CRM VS ERP: caratteristiche, funzioni, vantaggi, costi a confronto

Nella puntata precedente abbiamo parlato dei tre sistemi che aiutano l’azienda a snellire i processi (te la sei persa? Recupera leggendola qui). Oggi approfondiremo le differenze tra CRM vs ERP.

Operatività e vendite sono elementi fondamentali di ogni azienda.
Immaginate un’azienda senza ufficio operativo, dove la gestione di fornitori e produzione è inesistente?
O senza un ufficio vendite dove l’interazione con i clienti è inesistente?

Non è possibile.
L’ERP è uno strumento al servizio di tutti i processi di business e sta per Enterprise Resource Planning, uno strumento di gestione centralizzata spesso associato a strutture di una certa dimensione.
Le ragioni? Prima di tutto per il costo perché spesso gli ERP sono molto costosi e secondariamente per le funzionalità globali e approfondite.

Efficienza aziendale con sistemi IT obsoleti

Analizzare quanto il mantenimento del sistema IT obsoleto incida sui livelli di efficienza aziendale e rallenti le attività indispensabili, ci aiuterà nel decidere se aggiungere moduli ad hoc oppure iniziare un processo di software selection per adottare un nuovo sistema 

Le diversità dei vari ERP non solo solo settoriali ma riguardano anche l’infrastruttura preesistente poiché a seconda delle dimensioni aziendali e del grado di maturità digitale, molteplici sono gli scenari per giungere all’adozione di un ERP.

Il successo nell’adozione del giusto ERP non scaturisce solo dalla scelta di quello che risponde meglio a caratteristiche e necessità di crescita, ma anche dalla scelta di un partner affidabile che ci accompagni nel percorso di change management, vero protagonista dell’efficienza aziendale fondata sulla tecnologia guidata dall’uomo.

ERP: colonna vertebrale dei processi innovativi e della digitalizzazione dei processi aziendali 

Successo o insuccesso di un’azienda passano attraverso l’ottimizzazione dei processi. Gestire in modo integrato, efficace e collaborativo tutte le attività utilizzando al meglio gli strumenti digitali e l’IT: questo il modello organizzativo per la digitalizzazione dei processi aziendali con l’obiettivo di migliorare l’efficienza aziendale e cogliere nuove opportunità di business.

Il sistema ERP è composto da un insieme di moduli software, ognuno dedicato a una determinata funzione aziendale, scelti e assemblati a seconda delle esigenze dell’azienda e in grado di aiutare l’azienda stessa a pianificare le proprie risorse: dal personale, ai fornitori, alle vendite, al magazzino, alla produzione. 

Consente di gestire tutte le informazioni aumentando e integrando sempre di più le funzioni applicative dei processi sia operativi che decisionali comportando notevoli vantaggi e agevolando il processo di produttività aziendale.

Anche per il personale non è trascurabile l’attuazione di un ERP.
L’unicità delle informazioni su cui si basa assicura infatti che diversi servizi condividano gli stessi dati. 

Un ERP contribuisce a risparmiare tempo, a migliorare i processi interni (evitando ripetizioni ed errori anche dal punto di vista organizzativo) e a fornire all’azienda una serie di dati rilevanti che, una volta analizzati, possano trasformarsi in un prezioso strumento decisionale. Gli editor infatti spesso forniscono servizi di supporto al personale attraverso una specifica formazione, l’analisi dell’ambiente e delle esigenze connesse e l’implementazione interna della soluzione.

Per raggiungere la massima efficienza aziendale attraverso un ERP si devono tenere in considerazione alcuni fattori:

• analizzare la dotazione legacy IT dell’organizzazione;
• identificare i principali processi che si intendono implementare;
• individuare il partner giusto che accompagni l’azienda nel percorso di scelta dell’ERP;
• aumentare l’efficienza del reparto produttivo attraverso un flusso snello e costante di informazioni tra le varie funzioni con conseguente riduzione di sprechi di tempo e di denaro derivanti da ritardi di comunicazione, errori di produzione ecc.;
• migliorare i processi decisionali grazie alla possibilità di analizzare tutti i dati aziendali;
• coordinare tutta la supply chain integrando gli ERP delle aziende che collaborano (fornitori con distributori ad esempio) facilitando in questo modo lo scambio di dati tra l’una e l’altra.

Alcuni ERP hanno integrato anche un modulo che lavora come CRM ma che non ha tutte le funzioni tipiche di un CRM stand alone.

CRM vs ERP: quali funzioni

Questi due tipi di software permettono di svolgere attività molto diverse all’interno dell’azienda.

Un CRM permette:

• la raccolta e la gestione di tutti i dati del cliente a partire dal primo contatto (numero di telefono, indirizzo email, ruolo all’interno dell’azienda, documenti inviati ecc.);
• il tracciamento del ciclo di vendita. Aiuta il team vendita ad agire nel modo migliore in ogni fase, a capire come si muovono le vendite e ad anticipare una stima dei risultati di fatturato mappando nel contempo come ogni cliente passa dalla fase di acquisizione a quella di negoziazione e a quella di acquisto;
• l’analisi dei dati di vendita su procedure e risultati. Il CRM fornisce la risposta a domande quali “Quante telefonate e quante email sono state necessarie per chiudere la trattativa? Quale fase del processo d’acquisto è stata più problematica? ”. I dati che emergeranno serviranno al management per formulare nuove strategie di vendita che ottimizzino i risultati.

Un ERP permette:

• l’ottimizzazione di tutti i flussi aziendali;
• l’automatizzazione di tutte le attività produttive. l’ERP garantirà che al ricevimento degli ordini di produzione vengano inviati ai fornitori gli ordini di acquisto e pianificherà il lavoro del reparto di produzione individuando la data di consegna della merce;
• l’amministrazione della contabilità. l’ERP raccoglierà tutti i dati (ordini ai fornitori, attività produttive, magazzino, spese ecc.) e li organizzerà in modo che possano essere gestiti dall’ufficio contabilità.

CRM vs ERP: vantaggi

Non stupisce che gli analisti considerino un sistema gestionale tra le principali tecnologie abilitanti per la Digital Transformation delle imprese visti i numerosi benefici e il ritorno sugli investimenti.
Entrambi questi software aiutano le aziende a ridurre gli sprechi e a lavorare meglio.

Ecco i tre principali vantaggi di un CRM:

• aumentare efficienza e produttività del reparto vendite risparmiando tempo: niente più numeri di telefono scritti su post-it od ore perse a recuperare vecchi contatti o mandare email di aggiornamento ai collaboratori;
• ridurre i costi grazie alla possibilità di coordinarsi e trasmettere informazioni;
• migliorare il customer service offrendo il miglior servizio possibile ad ogni cliente. 

Ecco invece i tre principali vantaggi di un ERP:

• analizzare dati e reportistica: gli ERP generano dettagliati report in tempo reale necessari per monitorare l’andamento aziendale e consentire corrette e tempestive decisioni;
• Automatizzare i processi e i flussi di lavoro: con l’implementazione di un ERP innovativo si riducono le attività routinarie e manuali generando flussi di lavoro che permettano ai dipendenti di focalizzarsi su decisioni strategiche; 
• Collaborare e migliorare la comunicazione aziendale rendendola più veloce e rapida.

CRM vs ERP: quale porta a migliori risultati di business?

La risposta è… dipende!
Si tratta di due programmi con tecnologie diverse tra loro ma che si focalizzano su aspetti complementari dell’azienda.

Il processo decisionale che conduce alla scelta dipende dalle proprie esigenze e priorità. La risposta sarà un modulo di assistenza clienti se si desidera offrire una migliore esperienza al cliente fidelizzandolo e fornendogli assistenza.

La risposta sarà un CRM (magari con versione mobile per agenti e commerciali) se l’attività aziendale richiede la generazione di flussi costanti e coerenti di potenziali clienti.

La risposta sarà un ERP se invece la necessità è controllare l’intera supply chain.
In alcuni casi è sufficiente avere un CRM, in rari casi può bastare un ERP ma nella maggior parte dei casi sono necessari entrambi.

Il CRM è il primo software che ogni azienda deve avere a supporto delle attività di vendita, la più importante tra tutte le attività.

Per le piccole aziende sarà sufficiente avere un CRM supportato magari da un piccolo software contabilità per la gestione del personale e di funzioni di contabilità in modo da limitare i costi di un vero e proprio ERP.

Quando invece dobbiamo far entrare in gioco un ERP?

Quando al crescere della complessità aziendale cresce il flusso di dati tra le funzioni aziendali, quando si hanno molti dipendenti, diversi team di lavoro, più sedi aziendali o più punti vendita, quando c’è un reparto produttivo con diverse fasi di produzione, un magazzino, un parco fornitori…

In sintesi, al crescere dell’azienda è necessario dotarsi di un software gestionale più avanzato integrando il proprio CRM con un ERP.
Quasi sempre i due tipi di sistemi prevedono la possibilità di integrarsi tra loro ottimizzando i dati ricavati dall’uno con le attività dell’altro. 

Per concludere, mentre il CRM si concentra sul cliente, l’ERP ha una visione globale di tutta l’azienda.
Il punto di partenza resta comunque sempre un CRM che potrà essere poi integrato con altri moduli ERP al crescere del business.

CRM vs ERP: costi 

I CRM rispetto agli ERP, coinvolgendo un solo reparto aziendale, sono sicuramente meno costosi e più facili da implementare.

Per entrambi i software, ai costi per le licenze annuali che variano in base alle dimensioni aziendali, al livello di servizio e alle funzioni necessarie, vanno aggiunti i costi legati ad attività annesse quali la formazione del personale, la manutenzione e il servizio clienti.

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