Cos’è un sistema ERP di ultima generazione? Come funziona?

I programmi ERP, nel corso degli anni, hanno fatto passi da gigante, evolvendosi da programmi dipartimentali a vere e proprie piattaforme gestionali. Non solo: si sono anche diversificati, diventando adatti a ogni tipo di azienda. Il mercato lo dimostra, offrendo una vasta gamma di prodotti tra cui scegliere. 

Come funzionano quindi i nuovi sistemi ERP di ultima generazione? Facciamo prima un passo indietro, rivedendo la definizione di ERP. Questa infatti, è uno dei primi punti che contraddistinguono questi sistemi da tutti gli altri programmi. 

Definizione di ERP

Con l’acronimo ERP si intende Enterprise Resource Planning, ovvero un programma di pianificazione delle risorse aziendali. Questi sistemi sono nati appunto per consentire alle aziende di gestire una pianificazione organizzata delle proprie risorse, anche se oggi si sono ulteriormente evoluti e permettono di gestire tutti i processi dell’impresa. 

Qual è quindi il valore aggiunto di un ERP? Quello di pianificare le risorse aziendali attraverso la gestione di dati trasversalmente a più reparti. 

Come funziona un sistema gestionale ERP

Un software gestionale ERP consente quindi di gestire in maniera integrata tutti i processi di business rilevanti di un’impresa: vendite, acquisti, gestione magazzino, logistica, produzione, contabilità e via discorrendo. Elemento distintivo dei software ERP è quello di gestire l’azienda come un unico organismo, attraverso informazioni organizzate tramite flussi trasversali a più dipartimenti, consentendo un coordinamento ottimale dei processi. 

La gestione delle informazioni trasversale a più aree aziendali è possibile grazie all’archiviazione dei dati all’interno di un unico database unificato che permette la condivisione di una stessa informazione all’interno dei diversi dipartimenti aziendali senza il rischio della duplicazione del dato che porta molto spesso ad errori e inefficienze. 

L’azienda è amministrata inoltre come un sistema aperto, ovvero integrata con tutti i soggetti esterni con cui ha relazioni per la propria attività come fornitori, stakeholders. 

Cosa contraddistingue un ERP dagli altri programmi

• Univocità delle informazioni: il database unificato garantisce l’univocità delle informazioni utilizzate anche per diversi processi, evitando errori e inefficienze.
• Gestione di tutti i processi: i programmi ERP consentono una gestione completa di tutti i processi aziendali e dei flussi di lavoro che li costituiscono, permettendo anche di organizzarli in maniera strutturata. Inoltre, le informazioni aggiornate in tempo reale permettono di ottimizzare e sveltire lo svolgersi di tutti i workflow.
• Integrazione: i sistemi ERP sono integrabili con altri programmi già presenti e sono in grado di dialogare con essi, massimizzando il valore dei diversi sistemi presenti e scongiurando il rischio di duplicazione del dato. 
• Azienda come sistema aperto: essendo integrabili con altri programmi e consentendo una gestione unificata i tutti i processi aziendali, consente anche di gestire i flussi di lavoro che coinvolgono soggetti esterni all’azienda.
• Controllo e monitoraggio: i sistemi ERP sono in grado di massimizzare il valore dei dati che vengono inseriti al loro interno per trarre informazioni importanti per comprendere l’andamento dei flussi di lavoro e dei processi. Permettono infatti, grazie all’aggiornamento in tempo reale dei dati, di avere sempre sotto controllo l’andamento delle attività in essere e di misurarne le performance.
• Adattabilità e personalizzazione: grazie alla struttura a moduli, i software gestionali ERP sono i sistemi che offrono il maggior livello di adattabilità alla realtà aziendale e di personalizzazione con le funzioni che meglio rispondono alle necessità specifiche dell’azienda.