La Firma Digitale Biometrica o Firma Grafometrica è il tipo di firma elettronica che più si avvicina a quella classica con cui vengono firmati i documenti cartacei. L’utente appone la sua firma autografa tramite un pennino su di un dispositivo elettronico intelligente in maniera del tutto naturale, come se lo stesse facendo su un documento cartaceo. Il dispositivo rileva i dati biometrici della firma come il movimento, la velocità, la posizione, la pressione di ogni singolo punto del tratto del pennino e li codifica in modo protetto e criptato, creando un’associazione tra documento e firma.

La Firma Digitale Biometrica permette così la gestione in digitale di quei documenti che oggi prevedono un passaggio cartaceo per l’apposizione di firme autografe ed ha valore legale nei limiti previsti dalla normativa.
La particolarità della Firma Digitale Biometrica è di non richiedere che il sottoscrittore sia preventivamente munito di un “certificato”, né di una smartcard, né di un dispositivo di autenticazione di alcun tipo. Il sistema acquisisce i dati biometrici della firma (tempo, posizione, pressione di ogni singolo punto del tratto di penna) e li codifica in modo protetto nel documento firmato, creando una associazione forte tra documento e firma.

💡I vantaggi nell’adozione della firma digitale biometrica

Dotarsi di un sistema di Firma Grafometrica offre diversi vantaggi. Alcuni sono tangibili direttamente.

Non è, ad esempio, più necessario partire dal documento cartaceo e poi trasformarlo in digitale, ma viene creato direttamente un documento elettronico legale con firma autografa andando, così, ad azzerare tutti i costi legati alla carta, al toner, all’usura delle stampanti.
Eliminando completamente la fase di dematerializzazione dei documenti, si ottengono significativi tagli anche sui costi di scansione e archiviazione. Ma è particolarmente sensibile l’abbattimento di molteplici costi indiretti.
I documenti firmati sono immediatamente disponibili al Sistema Informativo aziendale ed i processi diventano così più efficienti, snelli e veloci.
I documenti sono condivisibili eliminando pericolose duplicazioni.
Si riduce significativamente la possibilità di errore umano.
Diminuiscono i tempi di gestione e ne beneficia globalmente tutto il flusso documentale aziendale.

Se poi consideriamo i casi che richiedono firme in mobilità, i vantaggi sono ancora più evidenti.
Attraverso la Firma Digitale Biometrica avanziamo nel processo di dematerializzazione dei documenti aziendali.

Sono poi da considerare i vantaggi che possono scaturire da una migliore immagine verso il cliente/utente, che non incappa più in problemi di attese per la produzione dei documenti da firmare, dovuti ad esempio a grosse code di stampa in momenti di punta o ad una improvvisa indisponibilità della stampante. Inoltre, ha la consapevolezza di essere di fronte ad un’organizzazione moderna, tecnologica, attenta all’impatto ambientale ed efficiente.

Firma Digitale Biometrica: tassello importante nel percorso di digitalizzazione dei processi documentali

Le soluzioni di Firma Grafometrica sono un tassello fondamentale nel processo generale di digitalizzazione. Oggi un moderno e completo sistema di gestione documentale deve abbracciare l’intero ciclo di vita dei documenti dalla loro nascita fino alla loro conservazione, gestendo in modo integrato e totalmente digitalizzato anche i documenti legalmente firmati con firma grafometrica, assicurando loro anche un valore fiscale e legale tramite la conservazione sostitutiva a norma e permettendo di inviarli tramite posta elettronica anche certificata (PEC).

Ogni Azienda a prescindere da tipologia, dimensione e mercato di riferimento, necessita di una gestione complessa di molteplici processi relativi ad iter di documenti che, dopo essere stati prodotti, devono essere firmati e quindi inseriti nel sistema informativo aziendale per la gestione in totale sicurezza del loro completo flusso informatico.

Documenti come contratti, accettazioni, deleghe, documenti di trasporto, documenti per il consenso dei dati personali e di presa in visione della privacy ecc. Processare questi documenti è particolarmente oneroso per le Aziende sia dal punto di vista gestionale che economico. Tali documenti infatti nascono digitali, vengono trasformati in cartacei, vengono firmati, quindi nuovamente dematerializzati per poi essere inseriti in un sistema gestionale e documentale completo fino alla loro conservazione sostitutiva a norma.

Attraverso la Firma Digitale Biometrica avanziamo nel processo di dematerializzazione dei documenti aziendali.

Esempi di ambiti applicativi: la firma digitale nella GDO e nel Retail

Contratti, accettazioni, deleghe, DDT, moduli per il consenso dei dati personali e della privacy sono alcuni esempi di documenti che devono essere firmati, archiviati e conservati. Come fare per gestire tutto il processo digitalmente?

Pensiamo, ad esempio, alle carte fedeltà, ormai onnipresenti, la cui emissione necessita della registrazione di tutti i dati dell’intestatario e della sua firma per la gestione della privacy. Vi è poi il caso delle estensioni di garanzia, che sempre più spesso vengono proposte a seguito della vendita di prodotti costosi per prolungare la garanzia del produttore. Pensiamo infine all’offerta di finanziamenti da parte di molte grandi catene di vendita, che ospitano all’interno dei loro store dei punti dedicati all’erogazione di prestiti finalizzati. Per l’attivazione di questi servizi vengono prodotti dei documenti cartacei con i dati del cliente, il quale deve firmarli prima che vengano digitalizzati e possano proseguire il loro iter documentale.

Si potrebbe continuare con tantissimi altri esempi. È, quindi, evidente che i punti di vendita GDO abbiano la necessità di semplificare e snellire quanto più possibile tutti i processi legati ai documenti che prevedono la firma del cliente, al fine di ridurre al massimo il suo tempo di attesa e di fidelizzarlo, aumentandone la soddisfazione. Un sostanziale aiuto viene oggi dalla tecnologia: l’adozione della Firma Digitale Biometrica è la soluzione con valore legale, che permette di semplificare, velocizzare, ottimizzare, mettere in sicurezza i processi legati ai documenti che prevedono la firma del cliente, ottenendo contemporaneamente una sensibile riduzione dei costi.

SignMeUP: la soluzione facile e veloce di firma digitale biometrica

smeup è in grado di affiancare i clienti in questo percorso di digitalizzazione dei processi aziendali, attraverso un’offerta integrata di soluzioni tecnologiche, supporti professionali specialistici e formazione. Nello specifico offre al mercato la soluzione di Firma Digitale Biometrica SignMeUp, fruibile con tavolette LCD. Si tratta di una soluzione completa, sicura, semplice, multiazienda e multilingua ed in grado di integrarsi completamente in qualsiasi ERP aziendale e in qualsiasi piattaforma di gestione documentale. Permette così un completo flusso dei documenti totalmente digitalizzato e integrato, quindi più snello, più sicuro, più veloce, più ecosostenibile e più economico. Semplicità di attivazione ed efficacia garantiscono un rapido ritorno dell’investimento.