La Gestione Documentale per l’Ufficio HR

La gestione documentale consente di amministrare quelli che sono i documenti relativi ai singoli collaboratori, ossia tutto ciò che riguarda l’ufficio HR.

La gestione documentale per questo ufficio consente infatti di archiviare al suo interno i vari documenti relativi al singolo dipendente, con tutte le procedure di riservatezza e controllo richiesti per la gestione dei dati sensibili e personali.

In che modo? Tutti i documenti vengono archiviati all’interno del documentale sotto codice univoco che potrebbe essere la matricola o il codice fiscale dell’individuo, questo permette di relazionarli e organizzarli poi in singoli faldoni, uno per ogni dipendente; su questi vengono poi attivati i cosiddetti “permessi aggiuntivi” che concedono:

•  all’utente, collegandosi al documentale tramite il proprio account, di consultare i propri documenti personali presenti in azienda senza poter mai accedere in consultazione a quelli dei propri colleghi
• all’ufficio HR di visualizzarli tutti e avere a propria disposizione uno strumento di ricerca rapida in caso di necessità

Il dipendente può tenere sotto controllo la documentazione in mano all’azienda e stamparne delle copie, in caso di bisogno, mentre l’ufficio HR può monitorare le varie scadenze e i dati mancanti sui propri dipendenti.
In merito alle scadenze, la gestione documentale mette a disposizione dei processi di Workflow, schedulati su eventi di scadenza documento; questi informano l’HR sulla documentazione che deve essere sostituita o aggiornata e intervenire in tempo sulla gestione.

Tale tipo di gestione può essere comunque interessante anche per quanto riguarda l’assunzione di un nuovo dipendente: l’ufficio HR registra all’interno del documentale tutti i curriculum ricevuti, classificandoli in base alle competenze, al tipo di esperienza, età. Il sistema imposta in maniera automatica una validità di due anni, per poi alla scadenza cancellarli tramite processo automatizzato. In fase di nuova assunzione tali curriculum vengono ricercati in base alla figura necessaria in quel momento e tramite processo workflow gestiti appuntamenti e colloqui. I processi di colloquio conclusi con successo attivano un ulteriore processo collegato che accompagna l’ufficio HR verso la stesura di tutta la documentazione necessaria e obbligatoria per inserire il nuovo dipendente in azienda.

Solo quando tutta la documentazione è completata, il processo potrà concludersi e l’utente accedere ai propri documenti sempre disponibili sul suo account.

Sicuramente uno strumento utile per l’ufficio che tratta grandi quantità di informazioni sensibili e personali (grazie all’impostazione di riservatezze e permessi aggiuntivi puntuali) nonché la scadenza ciclica di validità della documentazione che in azienda deve rimanere costantemente aggiornata.