5 best practice per ottimizzare la gestione dei progetti

Ogni azienda, nella sua storia, può contare una serie di errori da cui ha imparato molto, e che le hanno permesso di crescere come mai prima. È del tutto normale che in seguito ad un progetto che non è andato a buon fine, ci sia una fase di auto-analisi e auto-critica costruttiva, che porta poi a dei risultati sorprendenti nel periodo immediatamente successivo.

Insomma, errare è umano, ma la svolta è dietro l’angolo se solo la sappiamo cercare. Come fare, quindi, per migliorare la gestione dei lavori in seguito ad un progetto andato storto? Abbiamo individuato 5 best practice che ogni PMO dovrebbe sempre tenere a mente e seguire con costanza:

1. Analizzare i risultati

L’analisi dei risultati al termine di ogni progetto è doverosa, anzi, potremmo definirla obbligatoria. Studia le performance che hai ottenuto e confrontale con quelle di altri progetti per capire cosa è andato bene e cosa invece ha deluso le aspettative. Assicurati di avere tutti i dati e le informazioni di cui hai bisogno. Se ti sei accorto che hai disperso dei dati importanti, per il prossimo progetto saprai raccoglierli e organizzarli in modo efficace, e non ti accadrà più di perderne per strada. L’utilizzo di un software che archivia e raccoglie tutte le informazioni ti può aiutare in questo.

2. Monitorare le scadenze

La gestione di un progetto implica la definizione preventiva di due elementi fondamentali: la procedura che si intende seguire e la deadline che segna il termine delle lavorazioni, e quindi la data di consegna; se la tua azienda ha a che fare con un gran numero di progetti, potrebbe essere complesso tenere sotto controllo le scadenze di tutti, e non c’è cosa peggiore che consegnare in ritardo. Anche in questo caso un gestionale può diventare uno strumento per automatizzare e ridurre al massimo le mancate consegne.

3. Tenere lo storico dei vari step di lavorazione

È importante che tutte le risorse che lavorano ad un progetto rendano tracciabile quanto fanno. Questo perché se al termine delle lavorazioni c’è stato qualche intoppo, diventa molto più semplice per il Project Manager capire di cosa si è trattato, in che fase è avvenuto e per quali motivi. Tutto ciò consente anche il confronto con gli altri progetti e l’identificazione di errori ricorrenti.

4. Organizzare il lavoro e delegare i task alle risorse dedicate

Non è possibile fare tutto da soli: ecco perché il lavoro di squadra è spesso l’unico modo per far fronte all’ingente quantità di cose da fare. Delegare e assegnare task diversi, sfruttare le risorse giuste e allocarle in modo che non ce ne sia nessuna sovraccarica: queste operazioni stanno alla base della gestione dei progetti. Tieni d’occhio sia le risorse interne sia quelle esterne, e presta attenzione alla contabilità, facendo in modo che sia integrata con le singole buste paga. Per l’assegnazione e il monitoraggio dei task si può ancora una volta ricorrere all’uso di un sistema automatizzato.

5. Preparare una lista di soluzioni per gestire le possibili criticità

Ogni progetto ha le sue difficoltà, dovute a delle variabili più o meno prevedibili. Una buona gestione a livello organizzativo implica il saper superare tutte le criticità che si presentano, comprese le situazioni di emergenza. L’approccio dev’essere sempre orientato a trovare una soluzione valida nel minor tempo possibile.

Queste sono le best practice più importanti da seguire per chi si occupa della gestione dei progetti di un’azienda. Come abbiamo potuto notare, l’utilizzo di un buon gestionale può assistere il PMO in tutta la supervisione, aiutandolo a tenere sotto controllo tutti quegli aspetti su cui è facile cadere in errore. Ci sono dettagli e informazioni rilevanti che possono sfuggire di mano, soprattutto se si lavora su più progetti contemporaneamente.

I gestionali sono stati ideati per migliorare l’organizzazione aziendale, ed è giusto sfruttarli a dovere per alleggerire il carico di stress e poter garantire il felice esito di ogni attività. Senza contare che – repetita iuvant – il progresso nei progetti futuri si ottiene anche grazie al monitoraggio costante dei risultati di ogni singolo progetto.