L’Archiviazione Documentale: i risparmi che ne derivano

In una situazione aziendale in cui si hanno tanti strumenti distinti che compiono bene il loro mestiere, ma non si parlano tra loro, nasce la necessità far confluire tutte le informazioni in un unico «scatolone» per collegare il tutto secondo un unico canale di comunicazione. Lo «scatolone» è l’archiviazione documentale software.

Archiviare elettronicamente, vuol dire quindi utilizzare un software, consolidato e certificato, per fare quello che si fa tutti i giorni manualmente senza cambiare la consueta operatività aziendale.

Quasi tutti i software moderni possiedono al suo interno, un «modulo di archiviazione» per i documenti generati da quello specifico software, (es.: il sw gestionale per le fatt. clienti, ddt clienti, il sw paghe per i cedolini paghe, il LUL, il CAD per i disegni ecc.). Questo non è però un Archivio Elettronico, ma è solo un modulo interno al software che conserva i documenti da lui stesso generati. Un archivio elettronico archivia, ordina e gestisce tutte le informazioni di tutti i documenti, prodotti da tutti i software, utilizzati da tutti i collaboratori aziendali.

Far confluire tutto in un archiviazione documentale software permette di ottenere i seguenti risultati:

Risparmi materiali:

• Carta: non produrremo più documenti cartacei e dematerializzeremo gli storici
• Spazi: un archivio digitale non ha limiti di contenimento documenti e di conseguenza utilizzerò gli spazi in maniera più “intelligente” e produttiva
• Tempi: ogni utilizzatore di archiviazione risparmia minimo 70/80 ore annue (nella realtà, in alcune attività, sono molte di più le ore risparmiate)
• Toner e contratti di assistenza: le fotocopiatrici andranno pian piano a ridursi
• Bolli: la conservazione sostitutiva cambia radicalmente il calcolo dei bolli – crolli verticali con risparmi fino al 80%
• Conservazione Sostitutiva: possiamo quantificare da 1 a 3 € a documento (Analisi del Politecnico di Milano)
• Fatturazione Elettronica: possiamo quantificare da 4-5 € cad. doc.to

Risparmi immateriali:

• Migliore organizzazione interna: l’archivio elettronico si adatta all’iter attuale di archiviazione e ne può migliorare fortemente l’impostazione
• Totale omogeneizzazione dell’archiviazione: nessuno potrà esprimere il “poeta” che ha dentro, ci saranno rigidi binari su cui andare e chiunque, vecchio o nuovo dipendente, saprà muoversi perfettamente nella gestione dell’archivio elettronico (inserimento, ricerca, stampa, invio, ecc..)
• Riduzione/eliminazione dei costi dei tempi di distribuzione e trasmissione dei documenti sia all’interno che all’esterno
• Gestione totale dei processi aziendali con il Workflow integrato
• Sicurezze a vari livelli: conformità con le norme del GDPR
• Sicurezza degli accessi e controllo delle attività sui documenti archiviati, tracciabilità di tutte le operazioni effettuate sui documenti
• Rispetto della Privacy: “access log” per gli amministratori di sistema, ultima disposizione di legge in materia di Privacy

Risparmi operativi:

• Inserimento: ricerca, consultazione e modifica dei documenti anche da remoto via Internet (nessuno dovrà più spostarsi)
• Unico archivio: anche per varie società collegate in un unico gruppo
• Aumento della produttività del personale, impiego di risorse umane in altre attività a maggior valore aggiunto

Archiviazione Documentale Software ARXivar

La soluzione a questo è ARXivar, una piattaforma che permette di archiviare, organizzare e gestire le informazioni aziendali sfruttando un potente motore di processi (workflow) definibili attraverso un modellatore grafico, applicabile in tutti i settori aziendali.

ARXivar contribuisce all’efficienza del sistema aziendale progettando, gestendo e monitorando i processi di business.

Infine, la possibilità di utilizzare la soluzione anche tramite Internet/Intranet ne amplia ulteriormente le funzionalità contribuendo a semplificare ancora di più i processi di classificazione, ricerca, condivisione e distribuzione dei documenti.

Gianna Ladu
Analyst Developer and Arxivar Certified Specialist – smeup
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