Gestire e firmare i documenti? Puoi farlo senza spostarti!

La gestione delle firme sui documenti obbliga lo spostamento fisico delle persone, cosa difficile in questo particolare momento.
Gruppo Sme.UP mette a tua disposizione soluzioni che permettono di ottenere lo stesso risultato senza muoversi. Allo stesso modo poter strutturare al meglio la Pec aziendale e gestirla nel modo corretto, evita alle risorse della tua azienda spostamenti fisici.

Adotta ora queste soluzioni per poterne usufruire anche al termine di questo momento delicato!

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Compila il form… e continua a leggere l’articolo! [/vc_column_text][contact-form-7 id=”39744″][vc_column_text]La gestione dei documenti all’interno di un’azienda implica anche la gestione e archiviazione di un grande numero di documenti firmati. Questo può implicare di dover smistare, riordinare e archiviare un gran numero di documenti. Se questi sono cartacei infatti, applicheranno una gestione molto onerosa perché nella maggior parte dei casi, un documento firmato implica la creazione di più copie.
Inoltre, in un momento come questo in cui gli spostamenti sono da limitare al massimo, la gestione dei documenti da firmare può diventare un problema, perchè nel caso di documenti cartacei, la firma implica lo spostamento fisico delle persone. 

Come abolire i fogli di carta?

Le aziende oggi possono eliminare i grandi faldoni di carta e digitalizzare la gestione dei documenti aziendali grazie a un software di gestione documentale. Questo tipo di programmi è studiato appositamente per amministrare in maniera ottimale i documenti aziendali. Un software di gestione documentale offre infatti funzionalità che consentono di: 

• Archiviare i documenti elettronici
• Organizzare i documenti in maniera ordinata e strutturata, anche in maniera automatica, tramite un sistema di cartelle e categorie
• Cercare e trovare facilmente i documenti desiderati attraverso ricerche avanzate 
• Proteggere le informazioni: tutti i documenti sono protetti dallo smarrimento o dal danneggiamento

E come gestire le firme da remoto?

Alcuni software di gestione documentale non si limitano all’archiviazione dei documenti, ma sono predisposti per una gestione completa della documentazione aziendale e di tutti i relativi processi, compreso l’archiviazione a norma e la firma remota. Come avviene la firma in modalità remota? Semplice: attraverso la firma elettronica. La firma elettronica consente di firmare i documenti in maniera digitale in tutta sicurezza e con valore legale.
In particolare i software di gestione documentale consentono di gestire dall’inizio alla fine il processo di interscambio di documentazione da firmare. Il processo, solitamente, prevede la generazione di un documento, l’invio del documento via mail al destinatario per farlo firmare, la firma in formato elettronico, la spedizione del documento firmato al mittente e l’archiviazione del documento. Ma non solo: consentendo di gestire l’intero processo, prevedono anche l’utilizzo integrato della PEC e della fatturazione elettronica. Tutta la procedura avviene quindi attraverso un processo strutturato e reso semplice grazie al programma di gestione documentale. 

Tutti i vantaggi di un sistema integrato 

I software di gestione documentale offrono moltissimi vantaggi:

• Digitalizzazione della documentazione aziendale e gestione tramite un’interfaccia intuitiva 
• Amministrazione completa di tutto l’iter per la firma dei documenti
• Gestione delle firme da remoto senza spostamenti fisici
• Ottimizzazione dei flussi documentali e automatizzazione delle archiviazioni
• Trattamento dei dati sicuro con la posta certificata 
• Accesso ai documenti anche da mobile

Come affrontare la ripartenza

Gli strumenti digitali e  i dati sono ingredienti essenziali per far ripartire la tua azienda con una marcia in più dopo questo periodo di fermo. E’ importante proteggere adeguatamente i dati e dotarsi di strumenti che consentano di sfruttarli al meglio.
La tua azienda li ha già tutti? Fai il test!  Scopri  quali sono e come affrontare al meglio la ripartenza: il Gruppo Sme.UP è al tuo fianco per fornirti tutto il supporto di cui la tua impresa ha bisogno.[/vc_column_text][vc_btn title=”Fai il test ” color=”juicy-pink” link=”url:https%3A%2F%2Fwww.smeup.com%2Fripartire-con-dati%2F|||”]