Le caratteristiche che rendono un gestionale ERP uno strumento unico

Un software gestionale ERP, come tutti sappiamo, serve a gestire e migliorare la pianificazione dei processi di un’azienda. Nati come sistemi dipartimentali, adatti quindi alla gestione dei flussi di lavoro di un singolo dipartimento all’interno di un’azienda, oggi questi software consentono di gestire tutti i processi di un’organizzazione. Questo tipo di software presenta delle caratteristiche che lo rendono uno strumento difficilmente sostituibile per la gestione dei flussi di lavoro di un’azienda.

Questo sicuramente perché un software gestionale ERP, in  primis, è basato sull’unicità del dato. Questo potrebbe sembrare un aspetto banale, ma non lo è affatto, anzi: è forse la chiave di questi sistemi. Per comprenderne l’importanza dovremmo infatti porci questa domanda: quando all’interno di un processo aziendale avviene un errore, perché questo si verifica? La risposta è che, molto spesso, ci sono delle discrepanze di informazioni, per cui vengono di conseguenza effettuate delle azioni errate. Prendiamo ad esempio un magazzino dove vengono preparate delle scatole per la spedizione dei prodotti: se per errore venisse conteggiata due volte la stessa scatola dall’operatore incaricato a questa operazione, quali sarebbero le conseguenze per la gestione delle giacenze di magazzino? E per la fatturazione? Il concetto chiave è che all’interno delle aziende, un’informazione è utile per la gestione di più di un processo, per cui un’informazione errata andrà ad intaccare più flussi di lavoro, provocando confusione, errori, inefficienze. Spesso gli errori sono dovuti dalla presenza della stessa informazione in più punti. Se queste due informazioni non coincidono, ecco che si verificano gli errori. Un software gestionale ERP garantisce proprio l’eliminazione della duplicazione delle informazioni, poiché convoglia tutti i dati all’interno di un unico database, a cui accedono diversi utenti.

Altro grande punto di forza dei moderni sistemi ERP è il fatto che questi sono naturalmente strutturati per la gestione dei flussi di lavoro trasversalmente a più dipartimenti. Il gestionale ERP diventa quindi il veicolo delle informazioni durante tutte le fasi di un flusso, velocizzandone lo svolgimento appunto grazie all’unicità del dato e alla collaborazione di più utenti.

Ma non solo: i sistemi ERP, oltre all’unicità del dato, garantiscono anche la facilitazione della raccolta e del reperimento delle informazioni. Disponendo di dati immagazzinati all’interno del sistema in modo organizzato e strutturato a seconda dei processi, gli utenti reperiranno le informazioni necessarie più velocemente, e magari ne troveranno anche di correlate che possono essere utili per completare la loro conoscenza del processo in corso.

Altro elemento chiave è infatti quello della collaborazione: tutte le figure, all’interno di un’organizzazione, possono inserire dati e reperire informazioni, aggiornare dettagli. Grazie alla collaborazione di più persone, anche con diversi ruoli all’interno dell’azienda, sarà più facile avere all’interno del sistema informazioni più complete e più dettagliate, utilizzabili per diversi processi.

Ultimo aspetto ma non meno importante è quello dell’utilizzo dei dati. Immagazzinando una grande quantità di informazioni, infatti, un software gestionale ERP può essere sfruttato per trarre dai dati delle informazioni relative alle performance dell’azienda che possono essere poi utilizzate per migliorarne i processi. I moderni sistemi ERP, infatti, sono concepiti anche per questo scopo e forniscono agli utenti la possibilità di realizzare diverse tipologie di report per la lettura facilitata dei dati relativi alle performance dell’azienda, consentendo quindi di andare ad operare azioni correttive laddove emergessero delle inefficienze.