Gestione delle commesse: gli errori da evitare per chi lavora su commessa

Nelle piccole e medie imprese che lavorano a commessa, tanto la produttività quanto le relazioni con i clienti rappresentano aspetti fondamentali per crescere e prosperare. Il lavoro a commessa, in particolare, prevede un rapporto molto stretto tra l’azienda che offre un prodotto o un servizio e il committente, la cui soddisfazione decreta di fatto il successo dell’intero operato. In altri termini, un lavoro a commessa è un’attività in fieri, un progetto che cambia in corso d’opera, per adattarsi al meglio alle esigenze del cliente. Un lavoro a commessa, quindi, non viene semplicemente commissionato da una parte e realizzato dall’altra ma durante il suo ciclo di vita subisce numerose modifiche, sia strutturali, sia di budget.

In questo tipo di attività, infatti, spesso accade che rispetto al budget iniziale vengano fatte diverse revisioni, proprio perché ogni progetto è, per così dire, plastico, passibile di cambiamenti, anche in termini economici. Va da sé che, lavorando a commessa, il rischio di dispersività sia molto alto. In questo articolo considereremo in particolare i principali rischi cui un’impresa può andare incontro laddove non ci sia una corretta gestione delle commesse e come questi problemi possono essere risolti con l’aiuto di un software gestionale.

Disordine nella documentazione

Come abbiamo accennato, un rischio derivante da una cattiva gestione delle commesse è la dispersività. Non dobbiamo dimenticare, infatti, che durante un progetto viene prodotta un’importante mole di documentazione: contratti, fatture, ricevute ecc. Ora, se questo materiale rimane unicamente cartaceo, le possibilità che qualche documento di vitale importanza venga perso è molto alta.  Ma una soluzione esiste. Per evitare disordine e, di conseguenza, tensioni tra colleghi e conti che non tornano, un valido aiuto può arrivare dall’utilizzo di un software per la gestione delle commesse. Grazie a questo strumento, l’intera documentazione relativa a un progetto viene raccolta in un unico programma. Avere a disposizione in qualsiasi momento il materiale che serve, magari per pagare la prestazione di una risorsa o per fare un reclamo a un fornitore, è senza dubbio molto utile ai fini della buona riuscita di un progetto.

Risorse fuori controllo

Un altro fattore di rischio derivante da una cattiva gestione delle commesse concerne il controllo delle risorse, tanto umane quanto di produzione. Con l’ausilio di un software per la gestione delle commesse si ha sempre a disposizione un quadro chiaro e completo delle attività e delle risorse umane impegnate su di esse. Un discorso simile vale anche per i macchinari: senza un programma che registra l’attività di una macchina (e quindi i suoi consumi), il rischio di perdere tempo e denaro è molto alto. Viceversa, grazie a un sistema che monitora l’attività produttiva, si ha un controllo totale sui tempi e i costi di produzione.

Lacune nel budget

Da ultimo, un rischio in cui si può incorrere con una  cattiva gestione delle commesse riguarda il versante economico. Senza un sistema di controllo del budget e delle varie revisioni effettuate in corso d’opera risulta davvero arduo avere un’idea precisa dei costi e dei ricavi. Un problema facilmente risolvibile con l’ausilio di un software gestionale, che permette di avere un controllo completo di tutte le attività finanziarie, ottimizzando così la gestione delle risorse economiche, con l’obiettivo di ridurre ogni possibile spreco.