La Conservazione Elettronica a Norma

Il processo di conservazione dei documenti digitali è denominato “Conservazione Elettronica a Norma” o “Conservazione Sostitutiva”. Con il termine si definisce l’insieme di processi organizzativi e procedure informatiche che garantiscono valore legale e fiscale ai documenti informatici nel tempo, eliminando i documenti cartacei e ottimizzando i processi all’interno dell’azienda.
Secondo il Decreto del 3 dicembre 2013 si considerano documenti informatici:

• i documenti nativi digitali, prodotti mediante appositi programmi (PDF, PDF/a, TIFF, XML)
• i documenti cartacei resi digitali tramite processo di acquisizione informatica (scansione, foto)

I documenti informatici devono essere conservati mediante “idoneo” sistema di conservazione, come la soluzione ARXivar di Able Tech.

Come funziona il sistema di conservazione dei documenti digitali

Il sistema deve assicurare la conservazione sostitutiva documenti contabili e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati: le informazioni necessarie a garantire la possibilità della tenuta, l’accessibilità, l’intelligibilità, l’autenticità delle risorse digitali.
Secondo l’art.3 del Decreto, il tutto deve avvenire con l’adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di:

• autenticità
• integrità
• affidabilità
• leggibilità
• reperibilità

Le tipologie di documenti sottoposti a conservazione sostitutiva

Di seguito un elenco esemplificativo dei documenti che è possibile conservare in modalità digitale:

• Documenti contabili: Libro Giornale, Libro Inventari, Libro Cespiti, Registri IVA, Mastri e Partitari, Giornale e Schede di Magazzino, etc.
• Bilanci: il Bilancio d’Esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa
• Ciclo attivo e passivo: Fatture/NC/ND, Ricevute e gli Scontrini Fiscali, DDT
• Le dichiarazioni: Dichiarazione dei Redditi 730 e UNICO, IRAP, LUL, CUD, 770, etc.
• Moduli: Versamenti (modelli F24, F23)
• E-Mail, PEC
• Cedolini

Gli strumenti che consentono di conservare a norma i documenti

Gli strumenti che consentono di produrre e conservare i documenti fiscali ( fatture, libri contabili etc ) senza la necessità di stamparli su carta sono:

• la Firma Digitale: si tratta di una tecnologia che garantisce l’autenticità, cioè l’identità del soggetto che ha firmato e la impossibilità di alterare il contenuto del documento dopo la firma.
• il Riferimento Temporale: informazione che contiene la data e l’ora e che viene associata al documento informatico per datarlo in modo certo.
• la Marcatura Temporale: servizio offerto da un Certificatore Accreditato, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi (cfr. Art. 20, comma 3 Codice dell’Amministrazione Digitale Dlgs 82/2005).Il servizio di Marcatura Temporale può essere utilizzato sia su file non firmati digitalmente, garantendone una collocazione temporale certa e legalmente valida, sia su documenti informatici sui quali è stata apposta Firma Digitale: in tal caso la Marca Temporale attesterà il preciso momento temporale in cui il documento è stato creato, trasmesso o archiviato.

La normativa di riferimento sulla conservazione sostitutiva

DMEF 17 Giugno 2014 definisce la modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici.
DL n.66 24 aprile 2014 definisce le misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale.
DPCM 3 dicembre 2013  definisce le regole tecniche in materia di sistema di conservazione.
DMEF n.55 3 aprile 2013 definisce il regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche.

Conservazione elettronica a norma in outsourcing

IX-CE è il servizio di Able Tech che si occupa per conto dell’azienda di tutte le fasi del processo di conservazione. Able Tech assume il ruolo di Responsabile del Sistema di Conservazione. Il servizio permette di consultare da un portale web/device mobile i documenti portati in conservazione, in server house garantire, creare Pacchetti di Versamento, Pacchetti di Archiviazione (mediante standard SInCRO) e Pacchetti di Distribuzione.

Esibizione dei documenti conservati

In caso di visita fiscale Able Tech in qualità di Responsabile del Sistema della Conservazione creerà per le autorità fiscali un Pacchetto di Distribuzione contenente una parte o tutti i documenti sottoposti a conservazione.
Able Tech è certificata ISO 27001 (Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni nel dominio della conservazione e del suo processo) e accreditata AgID.

Antonio Furneri
Responsabile Gestione Documentale e Workflow Management – smeup
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