Differenza tra documento analogico e documento digitale

Prima di parlare di Documentale come unico strumento utilizzabile da tutti è necessario capire la differenza tra documento analogico e documento digitale.
Questi possono sembrare due mondi opposti e inconciliabili. In realtà sono l’uno la naturale evoluzione dell’altro, con tantissimi punti in comune. Il principale è che, per entrambi, abbiamo bisogno di una gestione documentale ben strutturata.

Con documento analogico indichiamo quel documento che ha una dimensione fisica, che occupa volume. Rientrano quindi in questa categoria:

- Documenti cartacei
- Registrazioni su supporto
- Fotografie
- Etc.

Non parliamo quindi solo di documenti su carta, ma ogni cosa che occupa spazio.
La gestione documentale varia quindi in base al documento analogico da trattare.
Per allestire un archivio analogico efficiente e ordinato, dove tutto al suo interno sia protetto, rimanga integro e facilmente reperibile, occorrono:

- Regole e procedure precise da seguire per la classificazione dei documenti allocati in sezioni specifiche; ogni documento in entrata o in uscita deve essere registrato.
- Le varie sezioni dell’archivio oltre a contenere il documento lo devono proteggere per garantirne la durata nel tempo.
- Gli archivi devono essere abbastanza grandi per contenere tutto quello che verrà prodotto negli anni.
- Avere a disposizione software e hardware che ne permettano la corretta gestione.
- Ultimo ma non meno importante la presenza imprescindibile di personale adeguatamente formato per gestire correttamente l’archivio analogico.

Con documento digitale invece indichiamo sia un documento informatico nativo digitale (cioè che nasce direttamente in formato digitale), sia il documento ottenuto per digitalizzazione di un originale cartaceo. Quindi rientrano anche tutti i documenti cartacei sui quali si è creata apposita copia digitale con attestazione di conformità. Indispensabile per dare a tutti gli effetti alla copia del documento digitale lo stesso valore legale dell’originale analogico.
Le regole tecniche per gli archivi e la gestione dei documenti informatici, oltre a comprendere quello che viene indicato per gli analogici, aggiungono indicazioni sui vari formati , programmi e caratteristiche dei file.
A queste si uniscono le indicazioni obbligatorie per la Pubblica Amministrazione, che rappresentano le linee guida anche in ambito privato. Parliamo infatti di modalità che garantiscono accessibilità, integrità e reperibilità dei documenti informatici e la loro protezione nel tempo, vale a dire la loro Conservazione Digitale. Vi rientrano documenti PA, fatture elettroniche, mail PEC e contratti con firma digitale. Ma nulla vieta di conservare digitalmente a norma anche altre tipologie documentali qualora ce ne sia l’esigenza o la volontà.
Anche in questo caso è indispensabile la presenza di personale qualificato e adeguatamente formato per la gestione di questi documenti.

La gestione documentale

Qui entra in gioco la gestione documentale, cioè l’elaborazione dei documenti digitalizzati in uno specifico sistema informatico con lo scopo di associarli e collegarli in base ai metadati, in maniera semi o completamente automatica.

L’intero processo inizia con l’archiviazione documentale, quindi adibire strumenti e spazio digitale adeguato per immagazzinare, correttamente indicizzate, le versioni digitali dei vari documenti.
Qui comprendiamo sia il trattamento dei flussi documentali relativi a documenti cartacei resi digitali, che i documenti nativi digitali, sia la gestione workflow documentale che scandisce la vita del documento e la sua evoluzione in azienda da quando nasce a quando viene conservato.
L’archiviazione può far uso di sistemi di lettura ottica (riguarda soprattutto i documenti cartacei) che permettono di estrarre automaticamente informazioni fondamentali definendo quelli che sono i metadati (carta d’identità) del documento stesso in modo del tutto automatico. In alternativa rimane sempre l’archiviazione manuale del documento eseguita dall’operatore.

La gestione documentale può essere più o meno complessa permettendo di recuperare e relazionare tantissime informazioni e documenti in maniera del tutto automatica, semplicemente istruendo adeguatamente il programma con regole ben definite e precise.

Ad esempio, se una foto di un pezzo meccanico include un dettaglio in cui è indicato il codice prodotto, il sistema può riconoscerlo ed essere istruito ad utilizzare quel dato come indice. Ricercando quel codice prodotto, così, il software di gestione documentale restituirà, oltre alla foto iniziale, anche la foto del prodotto, nonché i documenti nei quali il pezzo viene venduto o discusso, permettendo il document management di una gamma di documenti molto più ampia. L’indice così ottenuto può essere utilizzato per decidere di associare (se presenti nel documentale) il pdf del disegno tecnico, oltre al documento che ne contiene l’analisi tecnica, i brevetti, e qualsiasi altro documento, compresa una fattura di vendita. L’archivio diventa così intelligente, ossia capace di comprendere quali documenti siano fra loro collegati, facilitando enormemente il lavoro degli operatori, superando le esigenze di semplice digitalizzazione documenti e conservazione digitale per passare al document management dell’intero workflow documentale, eliminando processi di stampa, in quanto può essere svolto tutto in maniera interamente informatica.
A questo possiamo aggiungere il lavoro dell’amministrazione, semplificando notevolmente i processi aziendali in cui viene coinvolta. La modalità di ricerca delle informazioni diventa estremamente più veloce e facile rispetto al classico archivio cartaceo e anche i relativi costi per gestire l’aspetto della privacy si riducono notevolmente.

Un sistema di gestione documentale permette di gestire e semplificare tutti i processi di ricerca e archiviazione documenti e la loro relativa condivisione in maniera sicura e controllata. Questo permette di rendere più agevole e rapida l’amministrazione, consente una visibile riduzione dei costi e fornisce ai dipendenti strumenti utili per il potenziamento del business aziendale.

💡 Punti fondamentali sono:

Indicizzazione

Adeguata compilazione dei metadati che accompagnano il file digitale nell’archivio e ne permettono il recupero immediato da parte degli utenti. Più sono dettagliate tali informazioni più la ricerca è rapida e puntuale.

Integrazione

Un buon sistema documentale deve fondersi con la normale metodologia lavorativa del personale, essere una risorsa e uno strumento, non un peso aggiuntivo. Risulta quindi fondamentale che il software si interfacci con qualsiasi applicazione già in essere in azienda e permetta di archiviare e recuperare i documenti interrompendo il meno possibile il normale flusso dei processi aziendali. Deve quindi essere parte integrante del sistema.

Archiviazione

Esattamente come quando si gestisce a mano un archivio cartaceo, anche quando si opera con un software di gestione documentale e si lavora con file digitalizzati l’elemento fondamentale è sempre lo stesso: identificare e recuperare facilmente la documentazione necessaria nel momento che occorre. La conservazione digitale, con un buon sistema, diventa non solo veloce, ma semplice.

Sicurezza

Nei software documentali evoluti è prevista tracciabilità degli accessi ai file e un sistema di autorizzazioni e permessi a livello di visualizzazione e modifica, permettendoli soltanto a chi ne ha espressa autorizzazione. Possono assicurare inoltre il passaggio nell’ordine corretto dall’una all’altra delle figure che possono, in molti casi, doverli utilizzare e modificare in un preciso ordine per portare a termine una pratica. In questo modo è inoltre garantita, in conformità con gli obblighi di legge, la privacy dei documenti digitali.

Flessibilità

Il document management deve essere sempre costruito e configurato intorno alla specifica situazione di ogni cliente: le necessità di archiviazione documentale delle pubbliche amministrazioni sono diverse dalle esigenze di digitalizzazione documenti di un’azienda privata e, dove quest’ultima può richiedere che l’intera procedura avvenga su piattaforma cloud (per seguire le proprie modalità di lavoro), le prime possono invece scoprire di poter avere i massimi vantaggi affidando l’intero lavoro ad un servizio di outsourcing.

Alcuni esempi in cui si applica il software di gestione documentale

Gestione documenti contabilità (fattura elettronica e non) con relativa approvazione e firma digitale dei documenti
Amministrazione Attivo e Passivo con approvazione, firma e invio documenti
HR con al gestione di tutta la documentazione dei dipendenti, alert scadenze documentazione da rinnovare e messa a disposizione dei singoli fascicoli per ogni dipendente; nonché la gestione delle nuove assunzioni
Gestione documentazione tecnica e evoluzione progetti
Gestione documentazione qualità
Import massivo pregresso

Vantaggi della gestione documentale

La gestione documentale, dall’origine fino alla conservazione, è un aspetto del funzionamento di un’azienda sempre più rilevante, per non dire strategico, soprattutto quando si parla di gestione documentale digitale. Discorso valido sia nella Pubblica Amministrazione sia nel settore privato.
Ogni giorno, infatti, qualunque tipo di azienda ha la necessità di gestire in modo efficace ed efficiente una grande quantità di documenti, sia che debbano rimanere all’interno dell’azienda stessa o che, invece, debbano essere inviati a terze parti. E per fare questo occorre avere un sistema di gestione documentale il più efficiente e avanzato possibile.

In particolare i benefici che si ottengono sono:

Riduzione dei costi, grazie ad una sostanziale riduzione del workflow documentale interno all’azienda. Tra l’altro la riduzione dei costi non è unicamente una conseguenza della maggior efficienza delle procedure, ma è legata anche e soprattutto alla riduzione di errori e sprechi causati da ritardi o cattivi processi.
Inalterabilità dei documenti, che è fondamentale visto e considerato che il valore di un documento è strettamente legato alla bontà delle informazioni che contiene, le quali devono essere modificabili il meno possibile o, al massimo, modificabili in modo tale che ogni modifica sia rintracciabile.
Disponibilità dei documenti, che si può ottenere solo attraverso un sistema di archiviazione ordinato e funzionale. Anche perché un documento è tanto più utile quanto più si può reperire nel momento esatto in cui è necessario: se lo si trova in ritardo o non lo si recupera affatto è come se quel documento non fosse mai stato redatto.