovvietà che la giornata lavorativa è di 8 ore, sai anche che dovrai dire di no a qualcuno.

La soluzione è rifiutare certe attività in modo da poter finire le proprie entro le scadenze previste, non devi sentirti in colpa, non puoi aiutare tutti, ognuno di noi deve organizzare la propria giornata lavorativa in modo efficiente.

Imparare a delegare; pensi di essere l’unico a saper fare determinate attività e per questo la tua agenda si riempie e quella dei tuoi collaboratori rimane libera? Inoltre pensi che così facendo riuscirai a guadagnare tempo invece di perderlo nel formare i tuoi collaboratori?

Niente di più sbagliato, la formazione è un investimento che ti aiuterà a risparmiare tempo delegando le attività, così facendo ognuno potrà dare una mano in caso di ritardi o scadenze troppo vicine per il lavoro di una sola persona.

Concludendo devi essere consapevole che il tempo perduto non potrà essere recuperato in giornata, se non andando oltre l’orario lavorativo, azione che innescherà una reazione a catena negativa in quanto avrai meno tempo da dedicare a te stesso e aumenterai il tuo stress.
Al contrario puoi recuperare il tempo perduto i giorni successivi pianificando le tue attività, riordinando le scadenze, assegnando compiti ai tuoi collaboratori, per poi permetterti dei meritati momenti di pausa.