Data Governance per sfruttare le potenzialità dei dati

Prima di analizzare nel dettaglio cos’è la Data Governance è importante sapere che ogni azienda possiede un’enorme quantità di dati (Big Data), che molto spesso non riesce a sfruttare nel modo corretto, sia perché non ha un piano ben definito che per non conoscenza delle possibilità e benefici annessi.
Informazioni non accurate o poco aggiornate, infatti, rischiano di compromettere le decisioni di Business da prendere ed è per questo che la Data Governance è fondamentale per sfruttare al massimo le potenzialità dei dati.
Bisogna dunque aumentare la propria “fiducia nei dati” e nei sistemi che li analizzano (analytics) attraverso un insieme di regole per raccogliere, integrare e utilizzare i dati, sia strutturati che non strutturati, rappresentanti le fondamenta della Digital Transformation.

I dati strutturati sono dati oggettivi, come numeri, nomi, date, indirizzi, che possono essere raccolti da software di analisi ed esportati, archiviati e organizzati in database come Excel o SQL (Structured Query Language).

I dati non strutturati sono invece opinioni soggettive, come risposte a un sondaggio, commenti sui social media, risposte ricevute via mail, difficili da raccogliere e archiviare in Excel o SQL. Per questo motivo vengono archiviate in documenti Word o in database non relazionali (noSQL) in modo da poter eseguire una ricerca per parole o frasi.

Cos’è la Data Governance e perché è importante

Ma veniamo al dunque, la Data Governance è:

“la definizione delle regole e il controllo sulla gestione dei dati, in termini di pianificazione, esecuzione e monitoraggio.” – DAMA (associazione nazionale Data Management)

Quindi possiamo dire che se nel 2006 Clive Humby, data scientist e matematico inglese, affermò che “I dati sono il nuovo petrolio”; possiamo paragonare la Data Governance alla macchina che lo utilizza.

Andiamo più nel concreto, visto che i dati sono essenziali per la Digital Transformation, è chiaro che una corretta Data Governance permette di gestire al meglio tutti i dati provenienti da molteplici fonti diverse tra loro, permettendo così all’azienda di affrontare al meglio le decisioni di Business; questo si traduce nello sviluppo di un solido Framework di governance dei dati che migliora l’integrazione, l’accesso, la sicurezza e la gestione dei dati all’interno dell’azienda.

Un Data Governance Framework è un insieme di regole utili a portare tutti i membri dell’azienda al medesimo livello di consapevolezza rispetto alla gestione dei dati, con lo scopo di utilizzare, nel miglior modo possibile, le informazioni in proprio possesso per raggiungere gli obiettivi aziendali prestabiliti.

Una buona strategia alla base della Data Governance

La parte fondamentale di ogni progetto è partire con una strategia chiara e seguirla fino alla fine, modificandola se necessario, e anche quando si parla di Data Governance è necessario far chiarezza su alcuni punti chiave prima di partire:

■ Che significato hanno i miei dati?
■ Come gestisco le responsabilità? (Vanno suddivise tra Line of Business e IT)
■ Secondo quale criterio un dato è di qualità?
■ Sono sicuro che tutta l’organizzazione è stata adeguatamente informata?

E come sempre, prima di cominciare, è opportuno verificare la situazione attuale di gestione dei dati, di linguaggi utilizzati e se e come formare il personale in maniera tale da avere tutti le medesime competenze, in linea con quelle richieste.

Detto questo è arrivato il momento di introdurre la Data Governance in azienda e per facilitarne l’adozione ecco qualche approccio per affrontare il percorso gradualmente, mettendo in primo piano i bisogni dell’azienda.

I benefici della Data Governance

Non esistono benefici universali, come scritto in precedenza ogni azienda raggiungerà i propri benefici in base agli obiettivi posti in partenza. Vediamo alcuni benefici tra i più comuni.

Al primo posto c’è sicuramente l’aumento del fatturato. Grazie all’analisi dei dati raccolti sarà possibile aumentare la quota di mercato e la fidelizzazione dei clienti, offrendo un’esperienza sempre più personalizzata; restando in tema fiducia, aumenterà anche quella dell’azienda verso i dati analizzati a disposizione, il che renderà molto più veloce e preciso il processo decisionale nelle scelte di Business da adottare.

Può sembrare banale ma non lo è: analizzando nel modo corretto i dati a disposizione andrai incontro a una diminuzione del rischio, infatti la maggior parte dei programmi di Data Governance risponde in primis alle necessità legate alla sicurezza, alla privacy.

Per fare un esempio più specifico esiste il beneficio della monetizzazione che riguarda tutte quelle organizzazioni che vendono i dati raccolti come ad esempio le compagnie telefoniche.

Inoltre, per qualsiasi organizzazione ci sarà una diffusione della conoscenza perché coinvolgendo tutte le linee di business aziendali sarà possibile non solo evitare problemi legati a diverse interpretazioni dello stesso dato ma anche evitare costi inutili per il reverse engineering.

Finora abbiamo analizzato i possibili benefici che la Data Governance può portare alle Line of Business ma anche l’IT può trarne diversi vantaggi, come ad esempio la chiarezza nella definizione delle richieste gestite, derivante dall’adozione di un “dizionario” dati per stabilire in maniera univoca il significato di ogni informazione oppure un beneficio in termini di ownership in quanto ogni responsabilità verrà assegnata al proprietario corretto, non sarà tutto in mano all’IT ma anche alle Linee di Business.

Infine sia che si parli di Line of Business che di unità Sistemi Informativi ci sarà una sensibilizzazione sull’uso corretto dei dati sulla cultura data-driven.

Conclusione

Per concludere esistono diverse organizzazioni che utilizzano la Data Governance come se fosse un’abitudine soprattutto nel settore banche e assicurazioni, praticamente costretti a controllare i dati a causa di normative specifiche o solo perché il loro core business è storicamente legato alla gestione dei dati; in questi casi l’attività di Data Governance si trasforma nella realtà in attivazioni di nuove strutture organizzative che definiscono, e verificano, dei regolamenti per una corretta gestione dei dati.

Mettendo per un attimo da parte questi settori, in molte organizzazioni prevale la paura di bloccarsi di fronte a nuovi ruoli e processi, spesso percepiti come un costo e non come un vantaggio, ma come visto in questo articolo fare Data Governance non significa aumentare costi e personale, anzi è e sarà esattamente l’opposto!