Sono sempre di più gli ambienti di lavoro che passano all’essere remoti e digitali con telefonate e riunioni di lavoro ormai quasi completamente online e, sebbene sia utile trattarle come telefonate e riunione in presenza, molte sono le difficoltà che insorgono a causa del fatto che spesso non ci si prepara affatto.

Come per l’organizzazione di una riunione del consiglio aziendale o di una sessione plenaria offline abbiamo bisogno di prenotare una sala, la medesima cosa avviene quando questa riunione è online.

Ed esattamente come avviene per un meeting offline, dopo la prenotazione di luogo e sala, dovrete concentrarvi sui particolari: su quegli elementi che faranno la differenza tra una conference call di qualità e una conference call poco efficace.
Importante è anche, nell’organizzazione della riunione, tenere presente elementi come la qualità dell’audio e dell’illuminazione nella sala prenotata, le angolazioni a disposizione per sistemare la videocamera, l’apparecchiatura necessaria, chi dovrà parlare… 

Ponetevi alcune domande che vi aiuteranno in fase di preparazione:
tutti i relatori parleranno dalla medesima stanza o da luoghi diversi?
Saranno tutti presenti in quella sala oppure qualcuno sarà collegato da remoto?
Che tipo di pubblico parteciperà? Saranno in grado di utilizzare le piattaforme di conference call?
Sarà una riunione libera, in cui tutti i partecipanti potranno parlare liberamente?
Oppure si tratta di una conference call in cui una sola persona presenta o fa lezione e il pubblico può solo porre domande? 

Conference call di qualità con la giusta piattaforma

Molte sono ormai le piattaforme a disposizione degli utenti per organizzare e partecipare a conference call e molte di queste hanno strumenti e funzionalità specifiche per moderatori e organizzatori.
Partendo dal presupposto che chi interviene alla conference call non avrà anche il tempo di preoccuparsi o adempiere ad altri compiti come attivare o disattivare il microfono, cambiare le slide, coordinare i relatori, leggere le domande che il pubblico pone… assegnate questo incarico a moderatore e organizzatore, a qualcuno di fiducia che gestisca il dietro le quinte e che si assicuri che tutto funzioni a regola d’arte.

Conference call di qualità: quando entra in gioco il moderatore

Come abbiamo detto, mentre parla al pubblico, il relatore non potrà anche essere in grado di coordinare tutti gli aspetti della conference call, aspetti che invece saranno gestiti dal moderatore che coordinerà l’avvio della conference call, supporterà chi ha difficoltà di accesso, attiverà o disattiverà il microfono dei partecipanti nell’eventualità che emettano rumori che disturbino gli altri partecipanti.

Assicuratevi però che il moderatore/l’organizzatore abbia tutti i segnali visivi e gli strumenti necessari affinché possa avere la situazione sotto controllo.

Conference call di qualità: come prepararsi

L’obiettivo di questi meeting è che tutto si svolga senza intoppi, essenziale perciò investire quei 10/15 minuti prima dell’inizio della conference call per assicurarsi che tutto sia ok evitando così sorprese o contrattempi nel corso della riunione. 

Le conference call sono meeting molto importanti, muovono parecchia energia, sono eventi unici e, come tali, hanno un’unica chance per riuscire perfetti e indimenticabili: se i relatori avranno avuto difficoltà durante la conference call, se è iniziata in ritardo per problemi nelle impostazioni del loro device, se il loro audio non avrà funzionato correttamente o è stato disturbato a causa di rumori di sottofondo, se una serie di sfortunati eventi non li avrà fatti sentire completamente a proprio agio… non ne vorranno più sapere di conference call.

Utilizzate perciò tutti gli strumenti a disposizione, preparatevi e assicuratevi che tutto funzioni alla perfezione: garantirete a tutti un’esperienza sorprendente e sperimenterete l’efficienza delle conference call, adottandole come soluzione abituale.

Tutti gli elementi da tenere sotto controllo affinché sia una conference call di qualità anche per i partecipanti

Avvio della chiamata

Diverse sono le cose da considerare prima di avviare o partecipare a una conference call, in primis abituatevi a verificare ogni volta il buon funzionamento del vostro device magari con una videocall di prova.

Inoltre:

• assicuratevi di avere una buona connessione Wi-Fi e che il device sia collegato;
• assicuratevi che la batteria del vostro device sia completamente carica;
• verificate il funzionamento di casse e microfono; 
• verificate che gli input e output siano impostati correttamente;
• a collegamento avvenuto, accertatevi che tutti vi possano sentire adeguatamente.

Configurate le impostazioni del pc e accedete alla conference call un po’ in anticipo per prendere familiarità con la piattaforma scelta dall’host: incredibile quanto 5 minuti di semplice preparazione evitino di far perdere tempo a tutti gli altri partecipanti.

Conference call di qualità con un buon sound

Le casse non sono progettate per le conference call: disporre della giusta apparecchiatura quindi è fondamentale.

La maggior parte delle webcam è di buona qualità, ma non si può dire lo stesso per l’audio; sebbene esistano in commercio sofisticati software di cancellazione dell’eco, pur adottando uno di questi strumenti si potrà incorrere, durante le riunioni, in disagi legati alla qualità del suono.

Sarebbe perciò auspicabile investire nell’acquisto di cuffie di qualità che garantiscano un buon sound e che al contempo isolino l’audio eliminando molti dei rumori di sottofondo per far emergere il solo suono della voce.
Il microfono incorporato nei portatili, infatti, riceve l’audio dalle casse acustiche e intercetta qualsiasi rumore dell’ambiente circostante.

In fase di sperimentazione prendete confidenza con la piattaforma e imparate dove è posizionato il pulsante del microfono: disattivatelo quando non è il vostro turno per evitare rumori di sottofondo e consentire agli altri utenti di ascoltare facilmente chi sta parlando.

Conference call di qualità: imposta il tuo spazio di lavoro

Perché anche lo spazio influisce sull’esperienza:

• trovate un posto privato per partecipare alla conference call;
• informate in anticipo partner e figli che parteciperete, minimizzando così il rischio di interruzioni;
• utilizzate le cuffie per ridurre al minimo i rumori di sottofondo;
• configurate dispositivo e videocamera in modo tale che l’immagine sia nitida;
• mantenete la giusta distanza dalla videocamera: non troppo vicino né troppo lontano. L’ideale sarebbe posizionarla all’altezza degli occhi affinché l’interlocutore abbia l’impressione di essere guardato negli occhi;
• accertatevi che il viso sia ben illuminato: è preferibile la luce naturale ma, in mancanza, andrà bene anche quella artificiale;
• prima della conference call sistemate l’area intorno a voi, verificate in background cosa sarà visibile agli interlocutori e se vi sentite a vostro agio. 

Conference call di qualità con la luce giusta

Sono tanti coloro che pensano che per avere la giusta illuminazione basti una finestra alle spalle.
Niente di più sbagliato, perché la retroilluminazione rende spesso difficile la visione dando un effetto spettrale alla vostra immagine e l’impressione che non desideriate farvi vedere.

Se non è possibile cambiare la vostra postazione posizionate un’altra luce di fronte e a lato del viso.
Nessun altro punto luce, infatti sarà migliore di quello di un’illuminazione frontale che permetta agli interlocutori di vedervi bene il viso.
Su molte piattaforme un piccolo riquadro mostra l’anteprima dell’immagine che apparirà agli altri, perciò mantenete l’immagine del vostro viso sullo schermo per avere modo di vedere ciò che gli altri stanno vedendo di voi e accertatevi che sia ben definita e illuminata.

E ricordate: spegnete la videocamera qualora nel vostro ambiente circostante ci siano movimenti che potrebbero causare distrazioni.

Conference call di qualità: attenzione allo sfondo

Prevedere del tempo per la preparazione e la configurazione delle impostazioni, come abbiamo scritto, è un aspetto rilevante delle conference calls, ma non è l’unico da tenere in considerazione.

Sfondo e cosa potrebbe apparirvi sono elementi altrettanto rilevanti per conference call di qualità: c’è il rischio che appaiano improvvisamente i vostri figli o i vostri amici animali?

Essere online anziché in presenza non significa poter dimenticare le regole della buona creanza. 

Nell’eventualità che non abbiate tempo di sistemare il vostro ambiente di lavoro, tra le impostazioni delle piattaforme per conference call c’è l’opzione “sfoca lo sfondo” o “imposta uno sfondo virtuale”.

Conference call di qualità: controlla il tuo aspetto

Uno dei vantaggi dello smart working è la possibilità di lavorare in pigiama o in tuta, ma non è certo la mossa giusta per una conference call di qualità.

Almeno per partecipare alle conference calls mantenete una buona postura e indossate abiti che abitualmente indossereste per andare in ufficio: l’outfit influisce sia sul proprio benessere che sulla qualità della conversazione.

Evitate inoltre di indossare maglie o camicie con motivi o colori sgargianti che potrebbero disturbare e distogliere dalla concentrazione.
Non truccatevi se non lo fate abitualmente, ma buona norma sarebbe presentarsi con un aspetto ordinato.

Conference call di qualità: riducete al minimo le distrazioni

Che siate in strada, in casa o in ufficio, riducete al minimo le distrazioni: no all’invio di email e no al rispondere a telefonate non importanti o non urgenti (nel qual caso disattivate audio e video).
Si tratta di pratiche che offline evitereste comunque di fare, quindi mettete in atto piccole accortezze e non fatevi notare e/o ricordare per quelli che fan perdere tempo a tutti.

Le regole di buona creanza valgono soprattutto durante conference calls con con numero limitato di partecipanti; il video ha un effetto potente, ci si vede e si interagisce guardandosi praticamente solo in viso, ergo comportatevi come se vi trovaste vis a vis. 

Conference call di qualità: segnala quando vuoi parlare

Partite dal presupposto che durante le conference calls sarete più visibili rispetto alle riunioni e agli incontri offline.

Durante le riunioni online accade più frequentemente di interrompere accidentalmente chi sta parlando: raccogliete suggerimenti visivi per trovare il momento più opportuno per parlare e attendete qualche momento in silenzio prima di iniziare, casomai ci fosse un ritardo di suono.

Se le conference calls sono una pratica regolare, sarebbe opportuno decidere un sistema condiviso per porre domande come alzare la mano o scrivere la domanda nella chat e buona prassi rivolgersi agli altri partecipanti chiamandoli per nome.

Ricordatevi inoltre di riattivare l’audio nel momento in cui iniziate a parlare: fissate la telecamera per non dare l’impressione di guardare altro e parlate in maniera chiara, non troppo veloce e usando il giusto tono di voce.

Conference call di qualità: rimanete concentrati

Prestate la giusta attenzione durante tutta la conference call a chiunque stia parlando o condividendo lo schermo e, per quanto possa essere allettante sfruttare quel tempo per dedicarvi anche ad altre attività come rispondere alle mail, leggere un articolo, mangiucchiare o leggere i messaggi sullo smartphone… evitatelo!

Conference call di qualità: condividete il vostro schermo

Se durante la conference call avete bisogno di condividere lo schermo, prendetevi alcuni secondi di preparazione prima di premere il pulsante di condivisione e cancellate dal desktop eventuali schede o programmi aperti non necessari assicurandovi di nascondere le informazioni private.

E nel caso in cui abbiate bisogno di una pausa per recuperare ad esempio una mail o un documento, comunicatelo: lunghe pause di silenzio potrebbero dare l’impressione che abbiate perso la connessione.