Come i sistemi ERP ti aiutano nella gestione della contabilità

Le aziende che lavorano per commessa – e che quindi devono monitorare molteplici progetti – possono trarre un grande beneficio dall’utilizzo di sistemi ERP, soprattutto per quanto riguarda la gestione della contabilità.

ERP è un acronimo che sta per Enterprise Resource Planning, ovvero pianificazione delle risorse d’impresa. Si tratta di software di alto livello, che ottimizzano la gestione di tutti i processi che coinvolgono le vendite, le richieste di acquisto, la contabilità e via dicendo. Possiamo dire che gli ERP sono una sorta di spina dorsale informatica attraverso cui passa tutto il flusso informativo, operativo e organizzativo di un’azienda.

L’efficacia dei sistemi ERP si conferma ogni giorno di più. Per un’azienda, l’aumento della redditività passa anche per l’efficienza della gestione della complessa organizzazione aziendale e di tutte le dinamiche che la dominano.

È proprio per questa complessità che un supporto informatico degno di nota può costituire un valore aggiunto non da poco. Pensiamo solo a quanto può aiutare nella riduzione degli sprechi, dei costi e degli intoppi a cui può andare incontro un’azienda. I software ERP garantiscono un flusso costante di informazioni ed un perfezionamento del coordinamento generale di tutte le aree aziendali, tra cui troviamo in prima linea la contabilità.

In che modo gli ERP agevolano la gestione della contabilità?

Gli aspetti rilevanti da considerare sono molteplici. Innanzitutto consentono di avere una panoramica chiara e sintetica della marginalità delle diverse commesse, che corrispondono ai ricavi meno i costi. Tramite un ERP le commesse vengono associate alle competenze, a prescindere da quelle che sono le singole fatture e ricevute emesse. Se di norma le fatture rispondono a delle logiche contrattualistiche che non si allineano con i costi e ricavi relativi alle competenze di un determinato periodo, con i sistemi ERP è possibile ovviare a questo problema.

In secondo luogo danno la possibilità di individuare e isolare l’incidenza dei costi indiretti di ciascuna commessa in relazione ai diversi progetti. Oltre alla marginalità di ogni commessa, inoltre, gli ERP forniscono anche la marginalità aziendale per ciascuna competenza, tenendo come punto di riferimento una mensilità specifica. Il software, infatti, offre un valido supporto nella determinazione delle competenze mensili di un contratto a canone, che sia stato fatturato o meno. Ma non è finita qui: aiuta anche a capire quali sono le competenze relative alle fatture dei fornitori ancora da ricevere, dei ratei di ferie, TFR, tredicesima e quattordicesima di tutte le risorse umane impiegate all’interno dell’azienda, e, infine, il valore degli ammortamenti e delle rimanenze alla fine del mese.

Poiché dà delle indicazioni precise sui costi e ricavi diretti per competenza in relazione ad un determinato periodo, il software consente anche di conoscere l’incidenza dei costi indiretti di commessa sui vari progetti. Questo è possibile grazie a degli appositi driver di ribaltamento; tra questi troviamo, ad esempio, il valore della produzione, i costi delle ore lavorate dal personale per ciascuna commessa, i costi delle ore dirette delle macchine, sempre a commessa. I sistemi ERP forniscono poi un unico sistema gestionale, che agevola notevolmente il processo di navigazione dal dato di sintesi a quello analitico. Come? Grazie all’accesso facilitato alla documentazione completa, che costituisce uno dei maggiori punti di forza di questi software.

Il software permette di avere pienamente sotto controllo lo stato del ciclo attivo e passivo aziendale. Il vantaggio in questo senso deriva da un’automatizzazione che riduce al massimo il margine di errore. Va sottolineato anche che i sistemi ERP permettono un monitoraggio costante di tutti gli eventi che godono di una rilevanza economica per l’azienda.

Se la gestione della contabilità spesso è slegata dal sistema aziendale, il software ERP, invece, la integra all’interno del sistema stesso. La registrazione puntuale permette di rilevare tempestivamente eventuali errori relativi alle transazioni; grazie al sistema automatizzato, la scrittura di contabilità viene fatta sia sul totale fattura che sull’importo delle spese. Ne risulta che la contabilità analitica e quella fiscale vengono gestite in modo integrato, grazie alle registrazioni che vengono fatte durante l’operatività aziendale. Con questo metodo vengono ridotti i costi di implementazione e migliorate le performance applicative dei software ERP.

Ultimo fattore rilevante, ma non per questo meno importante, è il risparmio di tempo. Una volta terminata la configurazione di un sistema ERP, infatti, prendono avvio le scritture automatiche, che non implicano più l’intervento degli utenti. E quindi le risorse aziendali che si dedicano alla gestione della contabilità possono concentrarsi su attività più strategiche, aumentando la produttività dell’azienda.