Digitalizzare i processi: cosa vuol dire davvero?

Digital Transformation, Digitalizzazione aziendale, Digitalizzazione dei processi…facciamo chiarezza!

Come spesso avviene quando nel mondo del business appaiono nuovi termini legati a tecnologie, trend o metodologie, si pensi ad esempio al Cloud, agli approcci Lean, all’Industry 4.0 o all’Internet of Things,  l’eccesso di informazioni e il continuo moltiplicarsi dei servizi offerti da un numero sempre crescente di esperti, consulenti, partner…porta all’Overloading Information, ossia a quella percezione che conduce l’utente ad una sensazione di confusione generale perché sopraffatto dal numero di informazioni ricevute o ricercate.

Il tema della digitalizzazione non fa eccezione!

Dall’altro lato, si può affermare che il campo di applicazione della tematica “trasformazione digitale” è certamente molto vasto, in quanto coinvolge la revisione dei processi aziendali, la diffusione di piattaforme cloud, l’IoT, i Big Data, il mobile, la blockchain con la sua capacità di trasformare la gestione dei contratti o il suo formato più noto, le criptovalute.

Questo porta ad una graduale sostituzione e poi all’abbandono degli strumenti tradizionali, con l’obiettivo di snellire i flussi di lavoro legati ad ambiti molto diversi tra loro, ma tutti funzionali alla corretta gestione aziendale: dalla produzione alla distribuzione, dalla direzione marketing e vendite all’amministrazione, ecc…

Digital Transformation: la definizione

La Digital Transformation o trasformazione digitale in ambito aziendale può essere definita come il cambiamento prodotto dall’applicazione efficace e trasversale della tecnologia digitale (con soluzioni diverse in base alle proprie necessità) a tutte le aree e i processi di un’organizzazione, portando quindi anche un cambiamento nel modo di relazionarsi con i diversi stakeholder interni ed esterni.

Nelle aziende

Con il termine digitalizzazione aziendale si intende l’utilizzo di tecnologie e dati digitali per ottimizzare il business, trasformare i processi aziendali e creare un ambiente in cui le informazioni sono al centro del sistema.

Nei processi aziendali

Conseguenza della digitalizzazione aziendale, come accennato, è la digitalizzazione dei processi aziendali che ha l’obiettivo di ottimizzare l’efficacia di ogni attività e coinvolgere il consumatore, rendendo l’azienda capace di evolversi e restare sempre competitiva sul mercato. Tutto questo è possibile solo investendo in nuove tecnologie per approfittare di tutte le opportunità offerte dall’era digitale.

Ma chi sono gli attori della Trasformazione Digitale?

Non vanno dimenticate le PERSONE!

Persone e tecnologie, infatti, sono entrambi asset fondamentali nel percorso di evoluzione delle imprese. Per questo la “trasformazione” deve coinvolgere non solo la parte tecnologica dell’azienda, ma implica un ben più profondo cambiamento dell’intera organizzazione. Diventa fondamentale infatti coinvolgere le persone, i propri collaboratori, che come sempre restano il fattore critico per il successo di un’organizzazione.

Digitalizzazione aziendale: lo strumento che permette alla cultura digitale di tradursi in risultati concreti grazie alle persone che cambiano approccio e agiscono in maniera proattiva!

“Mentre l’enfasi nella trasformazione digitale tende a essere sul lato tecnologico (Mobile, Cloud, AI, IoT, Blockchain, Realtà virtuale e aumentata), le maggiori opportunità risiedono sui fronti del processo e delle persone. L’utilizzo del digitale per ripensare i processi esistenti può offrire vantaggi significativi in termini di velocità ed efficienza nel modello operativo complessivo di un’azienda. Investire nell’aggiornamento delle competenze della forza lavoro esistente e nell’aggiunta di talenti digitali contribuirà ad accelerare la trasformazione digitale in tutta l’azienda, consentendo a una maggior parte della forza lavoro di innovare attorno al business attuale e, allo stesso tempo, incubando nuovi prodotti e modelli di business abilitati digitalmente per il futuro.”
Scott Snyder – Partner di Heidrick Consulting, Senior Fellow

Digitalizzare i processi. Come? Quando? Perché?

Oggi nelle aziende il concetto di “digitalizzazione dei processi” viene molto spesso associato a quello di automazione.

Quando si sente dire “abbiamo digitalizzato”, significa che l’azienda è passata dalla carta alla gestione dei dati in digitale e dalla gestione dei documenti cartacei ai flussi di lavoro automatizzati.

Se i tuoi processi non sono automatizzati, infatti, non c’è nulla di digitale in essi.
L’automazione richiede l’utilizzo di determinati software per la gestione dei processi strategici e quotidiani. La riduzione della quantità di carta, del lavoro manuale e degli errori umani è una parte importante.

Tuttavia, la trasformazione digitale non si ferma alla mera automazione. Quando si digitalizza un processo, è necessario automatizzare il flusso di lavoro esistente e al contempo migliorarlo.

I vantaggi della Digitalizzazione dei Processi

Nella pratica come si digitalizza un processo?

La digitalizzazione dei processi è la leva fondamentale che consente di trasformare profondamente il business aziendale per cogliere tutte le opportunità offerte dal digitale.

Ecco 4 consigli per la digitalizzazione.

Digitalizzazione dei processi aziendali: lo stato dell’arte

Grazie all’introduzione della fattura elettronica e all’NSO in Italia la situazione è in divenire. Questo è quanto risulta dall’Osservatorio Digitalizzazione di Assolombarda che ha individuato una discreta differenza tra piccole imprese, medie e grandi, evidenziando però elementi interessanti come l’uso di un ERP nel 92% delle grandi aziende e nella presenza di un IT manager nel 100% delle imprese con più di 250 dipendenti, percentuali che si riducono progressivamente con le dimensioni dell’attività. Risulta anche che solo il 22% delle aziende manifatturiere sta effettivamente impiegando soluzioni di smart manufacturing.

In merito al grado di digitalizzazione di tutto il processo aziendale, dai fornitori fino alla gestione dei clienti risulta che solo l’8% delle aziende B2C e il 5% delle aziende B2B sono integrate sia a monte sia a valle. Le grosse differenze si registrano sia tra piccole e grandi imprese, sia tra player affermati e startup innovative. I player affermati, che risultano consci della necessità di evolvere e sfruttare la digitalizzazione dei processi per raggiungere nuovi livelli di efficienza e competitività sul mercato, faticano non tanto nell’introduzione di nuova tecnologia o nell’avere un approccio olistico alla digitalizzazione dei processi, ma nella gestione del cambiamento.

Il ruolo della gestione documentale

In che modo la tecnologia ha cambiato la gestione documentale?
Potremmo rispondere: in tutto e per tutto!

La Trasformazione Digitale nella gestione documentale non si limita alla sola conversione del documento cartaceo in documento digitale. Le aziende infatti hanno completamente trasformato prima i loro sistemi di creazione e poi di archiviazione dei documenti in veri e propri processo di lavoro digitalizzati.

Fase 1: Dematerializzazione dei documenti

Si può dichiarare con assoluta certezza che uno dei primi step della Digital Transformation sia stata la dematerializzazione dei documenti, fino ad affermare che lo stesso passaggio dalla carta al file informatizzato abbia permesso alle aziende di avviare il proprio processo di digitalizzazione.

La storia della Digitalizzazione Documentale.

In prima battuta le aziende che hanno compreso i benefici della digitalizzazione hanno testato con mano il risparmio sui costi, la maggior velocità di gestione delle procedure, l’ottimizzazione degli spazi di archiviazione. Proprio così, perché con la dematerializzazione cambia anche il concetto di spazio fisico che, grazie all’archiviazione e alla conservazione elettronica, hanno prodotto un notevole risparmio sia in termini di carta utilizzata che dei sistemi.

A questo punto si è arrivati spontaneamente ad affrontare una delle sfide della Digital Transformation: la gestione delle informazioni.

Come gestire processi e flussi di informazioni nati in ambiente digitale?
Come sfruttare a pieno le potenzialità di queste informazioni?
Come formare le risorse per gestire al meglio questo cambiamento?

È a questo punto che siamo passati alla “digitalizzazione dei processi”.

Fase 2: Digitalizzazione dei processi

I dati e quindi i documenti che li contengono rappresentano da sempre il cuore di un’azienda.
Oggi però la mole di informazioni generate dal business e la loro gestione è diventato un aspetto critico che non permette più un approccio di tipo analogico. Questo anche perché nella vita dell’impresa di solito la generazione di un documento ne genera a cascata molti altri che coinvolgono, a seconda del caso, direzioni aziendali differenti: si pensi per esempio a contratti, email, ordini, fatture, preventivi, ddt, ecc…

Come garantire al documento e alle relative informazioni di transitare da un ufficio all’altro, senza rischiare di perdere dati e coinvolgendo in sicurezza tutti gli attori interessati?

Ecco che entra in gioco la digitalizzazione dei processi aziendali!

Quando il documento diventa digitale, allora è indispensabile che diventi digitale l’intera gestione del flusso di attività.
Ed è qui che, attraverso l’automazione di cui parlavamo prima, la tecnologia supporta le aziende garantendo sicurezza, efficienza e risparmio.

La tecnologia

L’automazione prende vita tramite la tecnologia digitale, indispensabile per attuare il cambiamento necessario a garantire all’azienda competitività sul mercato.

Lo strumento deve essere:

• mobile
• cloud
• consentire la gestione documentale elettronica
• permettere la digitalizzazione dei documenti e la conservazione
• favorire la collaborazione

SMEUP: Perché la digitalizzazione dei processi?

GIANNA LADU: Digitalizzazione dei processi perché siamo in un periodo che ce lo richiede. L’emergenza da Covid-19 ha reso importante avere documenti sempre disponibili anche fuori dall’ufficio, in modalità smart working, e quindi la possibilità di poter accedere a tutto da qualsiasi parte ci si trovi per poter lavorare.
Inoltre con la dematerializzazione dei documenti si può avere tutto disponibile su sistemi condivisi e controllati, cosa che con i documenti cartacei non è possibile perché si rischia di avere la perdita di alcuni, la non condivisione e la non univocità delle informazioni.
Molte aziende ancora non sono adeguate e allineate a questa nuova esigenza e modo di lavorare.

SMEUP: Quali sono i vantaggi della digitalizzazione per il cliente?

GIANNA LADU: Parlando di esempi concreti e reali di clienti che hanno attuato una digitalizzazione dei documenti: questa scelta ha permesso di avere diversi vantaggi per quanto riguarda costi e tempi di ricerca dei documenti, basti pensare per esempio alla documentazione del dipartimento Risorse Umane, al tempo che perde effettivamente un ufficio tale per rintracciare la documentazione relativa ad un dipendente, o anche solo ricordare quando scadono le varie certificazioni che devono essere rinnovate.
Anche da parte dello stesso dipendente è un vantaggio, perché non deve necessariamente recarsi al proprio ufficio HR per richiedere delle certificazioni e dei documenti, ma può accedere alla sua casella personale e recuperare questa documentazione con pochi click.
Quindi risparmio sicuramente di tempo e consultazione ma anche risparmio in termini di carta e aiuto nella gestione della documentazione stessa.
Un altro esempio che mi viene in mente riguarda l’approvazione di documenti dove è richiesta la firma di una o più persone nei piani alti dell’azienda, come le autorizzazioni: la possibilità di poter coinvolgere velocemente diverse persone anche non presenti in ufficio, grazie agli strumenti e ai documenti dematerializzati che ci permettono di farlo, risparmiando in termini di costi e tempi per poter approvare determinati documenti o fatture.

Intervista del 10.10.2020

ARXivar, la soluzione per la digitalizzazione dei processi aziendali

ARXivar è il software documentale flessibile che permette di trasformare in workflow ogni processo e procedura aziendale, in maniera semplice ed intuitiva.

I vantaggi che ne derivano sono:

• Utilizzo valido delle risorse
• Risultati ottimizzati, connessi e presumibili
• Focalizzazione sulle opportunità in evoluzione e definizione delle relative priorità
• Possibilità di convogliare gli sforzi sui processi chiave
• Diminuire eccessi o attività, incarichi e mansioni raddoppiati
• Rendere l’intera struttura aziendale più agile e pronta al cambiamento
• Visione d’insieme

Alcuni processi digitalizzati con ARXivar sono:

• Gestione digitale note spese
• Gestione digitale DDT
• Gestione digitale dell’ordine
• Gestione email pec
• Gestione contratti con firma grafometrica
• Gestione multicanale corrispondenza

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