Gestione dei documenti e sicurezza informatica in smart working

Possiamo affermare che il lockdown abbia cambiato radicalmente il modo di lavorare: gli ultimi mesi ci hanno obbligato a gestire tutto da casa, a organizzarsi velocemente per non perdere business e produttività.
In tutta questa trasformazione è normale aver dimenticato qualche particolare, soprattutto in fatto di gestione dei documenti e sicurezza informatica, o semplicemente non ritenere importanti certi aspetti sperando in un ritorno alla normalità; soprattutto per quelle aziende che non avevano mai sperimentato il lavoro da remoto prima d’ora.

Esistono però aspetti dello smart working che non possono essere sottovalutati per evitare problemi futuri. Ecco qualche particolare da tenere in considerazione per non avere brutte sorprese:

Condivisione dei dati

Sicuramente in molti avranno avuto il problema della condivisione dei dati: come avere la certezza di lavorare su un documento aggiornato e non su uno vecchio?
Una soluzione può essere salvare tutti i dati su un Cloud ma, qualunque sia la vostra scelta, bisogna prestare attenzione al fatto che stiamo lavorando a documenti aziendali e quindi, oltre alla loro condivisione, è necessario valutare il grado di sicurezza informatica.
Infatti, essendo collegati da remoto, è probabile che ogni dipendente utilizzi il proprio computer e la propria rete di casa, di conseguenza potrebbe non avere installati antivirus o antimalware adeguati.

In questi casi esistono diverse soluzioni tra cui la più semplice e scontata è quella di procedere all’installazione di un antivirus (se possibile quello aziendale), oppure avere la possibilità di utilizzare dispositivi forniti dall’azienda.
Inoltre è utile avere un sistema di controllo del PC da remoto in modo che i tecnici presenti in azienda possano controllare la situazione.

Ruoli e autorizzazioni

È fondamentale assegnare ad ogni dipendenti il suo ruolo, sia per rendere più semplice la comunicazione all’interno del team, sia per permettere o meno l’accesso a determinati documenti.
Per poter far questo esistono diversi strumenti HR e anche qui è importante trovare un modo sicuro per effettuare il login da remoto: solitamente il modo più semplice e veloce è quello di inserire l’autenticazione a due fattori, tramite password e successivamente inserendo un secondo codice di conferma che può arrivare tramite messaggio o essere generato da un token.

Gestione del personale

Un nodo da sciogliere è quello legato alle assenze che non tutte le aziende sanno come verificare in modo semplice.
Certi sistemi gestionali sono progettati per aiutarti in questo, attraverso un calendario si può vedere se sei operativo, se hai richiesto il giorno libero, ecc…
Sempre attraverso questi sistemi è possibile gestire i cedolini che vengono compilati dal responsabile e inviati a ciascun dipendente in totale sicurezza, questo perché per poter leggere il documento si dovrà accedere al sistema con il proprio account.

Infine anche la verifica delle presenze non è da trascurare. Per registrare le ore svolte si può mettere a disposizione un foglio presenze settimanale da compilare, così da avere sotto controllo le attività in corso e le scadenze da rispettare anche se, come già considerato all’interno dell’articolo Lavoro da remoto: come sfruttare al meglio questo cambiamento, invece che contare le ore di presenza è più utile ragionare in termini di attività portate a termine. 

Programmazione delle attività

Ultimo punto da considerare è la gestione delle attività, come fare per rimanere allineati in un team, magari di 9 o 10 componenti, che lavorano su documenti diversi?
La soluzione è creare una checklist delle attività da svolgere in modo da programmare i messaggi di scadenza e inviare le notifiche alle persone interessate.
In alternativa è possibile creare un calendario condiviso su Google Calendar per assegnare le attività ad ogni dipendente e impostare un promemoria per ricordare le scadenze.

Riassumendo, qualsiasi strumento andrete a utilizzare per la gestione dei documenti, del personale e delle attività, assicurati di avere un grado di sicurezza informatica adeguato e di istruire i tuoi collaboratori al meglio per superare questo momento e perché no rivoluzionare per sempre il vostro modo di lavorare.