Analisi dei costi: quattro strumenti da provare per farla al meglio

Per un imprenditore che vuole mantenere in salute la propria impresa – piccola, media o grande che sia – è d’obbligo saper fare al momento giusto un’attenta analisi dei costi. È fondamentale riuscire a quantificare con precisione i costi di produzione, sia se si lavora per commessa, sia se si produce su scala industriale. Ma nel concreto che strumenti possiamo utilizzare per non farci cogliere impreparati davanti all’analisi?

1. Le checklist per singolo progetto

Le aziende in via di sviluppo hanno dei volumi di produzione ancora bassi, perciò possono gestire i costi con dei prospetti e calcoli basati sul singolo progetto, magari corredati da apposite checklist. Ecco i punti che non dovrebbero mancare nella to do list:

• Stabilire quali sono i costi standard del progetto, elencando tutte le risorse che servono per realizzarlo.
• Fare una previsione dei benefici che si pensa di riuscire ad ottenere, sia in termini di ROI (Return Of Investment) che di evoluzione e miglioramento dell’efficienza interna.
• Calcolare il ricavo determinando anche entro quanto tempo si potrà riassorbire l’investimento iniziale. È importante valutare bene il rapporto tra costi e benefici: se i primi sono superiori ai secondi, allora c’è qualcosa da rivedere nel progetto, ed è bene che questo sia emerso in fase di analisi.

E se la tua azienda gestisce invece volumi di produzione più alti? Se la tua è già un’impresa che gestisce più progetti contemporaneamente, c’è bisogno di strumenti validi che aiutino ad ottimizzare ma soprattutto automatizzare l’analisi dei costi.

2. Il foglio di calcolo Excel

Scegliere questo strumento porta un grande vantaggio, ovvero la possibilità di sfruttare le formule di Excel per fare i calcoli automaticamente. Basterà quindi inserire i dati e lasciare che le dovute moltiplicazioni, somme o divisioni le faccia il foglio di calcolo.  Per impostare tale foglio, il primo passo consiste nel creare delle aree ben distinte anche graficamente per calcolare tutti i tipi di costi che l’impresa sostiene. Questi possono chiaramente variare da business a business, ma quasi sicuramente si avranno:

• Costo delle materie prime;
• Costi di lavorazione;
• Costo degli investimenti;
• Costi di vendita e distribuzione;
• Costi di gestione.

La complessità del foglio di calcolo dipende dalle necessità di ogni impresa, così come l’arco temporale a cui fa riferimento l’analisi dei costi. Può essere mensile, trimestrale, annuale, ecc. Ma, ovviamente, può anche riferirsi alla produzione di un determinato lotto di merce o allo svolgimento di una commessa.

3. Tool di contabilità analitica

Per fare un’analisi dei costi il più possibile automatizzata, si può optare per degli strumenti appositamente dedicati alla gestione della contabilità analitica, che monitorano per l’appunto i costi e i rendimenti dei fattori produttivi, nonché i ricavi. Si tratta di tool che funzionano attraverso l’inserimento manuale dei dati; l’automatizzazione arriva in fase finale, nel momento in cui si va a completare il report consuntivo.

4. Software ERP

Nel caso in cui si voglia automatizzare tutto il processo di analisi e ridurre al massimo il margine di errore (errare è umano!) una buona scelta è sicuramente quella di ricorrere ad un software gestionale ERP. Questo permetterà di avere un’analisi dettagliata dei costi relativi al singolo progetto, ma anche una panoramica generale sull’andamento finanziario dell’ impresa. La marcia in più di questi sistemi automatizzati è data proprio dalla capacità di tenere sotto controllo lo stato di ciclo attivo e passivo allo stesso tempo.

Oltre a individuare i costi di produzione, attraverso questi software si può capire quali aree di attività funzionano e quali invece sono in sofferenza. E ancora si può verificare se si sta utilizzando correttamente le risorse aziendali, analizzare le differenze tra previsioni e consuntivi, o tra consuntivi di periodi diversi. La mole di dati che un gestionale ERP riesce a gestire e organizzare è ingente. Dal momento che le interfacce sono user-friendly, garantiscono un facile accesso a questi dati, rendendo di conseguenza agevole l’analisi.

Come abbiamo visto, ci sono diversi strumenti che possono offrire un valido supporto nella giungla che si deve spesso attraversare per fare l’analisi dei costi. Non resta quindi che scegliere quello che si adatta di più alle esigenze della propria azienda!