Contabilità aziendale: come snellire il dialogo con il tuo commercialista

Il ruolo che il commercialista ha nella contabilità aziendale non è quello di semplice spettatore o, peggio, mero esecutore di direttive esterne. L’obiettivo del suo lavoro è quello di collaborare attivamente nel gestire il fronte finanziario migliorando, di fatto, l’efficienza dell’azienda. Quali sono, allora, le buone pratiche per collaborare in maniera ottimale con questa figura fondamentale?

Le regole e la maniera migliore di rispettarle

Alla base del dialogo con il commercialista c’è la necessità di rispettare le regole: il consulente è il custode e il garante di queste ultime; l’azienda deve facilitarne il compito e seguire le direttive con spirito critico, certo, ma soprattutto di collaborazione. In fondo è anche nell’interesse del commercialista che tutto fili liscio nel rispetto della legge: è un rapporto di mutuo vantaggio.

Il primo suggerimento per snellire il dialogo con il proprio commercialista quando si parla di contabilità aziendale, allora, è quello di collaborare nell’attività di controllo dei conti, sempre nel rispetto delle regole. È fondamentale, quindi, per ogni azienda, che sia di grosse dimensioni o una PMI di tipo individuale, che si conosca il lessico del commercialista e si abbia una infarinatura generale nell’ambito contabile. Ciò non vuol dire sostituirsi al lavoro del commercialista, anzi, si tratta di affidarsi comunque all’esperto, mantenendo, però, un controllo generale sulle mosse da compiere.

Il dialogo con il commercialista deve prevedere uno scambio di informazioni continuo, scambio che migliora notevolmente se i responsabili dell’azienda conoscono la terminologia e il funzionamento schematico dei processi e dei controlli da effettuare. Da qui la necessità di approfondire per capire al meglio il significato della terminologia che il consulente usa nel proprio lavoro.

Parole chiave: conoscenza e comunicazione

La conoscenza organica dei termini e delle procedure è un elemento imprescindibile per la buona gestione della contabilità, questo perché si rivela cruciale per interpretare al meglio la situazione economico-finanziaria della propria azienda. È fondamentale, inoltre, anche perché la conoscenza permette di intervenire tempestivamente in caso di problemi o, meglio ancora, per prevenirli prima del loro insorgere.

Ma conoscenza implica anche una seconda parola chiave: la comunicazione. Prendersi cura della contabilità significa interagire in maniera chiara e costante con il proprio commercialista. Bisogna essere sempre sulla stessa linea d’onda, il che significa imparare ad ascoltare seguendo una metodica congiunta e concordata. Ciò vuol dire, per esempio, chiarire quali sono le scadenze principali dal punto di vista fiscale, avere a questo proposito un calendario preciso da seguire, oppure avere una lista di comportamenti da tenere nell’attività contabile quotidiana. I vantaggi dello scambio continuo di informazioni sono enormi, soprattutto per prevenire comportamenti errati dal punto di vista fiscale.

Una comunicazione ottimale tra azienda e commercialista prevede anche che ogni mossa nella contabilità aziendale venga valutata insieme con cura e perizia. Si parla, allora, nuovamente di prevenzione degli errori per quanto riguarda nuove procedure o aggiornamenti delle stesse. Informare sempre il commercialista prima di ogni mossa è necessario.

Le buone pratiche quotidiane

Dopo la collaborazione, la conoscenza e la comunicazione è importante prendersi cura del dialogo con il proprio commercialista anche tramite miglioramenti più semplici, ma ugualmente importanti.

Innanzitutto bisogna curare l’archiviazione di tutti i documenti relativi alla contabilità aziendale. Che siano documenti in carta (per esempio: ricevute, giustificativi, fatture, etc…) o si parli di archivio digitale tramite software specializzati, l’ordine e l’organizzazione sono necessari. Quali sono i metodi migliori di archiviazione? Sarà possibile deciderlo congiuntamente col proprio consulente, in maniera tale da non aumentare i tempi di analisi dei documenti utilizzando metodi poco efficienti.

Una volta archiviati, tali documenti vanno trasmessi periodicamente al commercialista. Mai ridursi all’ultimo momento quando si tratta di documenti fiscali, ma organizzarsi sempre per tempo. Per questo è buona pratica concordare l’invio di report periodici chiari e schematici per tenere sotto controllo l’attività dell’azienda e aggiornare il consulente in maniera snella e veloce.

Infine, l’ultimo suggerimento: incontrarsi con il proprio il consulente periodicamente. L’obiettivo? Fare sì che il commercialista possa verificare l’andamento dell’impresa stessa anche di persona per un ulteriore controllo generale della contabilità aziendale e una migliore comunicazione.