L’inventario di magazzino: dettagli non trascurabili – Parte 3

A qualcuno di voi verrà di sicuro venuta in mente questa perplessità: tra la fotografia e la conta passa del tempo: chi ci garantisce che le cose non siano cambiate nel frattempo, che qualcuno abbia spostato qualcosa, lo abbia ricevuto, spedito o consumato? Obiezione giustissima: in effetti parlando di inventario di magazzino abbiamo descritto la modalità di inventario a magazzino chiuso. (Vi siete persi le puntate precedenti? Recuperate subito, leggendo L’impostazione dell’inventario e Il calcolo delle inefficienze). Tra la fotografia e la conta non viene eseguito nessun movimento, il magazzino risulta “chiuso” alle attività logistiche. Questa situazione si verifica normalmente per gli inventari di fine anno (lo sperimentate quando il supermercato vicino a casa risulta chiuso per inventario proprio quando avete finito la pasta e la pancetta per la carbonara di questa sera).

Per continuare a operare durante l’attività di inventario si opera a magazzino aperto. Nel primo articolo abbiamo visto che l’inventario può essere totale o parziale. L’inventario a magazzino aperto è normalmente utilizzato con la seconda modalità. Quando si va in giro a contare per tutta l’azienda è meglio che le attività siano ferme per non intralciare le operazioni.

Dobbiamo escogitare un sistema che ci permetta di tener conto di quello che è successo tra la fotografia e la conta.

Un modo elementare è di segnare fisicamente (con un talloncino o qualcos’altro di ben visibile) le zone in cui l’inventario è in corso: quando si tratta di prelevare o di versare qualcosa in queste zone si segna l’attività fatta, in modo che chi esegue la conta consideri anche questi movimenti.

Un modo più robusto è di operare normalmente, e di far eseguire al sistema questa correzione.

Per ogni elemento della fotografia va registrato l’istante in cui viene memorizzato.

Anche la rilevazione deve riportare l’istante in cui viene eseguita. Se viene fatta informaticamente, con un dispositivo mobile, questa informazione è automatica (siamo verosimilmente in una situazione di inventario parziale, e quindi non si utilizzano i cartellini di conta fisici, su cui andrebbe riportato manualmente l’istante, con le prevedibili difficoltà).

I movimenti di magazzino riportano nativamente l’istante di esecuzione. Nella rettifica si confrontano la quantità rilevata con la quantità della fotografia sommata algebricamente ai movimenti intercorsi tra la fotografia e la conta. Viene ricostruita logicamente la quantità che si sarebbe dovuta trovare al momento della conta. Si fa una “fotografia mossa”.

Ecco un esempio.

Vatti a fidare degli inventari.

La rettifica viene eseguita confrontando la conta (56) con la giacenza ricostruita all’istante della conta stessa (50, pari a 60 di conta più 10 di entrata e meno 20 di uscita). Va quindi eseguita una rettifica positiva di 6. I movimenti successivi alla conta (nell’esempio un’entrata di 5) si trascurano in quanto sono estranei all’intervallo di rettifica. L’istante in cui viene eseguita la rettifica (successivo alla conta) non influenza il risultato: la giacenza dopo la rettifica può non coincidere con quella contata se, come in questo esempio, sono stati eseguiti, tra la conta e la rettifica, ulteriori movimenti.

Per concludere accenniamo ad alcune modalità di inventario parziale. Nel primo articolo abbiamo visto che l’inventario può essere parziale, e abbiamo appena descritto un metodo per realizzarlo in modo robusto.

Ci rimane da capire quando e per quali articoli o aree va eseguito un inventario parziale.

Innanzitutto può essere eseguito su articoli segnalati, per i quali è stata individuata una differenza tra la giacenza prevista e quella fisica. Chi la riscontra può, se ne ha l’autorità, operare immediatamente la correzione, rendendo superfluo un ulteriore inventario (è, in sostanza, un inventario continuo; questa possibilità è favorita dalla miniaturizzazione delle aree: non è la stessa cosa se la giacenza è registrata per un’ubicazione di un metro quadrato e un piazzale di mille). Alternativamente il record di giacenza viene registrato, e successivamente viene eseguito un inventario per tutte queste situazioni anomale.

C’è inoltre la possibilità di operare a intervalli regolari. Si stabilisce, per ogni articolo, la cadenza per cui si deve eseguire l’inventario (naturalmente sfasando il punto di partenza per differenziarli). A questa procedura si dà il nome di inventario ciclico (o a rotazione): quando si desidera eseguire un inventario, si estraggono tutti gli articoli che hanno una data di inventario minore o uguale alla data odierna; lo si segue con le consuete modalità ed al termine delle operazioni si ricalcola la data del loro prossimo inventario.

E con questo abbiamo proprio finito. Per tornare al vostro libro introvabile, è successo che dopo un po’ di tempo l’hanno ripubblicato, così vi siete immediatamente precipitati a comperarlo per leggerlo subito dopo, ma vi siete resi conto che la vita non ve l’ha poi cambiata granché.