7 motivi per scegliere l’automatizzazione dei processi aziendali nelle PMI

Spesso si pensa che la scelta dell’ automatizzazione dei processi aziendali debba per forza spettare a grandi imprese, dotate di schiere di personale e migliaia di reparti. Ma non è forse vero che anche le piccole e medie imprese hanno grande bisogno di fare un salto in direzione delle tecnologie più avanzate? La risposta è: assolutamente sì. Anzi, forse sono proprio le PMI a non dover sottovalutare l’importanza di sapersi innovare abbracciando la cosiddetta “digitalizzazione d’impresa”.

La tecnologia è l’arma più efficace dei nostri tempi: nessuna realtà aziendale che voglia sopravvivere oggi, in un mercato caratterizzato da una concorrenza così forte, può trascurare questo aspetto. Il vantaggio competitivo oggi non deriva solo dal prodotto o servizio offerto. Una buona parte di successo arriva dal saper sfruttare appieno le tecnologie per l’organizzazione e gestione di tutti i flussi di informazioni che dominano le attività aziendali.

Ecco 7 buoni motivi per cui l’automatizzazione dei processi aziendali può essere utile alle piccole e medie imprese:

1. Velocizzazione di tutte le attività

L’automatizzazione dei processi aziendali permette di risparmiare il tempo impiegato in attività macchinose, velocizzando i ritmi dell’intero reparto produttivo. Un approccio di questo tipo, inoltre, sta alla base del processo di digitalizzazione di impresa che porterà poi ad un conseguente miglioramento del modello di business, permettendo alle piccole e medie imprese di accogliere sempre più progetti a cui lavorare.

2. Ottimizzazione delle risorse interne ed esterne

Le risorse umane sono quanto di più prezioso un’azienda possa avere, e per questo il loro tempo dev’essere dedicato soprattutto alle attività che portano valore aggiunto all’azienda. Devono poter avere il tempo di concentrarsi sulla pianificazione, sull’elaborazione della strategia aziendale e, nondimeno, sullo svolgimento di tutte le attività nel miglior modo possibile. Il che vale anche per le risorse esterne, che devono essere perfettamente coordinate con quelle interne. Tutto questo è possibile se i collaboratori vengono sgravati da tutte le operazioni che possono essere svolte da un sistema automatizzato.

3. Maggiore efficienza nella comunicazione di tutti i reparti produttivi

Le piccole e medie imprese hanno la necessità di avere dei reparti produttivi perfettamente coordinati. Automatizzare i processi aziendali significa facilitare la comunicazione tra i reparti: il flusso di lavoro mantiene un andamento lineare perché la comunicazione diventa unica. Tutte le risorse possono tenere sotto controllo in tempo reale le informazioni sui task a loro assegnati. Hanno anche a disposizione informazioni sulle fasi di lavoro completate o da completare, e sugli eventuali aggiornamenti. Questo perché il sistema gestisce l’avanzamento del flusso di lavoro in modo automatico.

4. Riduzione degli sprechi di tempo e risorse

Chi lavora sbaglia, dicevano. Ed è proprio così: tutti possono commettere degli errori mentre stanno lavorando ad un progetto, soprattutto all’interno di piccole e medie imprese in cui il carico di lavoro talvolta raggiunge dei ritmi molto serrati. Dimenticare una scadenza, un task, l’invio di una mail: tutto questo può succedere anche ai migliori. Un flusso di lavoro automatizzato serve proprio per aiutare l’azienda a ridurre al minimo tutti questi errori all’ordine del giorno.

5. Responsabilizzazione del personale

L’automatizzazione dei processi aziendali permette di verificare molto velocemente la qualità del lavoro delle persone per singolo progetto. I task completati, le approvazioni e le strategie scelte possono essere monitorate con facilità. I responsabili dei progetti, quindi, si sentiranno molto più responsabilizzati, perché non potranno mai dire di non aver ricevuto le informazioni. Tutto il lavoro viene tracciato, così come le gerarchie e i flussi di comunicazione.

6. Monitoraggio costante dei risultati

L’automatizzazione dei processi aziendali consente di analizzare l’andamento del business, e quindi i risultati ottenuti nel breve e lungo periodo. Se i collaboratori hanno fatto loro il sistema di cui si serve l’azienda, è già un ottimo traguardo. A questo punto sarà più facile analizzare i risultati per vedere come l’automatizzazione ha inciso sulla redditività dell’azienda. Sarà possibile vedere quali attività richiedono più tempo e quali sono i settori che assorbono più energie, sia in termini economici che di risorse umane, e anche verificare le performance di ciascuna attività e lo stato dei progetti attivi.

7. Aumento delle possibilità di crescita

Questa è una diretta conseguenza di tutti i punti precedenti. Nel momento in cui il flusso di lavoro migliora giorno dopo giorno, la comunicazione tra i reparti è efficace e gli sprechi sono ridotti al minimo, l’azienda sta crescendo. L’automatizzazione del flusso di lavoro ha dato un’impennata alla produttività, offrendo un’occasione di crescita che non bisogna lasciarsi sfuggire.