La gestione della Richiesta di Acquisto – Parte 1

Ti presento oggi un Processo di Gestione della Richiesta di Acquisto (RDA), sviluppato sulla piattaforma documentale ARXivar.

Lo scopo principale di questo processo è di mostrare cosa l’applicazione può offrire, descriverne il comportamento ed esplicare i requisiti necessari alla fase di implementazione.

E’ uno degli esempi più completi per far capire come la gestione dei documenti governata da workflow può dare un alto livello di automazione e rendere completamente digitale uno di quei processi che molte aziende tengono fuori dal dominio dell’ERP.

Tengo a precisare che non sto promuovendo un modello organizzativo, ma voglio dare un esempio pratico della sua gestione. Il workflow può essere infatti customizzato per rendere la gestione specifica e tipicizzata azienda per azienda, in base alle caratteristiche del proprio business.

Attori del flusso

Ipotizzo di avere i seguenti attori della gestione, ciascuno con il proprio scopo all’interno del flusso:

• Utente Emittente
  L’utente che può inserire una nuova Richieste di Acquisto (RDA)
• Utente Approvatore
  L’utente che può visualizzare la richiesta di acquisto proveniente dai vari utenti emittenti e decidere se approvare o meno la richiesta.
• Ufficio Acquisti
  L’Ufficio che si occuperà di selezionare i fornitori a seguito dell’approvazione RDA, per richiedere i preventivi da cui generare l’ordine effettivo, legato a tale richiesta.
  A seguito dell’invio dell’ordine si occuperà dell’archiviazione del contratto e documentazione collegata (DURC, DURI,…).

Inserimento Richiesta di Acquisto

La nuova richiesta di acquisto viene generata direttamente dal portale del software documentale, dove l’utente compila la richiesta da maschera direttamente collegata all’archivio aziendale. Il portale, come già esposto in altre occasioni, è multipiattaforma e potrà essere Html5, Mobile, oppure Windows dando sempre le stesse funzionalità.

L’accesso ai dati da più piattaforme, funzione nativa del documentale, permette di completare la richiesta andando a interrogare archivi già presenti nell’ERP o in altri software dipartimentali, inserendo dove possibile già il codice del prodotto richiesto.

L’archiviazione della richiesta farà partire automaticamente tutto l’iter Workflow.

Nel prossimo articolo descriverò in dettaglio il Workflow di gestione.
Stay tuned!

Daniele Ferrero
ARXivar Certified Specialist – smeup
My LinkedIn Profile