Consigli per lo smart working: decalogo per la sopravvivenza

Lo smart working è una nuova pratica lavorativa che negli ultimi tempi ha iniziato a diffondersi lentamente anche in Italia.
Con l’emergenza dovuta al Coronavirus, questa nuova pratica si è trasformata in un imperativo, o meglio è diventata l’appiglio che ha permesso a moltissime aziende di non fermarsi del tutto.
Ma se anche prima alcune imprese erano ancora restie nell’adottare lo smart working a causa di dubbi e titubanze su come gestirlo al meglio, questo improvviso cambio delle modalità lavorative non ha lasciato certo spazio per chiarire questi dubbi.
Anzi, è probabile che molte aziende abbiano attivato il lavoro da remoto senza aspettare di essere giunte ad una decisione chiara circa le modalità di svolgimento di questa pratica lavorativa, per permettere alle proprie risorse di iniziare da subito il lavoro da casa.
Bene: adesso è il momento di stondare gli angoli e definire con cura come far fruttare al meglio le potenzialità dello smart working.
In effetti bastano alcuni semplici accorgimenti: ecco un decalogo con i consigli per lo smart working che garantiranno ad aziende e risorse la sopravvivenza al lavoro da remoto!

Organizzare gli spazi

Lo spazio di lavoro è importantissimo. Lo sappiamo bene: oggi infatti tutti gli uffici si sono adeguati o si stanno adeguando per fornire alle persone condizioni di lavoro ottimali con sedie adatta ad una postura corretta, una adeguata illuminazione, spazio sufficiente e altro ancora. Adesso che si lavora da casa, non dobbiamo dimenticare questi principi: sono validi anche a casa! Trova quindi un luogo della casa che offra sufficiente spazio e adeguata illuminazione, e scegli tra tutte quelle che hai in casa la sedia più comoda.

Utilizzo degli strumenti digitali

Gli strumenti digitali sono fondamentali per l’attuazione del lavoro da remoto. Oggi esistono moltissimi tools che consentono di svolgere attività come le conference call, condividere documenti e collaborare alla loro realizzazione, archiviare documenti all’interno di cartelle condivise e molto altro ancora. E’ fondamentale, tra tutte le opzioni che il mercato offre, trovare il set di strumenti che meglio rispondono alle proprie esigenze. Moltissimi di questi tools sono gratuiti ed offrono servizi di base che sono sufficienti a soddisfare le necessità lavorative di molti. Altri strumenti, invece, con un prezzo molto ridotto offrono la possibilità di usufruire di funzionalità potenziate. E’ importante stabilire preventivamente il set di strumenti da utilizzare, per non creare confusione anche con i colleghi: è bene stabilire, ad esempio, quale piattaforma è la migliore per le conference calls ed utilizzare sempre quella per evitare problemi o ritardi dovuti alla difficoltà di utilizzo dovuta ad uno strumento nuovo. Lo stesso vale per tutti gli altri tools digitali.

Obiettivi e aspettative

Lo smart working è una modalità lavorativa diversa rispetto a quella di presenza in ufficio, anche se non è meno efficiente, anzi. Tuttavia, è ovvio che una modalità di lavoro differente comporti delle variazioni anche nel come vengono raggiunti gli obiettivi: sicuramente verranno raggiunti, ma ci si arriverà con un’altra strada e, magari, con altri tempi, che possono essere più brevi o più lunghi a seconda dei casi e del tipo di attività. Come del resto abbiamo sempre fatto in ufficio, anche per il lavoro da casa vale la regola d’oro di fissare e chiarire obiettivi da raggiungere e aspettative rispetto ai risultati. Questo perchè quando si intraprende un percorso verso un’obiettivo, avere un’idea ben chiara di come raggiungerlo e delle modalità on cui lo raggiungeremo ci rende più efficienti: per esempio, fare una previsione di questo tipo può portarci ad individuare eventuali problemi che potrebbero presentarsi e organizzarci per fare in modo che questi non si verifichino, consentendoci di lavorare meglio.

Allineamento con responsabili e colleghi

Per il lavoro da remoto l’allineamento con i propri responsabili e i colleghi è più che mai fondamentale. Se per il lavoro in ufficio era un momento importante per avviare la settimana, per lo smart working è un vero e proprio must. Il lavoro da casa ci vede infatti trascorrere molte ore da soli: non essere nella stessa stanza con i nostri colleghi ci spinge a ridurre anche i momenti di confronto che prima eravamo abituati ad avere più volte durante il corso della giornata. Per questo fissare con cadenza regolare dei momenti di allineamento con responsabili e colleghi è indispensabile durante lo smart working. L’allineamento sulle attività da svolgere e sugli obiettivi da raggiungere consente infatti di lavorare meglio e in maniera più efficace.

Collaborazione

La collaborazione è un aspetto molto importante a livello lavorativo. Certo, se gestita male può rischiare di farci perdere tempo, ma quando si svolge in maniera strutturata ci consente di lavorare meglio e raggiungere gli obiettivi più in fretta e con risultati migliori. Questo perchè il confronto con altre persone ci permette di ampliare le vedute e le nostre conoscenze. Anche in smart working bisogna mantenere l’elemento della collaborazione, anzi: in questo periodo più che mai può aiutarci anche a sentirci meno soli e a lavorare con più motivazione. Avviate quindi quella call e collaborate a quattro mani con il vostro collega a quel progetto così ostico: non ve ne pentirete.

Routine

Lavorare da casa potrebbe indurci nella tentazione di liberarci finalmente di quella frettolosa routine che caratterizzava la nostra vita d’ufficio. Finalmente direte voi …. Ma attenzione: non avere del tutto una routine può essere controproducente! Avere una cadenza e una ritualità delle azioni che svolgiamo durante la giornata e la settimana ci permette di darci un tempo per ogni cosa. Non avere uno schema può invece indurci a perdere tempo. La conseguenza è che potremmo impiegarci molto più tempo del solito per svolgere un’attività oppure dover prolungare il lavoro oltre il solito orario perchè ancora non abbiamo terminato le attività da svolgere. Ben venga quindi un rallentamento della routine, ma mantenete sempre una cadenza per le vostre attività.

Convivialità

Quando si lavora in ufficio, i momenti di convivialità sono molteplici: il caffè al mattino con i colleghi prima di iniziare a lavorare, la pausa pranzo, il break con colleghi e responsabili a metà riunione… E a casa? Anche a casa è possibile mantenere dei momenti di convivialità, anzi in questo momento più che mai ci possono aiutare a mantenere il nostro buonumore. In questo senso, gli strumenti digitali vengono ancora una volta in nostro aiuto: via libera quindi a caffè virtuali in conference call, pause collettive di metà pomeriggio e aperitivi del venerdì!

Gestione del tempo

Il fatto di lavorare da casa potrebbe farci perdere lo scandire del tempo a cui eravamo abituati in ufficio. Visto che non dobbiamo fare il viaggio per raggiungere l’ufficio, possiamo svegliarci un po’ più tardi al mattino, magari riuscire ad iniziare a lavorare qualche minuto prima, pranzare con più calma, finire di lavorare qualche minuto dopo. Attenzione però a non perdere del tutto la cognizione del tempo: quando lavoriamo è bene sempre rispettare le abitudini che caratterizzano anche il lavoro in ufficio, ovvero iniziare e finire di lavorare sempre alla stessa ora, e soprattutto fare delle pause e muoversi. Certo, con il lavoro da casa non possiamo fare la pausa caffè con i colleghi, ma questo non vuol dire che dobbiamo stare alla scrivania per tutta la giornata senza mai prenderci un momento di pausa. Staccare un attimo lo sguardo dal monitor, rilassarsi per qualche minuto, aiuta ad allentare le tensioni e a concentrarsi meglio quando riprendiamo il lavoro, permettendoci di essere più efficienti.

Analisi dei risultati

Lo smart working è, per molte aziende, una pratica nuova. Per questo, è importante analizzare periodicamente i risultati ottenuti. Questo perchè una modalità di lavoro nuova potrebbe richiedere delle variazioni nelle nostre modalità di operare. E’ bene quindi misurare l’andamento delle attività per accertarsi che tutti i flussi di lavoro stiano procedendo al meglio ed individuare eventuali attività che vanno svolte in modalità diverse per essere più efficienti.

Sicurezza

E’ infine importante scegliere una postazione di lavoro che garantisca la riservatezza delle informazioni aziendali che gestiamo. Alcune informazioni che ci troviamo a gestire ogni giorno sono infatti riservate o comunque ad uso interno dell’azienda, per cui è bene che ci accertiamo di lavorare in un ambiente dove sia garantito un adeguato livello di privacy.